Automação da folha de pagamento e dos registros de RH em uma das 3 maiores empresas de TI

Empresa cliente

Uma das principais empresas de TI (NDA)

Setor

Tecnologia da informação

Sobre a empresa

Grupo diversificado de empresas de TI, líder do setor russo de tecnologia da informação e parceiro de mais de duzentos e cinquenta fabricantes mundiais de hardware e software. As empresas do grupo oferecem uma gama completa de serviços de TI, que continua se ampliando com a adoção de tecnologias avançadas e muito procuradas.

Solução base

1C:Payroll and HR Management

Escopo da automação

Registros de RH
Folha de pagamento

Resultados

Erros reduzidos em 20%
Custos de mão de obra reduzidos em 40%
Capacidade de resposta do suporte melhorada em 100%

NDA. Substituição de importações: migração do SAP para o 1C:ERP (folha de pagamento e RH no 1C:ZUP)

Setor: TI, software

Quadro de pessoal: 6.000

Software: 1C:Payroll and HR Management 8 CORP (1C:ZUP)

Número de postos de trabalho (licenças de usuário): 50

Objetivo do projeto: Concluir a migração para o 1C:Payroll and HR Management 8 CORP (1C:ZUP), de origem russa, para que as equipes de folha de pagamento e de RH trabalhem em um único sistema.

Tarefas:

• Migrar os registros de RH de um sistema estrangeiro

• Padronizar os processos de RH em todo o grupo de empresas

• Carregar os dados em uma única base de informações do 1C:ZUP CORP

• Automatizar e personalizar os formulários de impressão

• Integrar com os sistemas internos

Situação antes do projeto

A empresa usava um sistema internacional e precisava migrar para software russo.

A empresa já havia tentado implementar o 1C:ZUP CORP em um cronograma apertado. Para colocar a folha de pagamento em funcionamento rapidamente, o primeiro passo foi um “barramento” de integração para trocar documentos de RH com a solução estrangeira, já obsoleta.

O cliente tem uma extensa rede de empresas, cada uma com seus próprios formulários, configurações e assim por diante. Por isso, na primeira etapa, a equipe de RH continuou trabalhando no sistema legado, enquanto a equipe de folha de pagamento recebia os dados no 1C:ZUP. Isso dependia de um “barramento” desenvolvido sob medida, que causava complicações e erros.

Particularidades do projeto

A empresa havia passado 10–15 anos automatizando a função de RH no sistema antigo. Nesse tempo, foi personalizado e automatizado um grande número de processos de negócio que o novo sistema não tinha. Como a migração era urgente e não havia soluções prontas, surgiram muitos problemas contábeis e muitos processos tiveram de ser feitos manualmente. Tivemos de migrar um grande volume de dados históricos de anos anteriores do software antigo e criar nossos próprios barramentos de troca de dados.
Todo o grupo de empresas precisava ser levado a uma única metodologia. Eram cerca de 50 especialistas de RH, cada um com seus próprios formulários de impressão e documentos já estabelecidos.
A empresa também tinha outros sistemas internos, com os quais o sistema antigo trocava dados. Tivemos de desenvolver a troca de dados entre esses sistemas e o novo 1C:ZUP.

Trabalho realizado

• Migração dos registros de RH e da folha de pagamento para o produto de destino, o 1C:ZUP CORP

• Padronização dos principais processos de negócio de RH e folha de pagamento em todo o grupo de empresas

• Integração do 1C:ZUP CORP de destino ao ambiente de integração de todo o grupo

• Personalização dos mecanismos de quadro de lotação, planejamento de férias e notificação e aprovação de desvios

• Personalização dos formulários de relatórios e dos formulários de documentos primários

Resultados

O novo sistema (1C:ZUP) funciona não só nas operações do dia a dia: os dados históricos também foram migrados do sistema antigo. Com isso, a empresa pôde abandonar totalmente o sistema estrangeiro caro, que já não estava disponível.
Ao mesmo tempo, o novo 1C:ZUP CORP alcançou um nível de automação não inferior, e na verdade superior, ao do sistema anterior, personalizado ao longo de anos.
As novas personalizações seguem os padrões da 1C, por isso o sistema é fácil de atualizar e não exige grandes custos financeiros nem de mão de obra.

O cliente

recebeu do fabricante, a 1C, suporte de alta qualidade para o sistema
economizou os recursos antes ocupados com a exportação de dados do sistema antigo. Os funcionários exportavam os dados, faziam a conciliação e os recarregavam. Com frequência, catálogos e registros de itens ficavam duplicados
obteve uma metodologia única de folha de pagamento em todas as empresas do grupo
alcançou um nível de automação dos processos de negócio superior ao do sistema anterior, porque o 1C pode ser personalizado e ampliado com bastante rapidez
conseguiu desenvolver seu sistema de automação com rapidez e eficácia

Erros reduzidos em 20%
Custos de mão de obra reduzidos em 40%
Capacidade de resposta do suporte melhorada em 100%