Verimlilik 4 kat arttı, duruş süresi 5 kat azaldı

Şirket hakkında

PIK-Element (PIK-Module), inşaat şirketi PIK Grubu'nun iştirakidir. Şirket, yapım aşamasındaki binalara monte edilmek üzere anahtar teslim prefabrik banyo üniteleri üretir. Bu, tam döngülü bir montaj hattı (konveyör) üretimidir. İki atölyenin hatlarından hazır modüller çıkar: fayansları döşenmiş, tüm vitrifiye ve armatürleri takılmış, tesisatı tamamlanmış bir banyo. 

PIK-Element, PIK için esasen bir girişimdi (startup); bu yüzden şirket, her genç şirketin yaşadığı tipik sorunlarla karşılaştı. PIK Grubu'nun olgun bir BT kültürü, iyi kurulmuş süreçleri ve çevik bir yaklaşımı var. Üretimde yalın üretim uygulamaları aktif olarak kullanılıyor. Açık konular haftalık toplantılarda ele alınıp çözüldü, böylece tesisin büyümesi ve paralel yürüyen otomasyon hiç tıkanmadı.

Proje öncesi durum

Şirket 1C:ERP'yi uygulamaya karar verdi ve bu iş için bir 1C programcısı tuttu. Ancak tek bir kişi aynı anda analist, mimar ve geliştirici olamaz.  Proje yalnızca veri girişinden ibaret değildir. Modelleme, süreç kurma, personel eğitimi ve çok daha fazlasını kapsar. 

Proje başlangıcında şirket yasal raporlarını sunamıyordu ve KDV hesaplaması yoktu. Yıl sonuna kadar tek bir rapor bile sunulmamıştı. Durum kritikti. 

Bundan önce muhasebe, üretim için, özellikle de prefabrik banyo ünitelerinin montaj hattı üretimi kadar karmaşık bir iş için tasarlanmamış olan 1C:Accounting 8'de tutuluyordu. 

Proje hedefleri

1. Tüm departmanları ERP içinde otomatikleştirmek. Yönetimin yönetim raporlarını hızlı, neredeyse gerçek zamanlı alabilmesi için tüm departmanların belgeleri zamanında girmesini sağlamak. Tüzel kişilik bir yıldan kısa süre önce kurulmuştu, henüz hiçbir rapor sunulmamıştı ve 1C veri tabanında tek bir ay bile kapatılmamıştı. 
2. Tam maliyeti gerçek zamanlı görmek. Proje öncesinde bunların hepsi Excel'de elle yapılıyordu. 
3. Evrak işlerini azaltmak ve çalışanların zamanını serbest bırakmak. Proje sırasında üretim 1 yılda 7 kat arttı, ofis çalışanı sayısı ise ARTMADI. Aynı kişiler, süreç optimizasyonu ve otomasyon sayesinde 7 kat daha büyük bir belge akışını yönetti.
4. Ve sonradan öğrendiğimiz stratejik hedef: şirketin hızlı büyümesini desteklemek. Proje başında çalışan sayısı 1.000'di; sonunda iki montaj hattıyla 3.000'e ulaştı.

Hızla konuya hâkim olup canlıya geçmemiz gerekiyordu.

Metodoloji

Baştan çevik bir metodoloji benimsedik. Bu, müşterinin metodolojik olarak bizimle aynı tempoda ilerlediği ilk projelerden biriydi; bu sayede 1C:ERP'yi bir yıl içinde canlıya alabildik. Bu kadar karmaşık bir üretim için bu çok hızlı bir süredir.

Elbette yol boyunca yeni görevler çıktı. Ancak görevler hiçbir zaman anında sonuç talepleriyle üzerimize yığılmadı. Her hafta müşteriyle toplantı yapıyor, görevleri önceliklendiriyor, neyin önce yapılacağına, neyin sonraya bırakılacağına karar veriyorduk. Şirketin üst yönetimi bu konuda bize büyük destek oldu: sürece katıldılar ve bilgileri zamanında sağladılar. İşlerin testi ve kabulü neredeyse aynı gün gerçekleşti. Kabul tutanaklarının imzalanmasında ya da ödemede hiçbir sorun yaşanmadı.

Seçilen metodoloji sayesinde projede kayda değer bir zorluk yaşanmadı. Elbette tartıştık ve herkes değişikliklere her zaman katılmadı. Eski çalışma yöntemlerine alışmış çalışanlar için zordu. Ama her hafta tüm konuları, sorunları ve anlaşmazlıkları ele aldığımızdan, bunlar kartopu gibi büyümek yerine hızla çözüldü.

Neler yapıldı

1. Açılış bakiyelerini hemen aktardık, katalogları kurduk ve ana verileri düzene soktuk. Güçlü bir analist ve geliştirici ekibi oluşturduk ve muhasebe departmanının raporlarını zamanında sunabilmesi için metodolojik destek verdik. 
2. Operasyonel muhasebe çalışır hale gelince diğer departmanların otomasyonuna geçtik: lojistik, depo yönetimi, üretim planlama ve bütçeleme. Zorluk, tesisin Moskova'da olması nedeniyle deponun çok küçük, cironun ise yüksek olmasıydı. Üretime malzeme çıkışını geciktirmeden depo stoklarını en aza indirmek için lojistiğin ince ayarının yapılması gerekti. Malzeme giriş ve çıkışları için kesin bir çizelge şarttı, çünkü birkaç tır aynı anda oraya sığmıyordu.  Depolara barkodlama ve mobil veri toplama terminalleri getirdik. 
3. Acil durum atlatıldıktan sonra yönetim gerçek maliyeti görebiliyordu ve düzenleyici kurumlara raporlar, eski veri tabanındaki kadar hızlı biçimde 1C veri tabanından sunuluyordu. Ardından üretimde planlamanın ve operasyon düzeyinde üretim yönetiminin (dispatching) otomasyonuna geçtik
4. PIK Grubu genelinde kullanılan mühendislik dokümantasyonu sistemiyle kesintisiz entegrasyon kurduk.
5. Elektronik belge yönetim sistemiyle entegrasyon kurduk. Bu, sistemler arasındaki mükerrer veri girişini ortadan kaldırdı. Malzeme kabulü, üretime malzeme çıkışı vb. tüm belgeler artık ERP'de oluşturuluyor; evrak işleri ve koşuşturma çok azaldı. 
6. Üretim müdürü, ustabaşı ve montaj hattı çalışanları için iş istasyonları geliştirdik ve operasyon düzeyinde üretim yönetimini (dispatching) tam kapsamlı olarak devreye aldık. Üretim sahasına tabletler yerleştirildi; böylece her ekip ne yapacağını, hangi sırayla yapacağını ve tüm günün planını görebiliyordu. Çalışanlar işi bitirdiğinde bir düğmeye basıyor, tüm “düğmeler” basıldığında sistem hattın ilerleyebileceğini anlıyordu. Her biri prefabrik banyo ünitesi üzerinde yalnızca kendi istasyonunda kendi operasyonunu yapan yaklaşık 30 ekip vardı.
7. Montaj hattının duruşlarını azalttık. Hat arızalandığında, büyük bir tesiste her 5 dakikalık duruş, telafi edilemeyen kaçırılmış bir plan ve dolayısıyla kaybedilen para anlamına gelir. Otomasyondan sonra, onarım teknisyeni arızanın tam olarak nerede olduğunu tabletten görebildiği için bir dakikadan kısa sürede olay yerinde oluyordu (daha önce 5–10 dakika).

Sonuçlar

Bir yıllık çalışmanın sonunda başlangıçtaki tüm hedeflere, hatta süreç içinde ortaya çıkan görev ve hedeflere de ulaştık. Bunlar çok sayıdaydı, çünkü şirket her çeyrekte birkaç kat büyüyordu.

Mümkün olan en kapsamlı otomasyonu sağladık: tüm birincil belgeler ERP sistemine kaynağında girilir; maliyet hesaplama, operasyonel üretim yönetimi (dispatching) ve otomasyonlu iş istasyonları da sistemde yer alır. Böylece üretim daha yönetilebilir hale geldi, maliyetler önemli ölçüde düştü ve şirketin kârlılığı arttı. 

Operasyonel üretim yönetimi sayesinde montaj hattının yükünü yönetmek ve malzeme ihtiyaçlarını planlamak mümkün oldu. Depo stokları azaldı. Lojistik departmanı otomatikleştirildi. Kısacası, şirketin hızlı büyümesinin önünde engel olabilecek her şey eksiksiz biçimde otomatikleştirildi. 

Sonuç olarak şirket 4–5 kat büyüdü: proje öncesinde günde 20–30 kabin üretilirken, proje sonunda günde 130 kabine kadar çıkıldı. Otomasyon bir işi karşılayamadığı için şirketin hiçbir zaman durması veya yavaşlaması gerekmedi.

Otomasyon sayesinde şirketin muhasebe, bütçeleme ya da planlama için ek idari personel istihdam etmesine gerek kalmadı. Üretim bu kadar hızlı büyürken bu da ayrı bir başarı ve büyük bir tasarruftur. 

Kontur.Diadoc üzerinden elektronik belge değişimi (EDI) entegrasyonu kurduk; böylece karşı taraflarla tüm belge alışverişi artık ERP üzerinden yürütülüyordu. Ek dışa aktarım ya da çıktı alma gerekmiyordu. 

Aslında üretimin karmaşıklığına rağmen çok az özel geliştirme yapıldı. Standart ERP belgelerini kullandık. Ayrıca üretim sürecini etkileşimli olarak gösteren iş istasyonları geliştirdik.

Proje sayesinde otomasyon yalnızca yöneticilere değil, her atölyeye ve her çalışana ulaştı. 

Projenin sıkışık takvimi göz önüne alındığında bu olağanüstü bir sonuçtur.

1C:ERP uygulamasına ilişkin müşteri görüşü

Önerilerimiz

• 1C'nin amiral gemisi çözümlerini uygulamaktan çekinmeyin: 1C:ERP ve 1C:ERP Holding Management (1C:ERP.UH).
• Hazır yazılımın ihtiyaçlarınızı tam olarak karşılayacağını ve özel geliştirme gerektirmeyeceğini düşünmeyin. Uzmanlarımız yerleşik işlevlerden azami ölçüde yararlanır; bu, hem projenin başlangıcında hem de sistemin tüm kullanım ömrü boyunca tasarruf etmenin anahtarıdır.
• Çevik yaklaşımları kullanın: dünya çok dinamik ve her şey hızla değişiyor; mevzuat, süreçleriniz ve dış ortam da buna dahil.
• Hantal teknik şartnameler yazmayın, evrakların arkasına saklanmayın; bunun yerine projeyi yetkin biçimde yönetmeyi öğrenin ve çevik felsefeden azami ölçüde yararlanın.
• Ve en önemlisi: en baştan profesyonellere başvurun. İşi yeniden yapmak daha uzun sürer ve daha pahalıya gelir.

1C şirketinin resmi web sitesinde resmi müşteri görüşleri ve teknik ayrıntılar içeren ayrıntılı proje açıklaması – https://solutions.1c.ru/projects/994053/