CIB UNIGAS
Entreprise cliente
CIB Unigas Rus, usine d’équipements de brûleurs CIB Unigas LLC
Secteur
Construction mécanique et fabrication d’instruments,Pétrochimie et stockage souterrain de gaz
À propos de l’entreprise
L’usine d’équipements de brûleurs (CIB Unigas) fabrique et fournit des brûleurs industriels utilisés par des entreprises industrielles. La société présente une structure ramifiée, avec plusieurs entités juridiques liées, dont l’une est enregistrée en Italie, où est produite une partie des composants destinés à l’assemblage des brûleurs en Russie. La société dispose d’un vaste réseau d’entrepôts en Russie, où les brûleurs sont partiellement assemblés avant d’être expédiés aux clients finaux. Les entrepôts reçoivent les composants à la fois de l’entité juridique principale à Moscou et d’Italie ; dans ce dernier cas, un dédouanement et une déclaration en douane des kits livrés sont nécessaires.
Solution de base
1C:ERP Enterprise Management
Périmètre de l’automatisation
- Automatisation complète du processus de production ; mise en œuvre des normes IFRS
- Automatisation des provisions pour réparations sous garantie et des provisions pour congés payés
- Portail client pour commander des produits depuis le site web
- Intégration avec 1C
- Automatisation de l’entrepôt avec des terminaux de collecte de données
- Automatisation du cycle complet, des achats à la vente du produit fini
Résultats
- Les écritures IFRS sont désormais comptabilisées automatiquement et non plus manuellement, ce qui allège la charge de travail
- Migration de 1C:UPP vers 1C:ERP
- Les clients peuvent commander eux-mêmes produits et pièces détachées sur le site, ce qui réduit la charge des responsables commerciaux
- La reprise automatique de toutes les données existantes les a maintenues cohérentes avec les fonctions nouvellement mises en œuvre
- La gestion des entrepôts et le contrôle des stocks permettent de planifier avec soin les mouvements de stocks
- Le calcul détaillé des coûts de revient des produits fabriqués a simplifié la planification économique et réduit les dépenses injustifiées
- Passage de la méthode du coût moyen pondéré à la méthode FIFO pour le calcul des coûts de revient
- Transparence accrue tout au long de la ligne de production, de la livraison des composants à l’emballage et à l’expédition au client final
Migration de 1C:UPP vers 1C:ERP. Mise en œuvre du calcul des coûts de revient et de la comptabilisation des marchandises « en transit »
Secteur d’activité
Aujourd’hui, CIB Unigas apporte plus de 40 ans d’expérience dans l’amélioration des propriétés thermodynamiques et mécaniques des brûleurs. Les ingénieurs de CIB Unigas perfectionnent en continu les composants des brûleurs en y intégrant les dernières avancées de l’électronique. CIB Unigas est une équipe de spécialistes attachée à une coopération durable avec ses clients. L’intelligence et une approche individuelle des besoins de chaque client sont le fondement de CIB Unigas et la base de sa compétitivité et de sa résilience face à des facteurs externes en constante évolution.
Solution de base
1C:ERP
Objectifs du projet
- Réunir tous les processus métier dans un seul système
- Conserver les pratiques existantes et introduire de nouveaux processus métier
Objectifs et enjeux du projet
Migrer de 1C:UPP, devenu obsolète, vers 1C:ERP
- Pendant longtemps, le principal système d’automatisation a été la configuration 1C:UPP, à partir de laquelle l’entreprise devait migrer vers 1C:ERP. Tous les processus existants et bien rodés devaient être conservés, et de nouveaux processus ajoutés au système. En parallèle d’UPP, des tableaux Excel servaient aussi à couvrir les fonctions manquantes. Il fallait conserver les anciens schémas d’UPP et en mettre en œuvre de nouveaux, en y transférant tout ce qui se faisait dans Excel.
Suivi du numéro de série de chaque pièce du brûleur
- Les réceptions de composants importés étaient enregistrées à l’aide de documents adaptés, dans lesquels seuls les numéros de série changeaient au cours du processus de livraison. L’ancien numéro de série devait être conservé dans l’historique d’approvisionnement et rattaché, via le numéro de déclaration en douane, au nouveau numéro de série attribué au brûleur fini pour son expédition au client final. Tout cela était nécessaire pour retracer l’historique complet des mouvements des composants et des brûleurs finis, du fournisseur au client.
Calcul du coût de revient des brûleurs et planification des achats
- L’entreprise avait besoin d’un mécanisme de réservation des composants reçus à l’entrepôt pour une commande client donnée, avec la possibilité de les utiliser dans des ordres de fabrication. Ce mécanisme était nécessaire pour suivre les composants entrants, puis calculer correctement le coût de revient des brûleurs, car les prix des composants dépendaient à la fois des taux de change et du fournisseur final.
Modélisation du nouveau processus de travail dans 1C:ERP
- Le processus de production devait être modélisé dans le nouvel ERP en tenant compte de toutes ses particularités. Il était important de mettre en œuvre le processus obtenu sans modifier profondément les processus métier de l’entreprise, qui fonctionnaient parfaitement tels quels. Dans l’ancienne version d’UPP, le processus de production était fortement tronqué (la plateforme ne disposait pas des fonctionnalités nécessaires et aucun développement spécifique n’avait été réalisé), de sorte que la plupart des opérations étaient traitées dans Excel. Toutes les étapes de fabrication standard devaient être couvertes, désormais dans l’ERP : déballage, démontage, assemblage et essais. Il fallait aussi pouvoir ajouter manuellement de nouvelles étapes aux étapes standard pour les situations non standard.
Comment comptabiliser les marchandises et les composants en transit ?
- Il fallait élaborer un processus métier pour le schéma des « marchandises en transit ». Pendant la livraison des composants ou des brûleurs eux-mêmes (surtout depuis le bureau à l’étranger), leur coût peut évoluer et des doublons apparaissent dans les demandes d’approvisionnement. Dans l’ancienne version du logiciel, ces marchandises étaient enregistrées dans un document spécifique « Réservation de marchandises », créé à partir des documents « Réception de biens et services ». Ce schéma devait désormais être mis en œuvre dans l’ERP, en traitant pleinement tous les points problématiques.
Mise en production dans des délais serrés
- Le calendrier de l’ensemble du projet était très serré. En seulement 6 mois, toutes les fonctionnalités d’UPP devaient être reproduites dans le nouvel ERP. Les utilisateurs devaient passer en production dans le système, soldes repris, au début de l’année civile suivante. Cela a déterminé la manière dont le projet a été conduit.
Notre approche
Pour mener la migration dans les règles, nous avons retenu la méthodologie de projet « Technologie de mise en œuvre rapide de 1C:ERP » (compte tenu des délais serrés). Nous avons réalisé une analyse des processus métier actuels de l’entreprise, rédigé un rapport d’analyse et validé le plan de travail avec le client afin de confirmer que les processus métier documentés étaient corrects. Nous avons ensuite décidé de modéliser les processus actuels dans le nouveau système 1C:ERP. Une attention particulière a été portée au service de production, car 1C:UPP ne disposait d’aucun schéma de production spécifique (seul un schéma d’assemblage/démontage avait été mis en place, et toutes les fonctions supplémentaires étaient gérées dans des tableaux Excel). La modélisation a mis en évidence les fonctionnalités manquantes du logiciel, et un cahier des charges pour l’adaptation du système a été rédigé.
Nous avons proposé au client le plan d’action suivant :
- Analyse des processus métier actuels de l’entreprise
- Modélisation des processus actuels dans le nouvel ERP
- Cahier des charges pour l’adaptation des rapports et des documents dans le système comptable
- Développements spécifiques dans la base d’information par l’équipe de développement
- Démonstration du processus métier modélisé pour confirmer son bon fonctionnement, ou ajustements si nécessaire
- Rédaction des guides utilisateur et remise au client d’un système prêt à l’emploi
- Développement d’un mécanisme de suivi des numéros de série de bout en bout
- Développement d’un mécanisme de suivi des marchandises et des composants « en transit »
- Mise en place du suivi du temps de travail des salariés à chaque étape de l’assemblage et de la vente
- Développement d’un système de calcul des coûts de revient pour des produits complexes à composants multiples
- Modélisation et mise en œuvre des processus dans l’environnement ERP
- Reprise des données historiques et intégration avec les données de tableaux externes
- Support pendant les 2 premiers mois d’exploitation de l’entreprise
Résultats du projet pour le client
Le client a reçu un produit complet et opérationnel, pleinement conforme à la législation russe, qui permet l’exécution automatisée des processus métier de l’entreprise. La migration d’UPP vers ERP a été menée à bien. Le mécanisme d’approvisionnement par commande, avec suivi des numéros de série et réservation des marchandises pour les commandes, a été enrichi. Le suivi du temps de travail des salariés a été mis en place pour la production, ce qui permet de comptabiliser efficacement les coûts de main-d’œuvre dans le coût de revient des produits fabriqués avec les outils standard de 1C:ERP.
Approvisionnement par commande configuré et enrichi
Pour contrôler les composants entrants affectés à des commandes précises, une comptabilité par commande a été mise en place. Elle a supprimé le risque de conflits entre services, où un responsable commercial pouvait réserver un composant reçu pour une commande donnée et perturber la chaîne de production.
Sous-système de production mis en œuvre
Un mécanisme de production a été configuré et adapté pour le personnel de production. Il a permis de standardiser les nomenclatures de production, qui précisent clairement les composants de chaque brûleur, et de suivre le temps de travail que les salariés consacrent à la production. La confusion sur les étapes de fabrication a été éliminée : les étapes sont désormais clairement affectées à chaque brûleur, avec la possibilité d’ajuster manuellement la liste des composants et la charge de travail à chaque étape.
Suivi des numéros de série standardisé
Pour les composants importés entrants et pour les brûleurs qui doivent être reconditionnés en kits avant la vente au client, un suivi par numéro de série a été mis en place, ce qui permet de retracer avec précision toute la chaîne d’approvisionnement, en combinaison avec l’approvisionnement par commande.
Conclusions
Le succès du projet a permis d’éliminer tous les points problématiques de l’entreprise.
Les profits et l’efficacité ont augmenté, tandis que les coûts et la complexité de la comptabilité ont diminué.
Grâce à un calcul précis des coûts de revient de production, l’entreprise a pu proposer les prix les plus bas du marché pour ses produits.
Le service logistique a pu travailler avec précision et éliminer les pertes d’équipements et de consommables.
La production a pu fixer des délais clairs pour la fabrication et la vente des produits finis.
Le mécanisme de contrôle des numéros de série a permis d’éliminer les défauts et de mieux honorer les obligations de garantie envers les clients, ce qui a renforcé leur fidélité.
