CIB UNIGAS

Migração do 1C:UPP para o 1C:ERP. Implementação do cálculo de custos e da contabilização de mercadorias “em trânsito”

Ramo de atuação

Hoje, a CIB Unigas reúne mais de 40 anos de experiência no aprimoramento das propriedades termodinâmicas e mecânicas de queimadores. Os engenheiros da CIB Unigas aperfeiçoam continuamente os componentes dos queimadores, incorporando os avanços mais recentes da eletrônica. A CIB Unigas é uma equipe de especialistas comprometida com a cooperação contínua com seus clientes. Inteligência e uma abordagem individual às necessidades de cada cliente são a base da CIB Unigas e o alicerce de sua competitividade e de sua resiliência diante de fatores externos em constante mudança.

Solução base

1C:ERP

Objetivos do projeto

1. Reunir todos os processos de negócio em um único sistema
2. Preservar as práticas existentes e introduzir novos processos de negócio

Objetivos e desafios do projeto

Migrar do obsoleto 1C:UPP para o 1C:ERP

• Por muito tempo, o principal sistema de automação foi a configuração 1C:UPP, da qual a empresa precisava migrar para o 1C:ERP. Era preciso preservar todos os processos existentes e já consolidados e acrescentar novos ao sistema. Junto com o UPP, também eram usadas planilhas do Excel para cobrir funções ausentes. Os esquemas antigos do UPP precisavam ser mantidos e os novos, implementados, transferindo tudo do Excel.

Rastreamento do número de série de cada peça do queimador

• Os recebimentos de componentes importados eram registrados com documentos personalizados, nos quais apenas os números de série mudavam durante o processo de entrega. O número de série antigo precisava ser mantido no histórico de fornecimento e vinculado, pelo número da declaração aduaneira, ao novo número de série atribuído ao queimador acabado para envio ao cliente final. Tudo isso era necessário para rastrear todo o histórico de movimentação dos componentes e dos queimadores acabados, do fornecedor ao cliente.

Cálculo de custos dos queimadores e planejamento de compras

• A empresa precisava de um mecanismo para reservar os componentes recebidos no armazém para um pedido específico de cliente, com a possibilidade de usá-los em ordens de produção. Esse mecanismo era necessário para rastrear os componentes recebidos e, depois, calcular corretamente o custo do queimador, já que os preços dos componentes dependiam tanto das taxas de câmbio quanto do fornecedor final.

Modelagem do novo processo de trabalho no 1C:ERP

• O processo de produção precisava ser modelado no novo sistema ERP, levando em conta todas as suas particularidades. Era importante implementar o processo resultante sem grandes mudanças nos processos de negócio da empresa, que funcionavam perfeitamente como estavam. Na versão antiga do UPP, o processo de produção era bastante limitado (a plataforma não tinha a funcionalidade e nenhuma personalização havia sido feita), de modo que a maior parte das operações era feita no Excel. Todas as etapas padrão tinham de ser cobertas, agora no sistema ERP: desembalagem, desmontagem, montagem e testes. Também era preciso poder adicionar manualmente novas etapas às etapas padrão em situações fora do padrão.

Como contabilizar mercadorias e componentes em trânsito?

• Era preciso definir um processo de negócio para o esquema de “mercadorias em trânsito”. Enquanto os componentes ou os próprios queimadores estão sendo entregues (principalmente do escritório no exterior), o custo deles pode mudar e as solicitações de fornecimento começam a se duplicar. Na versão antiga do software, essas mercadorias eram registradas em um documento personalizado “Reserva de mercadorias”, baseado nos documentos “Recebimento de mercadorias e serviços”. Agora esse esquema precisava ser implementado no ERP, com todos os pontos problemáticos totalmente resolvidos.

Entrada em produção (go-live) em prazo apertado

• O prazo de todo o projeto era muito apertado. Em apenas 6 meses, toda a funcionalidade do UPP precisava ser reproduzida no novo sistema ERP. Os usuários deveriam entrar em produção no sistema, com os saldos migrados, no início do ano civil seguinte. Isso condicionou a forma de conduzir o projeto.

Nossa abordagem

Para conduzir bem a migração, foi escolhida a metodologia de projeto “Tecnologia de implementação rápida do 1C:ERP” (dado o prazo apertado). Fizemos o levantamento dos processos atuais da empresa, elaboramos o relatório do levantamento e acordamos o plano de trabalho com o cliente para confirmar que os processos de negócio documentados estavam corretos. Em seguida, decidimos modelar os processos atuais no novo 1C:ERP. Demos atenção especial ao departamento de produção, pois o 1C:UPP não tinha um esquema específico de produção (só havia sido implementado um esquema de montagem/desmontagem, e todas as funções adicionais eram feitas em planilhas do Excel). A modelagem revelou as funcionalidades que faltavam no software, e foi redigida uma especificação para a personalização do sistema.

Propusemos ao cliente o seguinte plano de ação:

• Levantamento dos processos atuais da empresa
• Modelagem dos processos atuais no novo sistema ERP
• Especificação para a personalização de relatórios e documentos no sistema contábil
• Personalização da base de informações pela equipe de desenvolvimento
• Demonstração do processo de negócio modelado para confirmar que funciona ou ajustá-lo, se necessário
• Elaboração de manuais do usuário e entrega ao cliente de um sistema pronto para uso
• Desenvolvimento de um mecanismo de rastreamento de números de série de ponta a ponta
• Desenvolvimento de um mecanismo de rastreamento de mercadorias e componentes “em trânsito”
• Implementação do controle do tempo de trabalho dos funcionários em cada etapa da montagem e da venda
• Desenvolvimento de um sistema de custeio para produtos complexos com muitos componentes
• Modelagem e implementação de processos no ambiente ERP
• Migração de dados legados e integração com dados de planilhas externas
• Suporte nos 2 primeiros meses de operação da empresa

Resultados do projeto para o cliente

O cliente recebeu um produto completo e funcional, que atende integralmente à legislação russa e permite a execução automatizada dos processos de negócio da empresa. A migração do UPP para o ERP foi concluída com sucesso. O mecanismo de suprimento por pedido, com rastreamento por número de série e reserva de mercadorias para pedidos, foi aprimorado. Foi configurado o controle do tempo de trabalho dos funcionários na produção, o que permitiu contabilizar com eficácia os custos de mão de obra na composição do custo dos produtos fabricados com as ferramentas padrão do 1C:ERP.

Suprimento por pedido configurado e aprimorado

Para controlar os componentes recebidos para pedidos específicos, foi configurada a contabilização por pedido. Isso eliminou o risco de conflitos entre departamentos, em que um gerente de vendas podia reservar um componente recebido para determinado pedido e interromper a cadeia de produção.

Subsistema de produção implementado

Foi configurado e personalizado um mecanismo de produção para a equipe de produção. Isso permitiu padronizar as listas de materiais (BOM) de produção, que especificam claramente os componentes de cada queimador, e acompanhar o tempo de trabalho que os funcionários dedicam à produção. A confusão em torno das etapas de produção foi eliminada: agora as etapas são atribuídas com clareza a cada queimador, com a possibilidade de ajustar manualmente a lista de componentes e a mão de obra em cada etapa.

Rastreamento por número de série padronizado

Para os componentes importados recebidos e para os queimadores que exigem remontagem de kits antes da venda ao cliente, foi configurado o rastreamento por número de série, o que permite acompanhar com precisão toda a cadeia de suprimentos em conjunto com o suprimento por pedido.

Conclusões

O sucesso do projeto eliminou todos os pontos problemáticos da empresa.

O lucro e a eficiência aumentaram, enquanto os custos e a complexidade da contabilidade diminuíram.

Graças ao cálculo preciso do custo de produção, a empresa passou a oferecer os menores preços do mercado para seus produtos.

O departamento de logística passou a trabalhar com precisão e eliminou perdas de equipamentos e materiais de consumo.

A produção passou a poder definir prazos claros para a fabricação e a venda dos produtos acabados.

O mecanismo de controle de números de série ajudou a eliminar defeitos e a cumprir com mais rigor as obrigações de garantia com os clientes, o que aumentou a fidelidade deles.