Productividad 4 veces mayor y tiempo de inactividad 5 veces menor

Sobre la empresa

PIK-Element (PIK-Module) es una filial de la constructora Grupo PIK. La empresa fabrica módulos de baño llave en mano para su instalación en edificios en construcción. Es una operación de ciclo completo en línea de montaje (cadena). Los módulos terminados salen de las líneas de dos talleres: un baño completo, con azulejos, todos los aparatos sanitarios, las instalaciones, etc. 

PIK-Element fue, en esencia, una startup para PIK, por lo que la empresa enfrentó los problemas típicos por los que pasa toda empresa joven. El Grupo PIK tiene una cultura de TI madura, procesos bien construidos y un enfoque ágil. En la producción se aplican activamente las prácticas de manufactura esbelta (lean). Las cuestiones abiertas se discutían y resolvían en reuniones semanales, de modo que el crecimiento de la planta y la automatización en paralelo nunca se estancaron.

Situación antes del proyecto

La empresa decidió implementar 1C:ERP y contrató a un programador de 1C para ello. Sin embargo, una sola persona no puede ser analista, arquitecto y desarrollador a la vez.  Un proyecto no consiste solo en introducir datos. Implica modelar, construir procesos, capacitar al personal y mucho más. 

Al inicio del proyecto, la empresa no podía presentar sus informes estatutarios y no calculaba el IVA. Al final del año no se había presentado ni un solo informe. La situación era crítica. 

Antes, la contabilidad se llevaba en 1C:Accounting 8, que no está concebido para la manufactura, y menos aún para algo tan complejo como la producción en línea de montaje de módulos de baño. 

Objetivos del proyecto

1. Automatizar todos los departamentos dentro del ERP. Lograr que todos los departamentos introduzcan los documentos con puntualidad para que la dirección pueda obtener informes de gestión con rapidez, casi en tiempo real. La persona jurídica se había constituido menos de un año antes, aún no se habían presentado informes y en la base de 1C no se había cerrado ni un solo mes. 
2. Ver el costo completo en tiempo real. Antes del proyecto, todo esto se hacía manualmente en Excel. 
3. Reducir el papeleo y liberar tiempo de los empleados. Durante el proyecto, la producción creció 7 veces en 1 año, mientras que el número de empleados de oficina NO AUMENTÓ. Las mismas personas gestionaron un flujo documental 7 veces mayor gracias a la optimización y la automatización de los procesos.
4. Y el objetivo estratégico, que conocimos más tarde: respaldar el rápido crecimiento de la empresa. Al inicio del proyecto, la plantilla era de 1000 personas; al final, de 3000, con dos líneas de montaje.

Había que ponerse al día con rapidez y llegar a la puesta en marcha.

Metodología

Optamos por una metodología ágil desde el principio. Fue uno de los primeros proyectos en los que el cliente avanzó a nuestro ritmo en lo metodológico, de modo que logramos poner en marcha 1C:ERP en un año, algo muy rápido para una manufactura tan compleja.

Por supuesto, surgieron nuevas tareas por el camino. Pero nunca nos descargaban tareas sin más exigiendo resultados inmediatos. Cada semana nos reuníamos con el cliente, priorizábamos las tareas y decidíamos qué hacer primero y qué dejar para más adelante. La alta dirección de la empresa nos ayudó mucho en esto: participó en el proceso y proporcionó la información a tiempo. Las pruebas y la aceptación de los trabajos se realizaban prácticamente el mismo día. No hubo problemas con la firma de las actas de aceptación ni con el pago.

Gracias a la metodología elegida, el proyecto no tuvo dificultades particulares. Por supuesto, discutimos, y no todos estaban siempre de acuerdo con los cambios. A los empleados acostumbrados a las formas de trabajo anteriores les resultó difícil. Pero cada semana analizábamos todas las cuestiones, problemas y conflictos, de modo que, en lugar de acumularse como una bola de nieve, se resolvían con prontitud.

Qué se hizo

1. Migramos de inmediato los saldos iniciales, configuramos los catálogos y pusimos en orden los datos maestros. Formamos un sólido equipo de analistas y desarrolladores y brindamos apoyo metodológico para que el departamento de contabilidad presentara sus informes a tiempo. 
2. Una vez en marcha la contabilidad operativa, pasamos a automatizar otros departamentos: logística, gestión de almacenes, planificación de la producción y presupuestación. La dificultad era que la planta está en Moscú, por lo que el almacén es muy pequeño y la rotación, alta. Hubo que afinar la logística para mantener las existencias del almacén al mínimo sin retrasar los suministros a producción. Se necesitaba un calendario exacto de entregas y retiradas de materiales, porque varios camiones a la vez sencillamente no cabían.  Introdujimos códigos de barras y terminales móviles de captura de datos en los almacenes. 
3. Una vez apagado el incendio, la dirección pudo ver el costo real, y los informes a los organismos reguladores se presentaban desde la base de 1C con la misma rapidez que desde la anterior. A continuación pasamos a automatizar la planificación y el despacho a nivel de operaciones en la producción
4. Configuramos una integración fluida con el sistema de documentación de ingeniería que se utiliza en todo el Grupo PIK.
5. Nos integramos con el sistema de gestión documental electrónica. Con ello se eliminó la doble introducción de datos entre sistemas. Todos los documentos de recepción de materiales, entrega a producción, etc. se generan ahora en el ERP, con mucho menos papeleo y trajín. 
6. Desarrollamos puestos de trabajo para el jefe de producción, el capataz y los operarios de la línea de montaje, y pusimos en marcha el despacho completo a nivel de operaciones. En el taller se instalaron tabletas para que cada cuadrilla viera qué hacer y en qué secuencia, junto con el plan de todo el día. Al terminar su trabajo, los operarios pulsaban un botón y, cuando todos los «botones» estaban pulsados, el sistema sabía que la línea podía avanzar. Había unas 30 cuadrillas, cada una de las cuales realizaba solo su propia operación en el módulo de baño en su propio puesto.
7. Redujimos las paradas de la línea de montaje. Cuando la línea se avería, cada 5 minutos de parada en una planta grande suponen un plan incumplido que no se puede recuperar y, por tanto, dinero perdido. Tras la automatización, como el técnico de reparación veía en la tableta exactamente dónde se había producido la falla, llegaba al lugar en menos de un minuto (antes, entre 5 y 10 minutos).

Resultados

Tras un año de trabajo logramos todos los objetivos iniciales, e incluso las tareas y metas que fueron surgiendo en el camino. Y fueron muchas, porque la empresa multiplicaba su tamaño cada trimestre.

Logramos la mayor automatización posible: todos los documentos primarios se introducen en el sistema ERP en el punto de origen, y a ello se suman el cálculo de costos, el despacho y los puestos de trabajo automatizados. Esto hizo la producción más gestionable y permitió reducir de forma significativa los costos y mejorar la rentabilidad de la empresa. 

El despacho permitió gestionar la carga de la línea de montaje y planificar las necesidades de materiales. Se redujeron las existencias en almacén. Se automatizó el departamento de logística. En otras palabras, se automatizó a fondo todo lo que podía frenar el rápido crecimiento de la empresa. 

Como resultado, la empresa creció entre 4 y 5 veces: antes del proyecto producía de 20 a 30 cabinas al día; al final del proyecto, hasta 130 cabinas al día. La empresa nunca tuvo que detenerse ni reducir el ritmo porque la automatización no pudiera con alguna tarea.

Gracias a la automatización, la empresa no necesitó contratar personal administrativo adicional para contabilidad, presupuestación o planificación. Con una producción que crece a este ritmo, también es un logro y un ahorro importante. 

Integramos el intercambio electrónico de documentos (EDI) mediante Kontur.Diadoc, de modo que todo el intercambio de documentos con las contrapartes pasó a realizarse a través de ERP. Sin exportaciones ni impresiones adicionales. 

De hecho, hubo muy pocas personalizaciones, a pesar de la complejidad de la producción. Utilizamos documentos estándar de ERP. Además, desarrollamos puestos de trabajo que ofrecían una visión interactiva del proceso de producción.

Gracias al proyecto, la automatización llegó no solo a los directivos, sino también a cada taller y a cada trabajador. 

Es un resultado sobresaliente, dado el ajustado plazo del proyecto.

Testimonio del cliente sobre la implementación de 1C:ERP

Nuestras recomendaciones

• No tema implementar las soluciones insignia de 1C: 1C:ERP y 1C:ERP Holding Management (1C:ERP.UH).
• No dé por hecho que el software estándar se ajustará por completo a sus necesidades sin requerir personalización. Nuestros expertos aprovechan al máximo la funcionalidad integrada, que es la clave del ahorro tanto en el lanzamiento del proyecto como durante toda la vida útil del sistema.
• Utilice enfoques ágiles: el mundo es muy dinámico y todo cambia con rapidez, incluidas la legislación, sus procesos y el entorno externo.
• No redacte especificaciones técnicas enormes ni se esconda tras el papeleo; en su lugar, aprenda a gestionar el proyecto con competencia y aproveche al máximo la filosofía ágil.
• Y lo más importante: acuda a profesionales desde el principio. Rehacer el trabajo lleva más tiempo y cuesta más.

Testimonios oficiales y descripción detallada del proyecto, con detalles técnicos, en el sitio web oficial de la empresa 1C – https://solutions.1c.ru/projects/994053/