Produtividade 4 vezes maior, paradas 5 vezes menores

Sobre a empresa

A PIK-Element (PIK-Module) é subsidiária da construtora Grupo PIK. A empresa fabrica módulos de banheiro completos, chave na mão, para instalação em edifícios em construção. É uma operação de ciclo completo em linha de montagem (esteira). Os módulos prontos saem das linhas de dois setores de produção: um banheiro completo, com azulejos, todas as louças e metais, instalações e assim por diante. 

A PIK-Element foi, na prática, uma startup para o Grupo PIK, por isso a empresa enfrentou os problemas típicos de toda empresa jovem. O Grupo PIK tem uma cultura de TI madura, processos bem construídos e uma abordagem ágil. Práticas de manufatura enxuta são aplicadas ativamente na produção. Os problemas em aberto eram discutidos e resolvidos em reuniões semanais, de modo que o crescimento da fábrica e a automação paralela nunca travaram.

Situação antes do projeto

A empresa decidiu implementar o 1C:ERP e contratou um programador 1C para a tarefa. Porém, uma única pessoa não pode ser analista, arquiteto e desenvolvedor ao mesmo tempo.  Um projeto não é só entrada de dados. Envolve modelagem, construção de processos, treinamento da equipe e muito mais. 

No início do projeto, a empresa não conseguia entregar os relatórios obrigatórios e não havia cálculo do IVA (imposto sobre valor agregado). No fim do ano, nenhum relatório havia sido entregue. A situação era crítica. 

Antes disso, a contabilidade era feita no 1C:Accounting 8, que não foi projetado para a produção, muito menos para algo tão complexo quanto a produção em linha de montagem de módulos de banheiro. 

Tarefas do projeto

1. Automatizar todos os departamentos dentro do ERP. Fazer com que todos os departamentos lancem os documentos com agilidade, para que a direção obtenha rapidamente relatórios gerenciais, quase em tempo real. A pessoa jurídica havia sido criada menos de um ano antes, ainda não havia relatórios entregues e nenhum mês havia sido fechado na base de informações do 1C. 
2. Ver o custo total em tempo real. Antes do projeto, tudo isso era feito manualmente no Excel. 
3. Reduzir a papelada e liberar tempo dos funcionários. Durante o projeto, a produção cresceu 7 vezes em 1 ano, enquanto o número de funcionários de escritório NÃO AUMENTOU. As mesmas pessoas cuidaram de um fluxo de documentos 7 vezes maior graças à otimização e à automação dos processos.
4. E o objetivo estratégico, que descobrimos depois: apoiar o rápido crescimento da empresa. No início do projeto, o quadro era de 1.000 pessoas; no fim, de 3.000, com duas linhas de montagem.

Tivemos de nos inteirar rapidamente do projeto e fazer a entrada em produção (go-live).

Metodologia

Adotamos uma metodologia ágil desde o início. Foi um dos primeiros projetos em que o cliente acompanhou o nosso ritmo metodológico, e por isso conseguimos colocar o 1C:ERP em operação em um ano, o que é muito rápido para uma produção tão complexa.

Claro que surgiram novas tarefas ao longo do caminho. Mas nunca nos jogavam tarefas com a exigência de resultado imediato. Toda semana fazíamos reuniões com o cliente, priorizávamos as tarefas e decidíamos o que fazer primeiro e o que deixar para depois. A alta direção da empresa nos ajudou muito nisso: participava do processo e fornecia as informações a tempo. Os testes e a aceitação dos trabalhos aconteciam praticamente no mesmo dia. Não houve problemas com a assinatura dos termos de aceite nem com o pagamento.

Graças à metodologia escolhida, o projeto não teve dificuldades particulares. Claro que discutimos, e nem todos concordavam sempre com as mudanças. Para os funcionários acostumados à forma antiga de trabalhar, foi difícil. Mas toda semana discutíamos todas as questões, problemas e conflitos, de modo que, em vez de virarem uma bola de neve, eram resolvidos rapidamente.

O que foi feito

1. Migramos imediatamente os saldos iniciais, configuramos os catálogos e colocamos os dados mestres em ordem. Montamos uma equipe forte de analistas e desenvolvedores e demos suporte metodológico para que a contabilidade entregasse os relatórios no prazo. 
2. Com a contabilidade operacional funcionando, passamos à automação dos demais departamentos: logística, gestão de armazém, planejamento da produção e orçamento. O desafio era que a fábrica fica em Moscou, então o armazém é muito pequeno e o giro é alto. A logística precisou ser ajustada para manter o estoque do armazém no mínimo, sem atrasar o fornecimento à produção. Era preciso um cronograma exato de entrada e saída de materiais, porque vários caminhões ao mesmo tempo simplesmente não cabiam.  Introduzimos código de barras e terminais móveis de coleta de dados nos armazéns. 
3. Com o incêndio apagado, a direção passou a ver o custo real, e os relatórios aos órgãos reguladores eram entregues a partir da base do 1C com a mesma rapidez que na antiga. Passamos então à automação do planejamento e do controle da produção (despacho) por operação
4. Configuramos uma integração perfeita com o sistema de documentação de engenharia usado em todo o Grupo PIK.
5. Integramos com o sistema de gestão eletrônica de documentos. Isso eliminou a digitação dupla de dados entre os sistemas. Todos os documentos de recebimento de materiais, de saída para a produção e assim por diante agora são gerados no ERP, com muito menos papelada e correria. 
6. Desenvolvemos postos de trabalho para o gerente de produção, o encarregado e os operadores da linha de montagem e colocamos em funcionamento o controle completo da produção por operação. Instalamos tablets no chão de fábrica para que cada equipe visse o que fazer e em que sequência, além do plano do dia inteiro. Quando terminavam o serviço, os operários apertavam um botão, e, quando todos os “botões” eram apertados, o sistema sabia que a linha podia avançar. Havia cerca de 30 equipes, cada uma executando apenas a sua operação no módulo de banheiro em seu posto.
7. Reduzimos as paradas da linha de montagem. Quando a linha quebra, cada 5 minutos de parada em uma grande fábrica significam uma meta perdida que não se recupera e, portanto, dinheiro perdido. Após a automação, como o técnico de reparo via no tablet exatamente onde ocorrera a falha, ele chegava ao local em menos de um minuto (antes, 5–10 minutos).

Resultados

Após um ano de trabalho, alcançamos todos os objetivos iniciais e até as tarefas e metas que surgiram ao longo do caminho. E foram muitas, pois a empresa crescia várias vezes a cada trimestre.

Alcançamos o maior nível de automação possível: registro de todos os documentos primários no sistema ERP na origem, cálculo de custos, controle da produção (despacho) e postos de trabalho automatizados. Isso tornou a produção mais gerenciável e permitiu reduzir os custos de forma significativa e aumentar a rentabilidade da empresa. 

O controle da produção permitiu gerenciar a carga das linhas de montagem e planejar a necessidade de materiais. Os estoques nos armazéns diminuíram. O departamento de logística foi automatizado. Ou seja, tudo o que poderia atrapalhar o crescimento acelerado da empresa foi automatizado com qualidade. 

Como resultado, a empresa cresceu 4–5 vezes: antes do projeto, produzia 20–30 módulos por dia; ao final do projeto, até 130 módulos por dia. A empresa nunca precisou parar nem reduzir o ritmo porque a automação não dava conta de alguma tarefa.

Graças à automação, a empresa não precisou contratar equipe administrativa adicional para contabilidade, orçamento ou planejamento. Com a produção crescendo nesse ritmo, isso também é uma conquista e uma grande economia. 

Integramos a troca eletrônica de documentos (EDI) pelo Kontur.Diadoc, e assim toda a troca de documentos com as contrapartes passou a ser feita no ERP. Sem exportações nem impressões extras. 

Na prática, houve pouquíssimas personalizações, apesar da complexidade da produção. Usamos os documentos padrão do ERP. Além disso, desenvolvemos postos de trabalho que davam uma visão interativa do processo de produção.

Graças ao projeto, a automação chegou não só aos gestores, mas também a cada setor de produção e a cada funcionário. 

Um resultado excepcional, considerando o prazo apertado do projeto.

Depoimento do cliente sobre a implementação do 1C:ERP

Nossas recomendações

• Não tenha medo de implementar as soluções principais da 1C: o 1C:ERP e o 1C:ERP Holding Management (1C:ERP.UH).
• Não presuma que a solução padrão atenderá plenamente às suas necessidades sem exigir personalização. Nossos especialistas aproveitam ao máximo as funcionalidades padrão, o que é a chave para economizar tanto no início do projeto quanto durante todo o ciclo de vida do sistema.
• Use abordagens ágeis: o mundo é muito dinâmico e tudo muda rápido, inclusive a legislação, os seus processos e o ambiente externo.
• Não escreva especificações técnicas gigantescas nem se esconda atrás da burocracia; em vez disso, aprenda a gerenciar o projeto com competência e aproveite ao máximo a filosofia ágil.
• E o mais importante: procure profissionais desde o início. Refazer o trabalho leva mais tempo e custa mais.

Depoimentos oficiais e descrição detalhada do projeto, com detalhes técnicos, no site oficial da empresa 1C – https://solutions.1c.ru/projects/994053/