CIB UNIGAS
Empresa cliente
CIB Unigas Rus, planta de equipos de quemadores CIB Unigas LLC
Sector
fabricación de maquinaria e instrumentos,petroquímica y almacenamiento subterráneo de gas
Sobre la empresa
La planta de equipos de quemadores (CIB Unigas) fabrica y suministra quemadores industriales que usan las empresas manufactureras. La compañía tiene una estructura ramificada, con varias entidades jurídicas vinculadas, una de ellas registrada en Italia, donde se fabrican algunos de los componentes para el montaje de quemadores en Rusia. La empresa cuenta con una amplia red de almacenes en toda Rusia, donde los quemadores se ensamblan parcialmente y luego se envían a los clientes finales. Los almacenes reciben los componentes tanto de la entidad jurídica principal en Moscú como de Italia; en este último caso se requieren el despacho aduanero y una declaración aduanera de carga para los kits entregados.
Solución base
1C:ERP Enterprise Management
Área automatizada
- Automatización completa del proceso de producción; implementación de las NIIF (IFRS)
- Automatización de las provisiones para reparaciones en garantía y de las provisiones para vacaciones
- Portal de clientes para pedir productos desde el sitio web
- Integración con 1C
- Automatización de almacenes con terminales de captura de datos
- Automatización del ciclo completo, desde las compras hasta la venta del producto terminado
Resultados
- Los asientos NIIF (IFRS) ahora se contabilizan automáticamente y no de forma manual, lo que reduce la carga de trabajo
- Migración de 1C:UPP a 1C:ERP
- Los clientes pueden pedir por sí mismos productos y repuestos en el sitio web, lo que reduce la carga de los gerentes de ventas
- La migración automática de todos los datos existentes los mantuvo sincronizados con las funciones recién implementadas
- La gestión de almacenes y el control de existencias permiten planificar con cuidado los movimientos de inventario
- El cálculo detallado del costo de los productos fabricados simplificó la planificación económica y redujo los gastos injustificados
- Cálculo de costos: cambio del método de costo medio ponderado al FIFO
- Mayor transparencia a lo largo de la línea de producción, desde la entrega de componentes hasta el embalaje y el envío al cliente final
Migración de 1C:UPP a 1C:ERP. Implementación del cálculo de costos y de la contabilidad de mercancías «en tránsito»
Sector de actividad
Hoy, CIB Unigas aporta más de 40 años de experiencia en la mejora de las propiedades termodinámicas y mecánicas de los quemadores. Los ingenieros de CIB Unigas perfeccionan continuamente los componentes de los quemadores e integran los últimos avances de la electrónica. CIB Unigas es un equipo de especialistas comprometido con la cooperación continua con sus clientes. La inteligencia y un enfoque individual hacia las necesidades de cada cliente son la base de CIB Unigas y el fundamento de su competitividad y de su resiliencia ante factores externos en constante cambio.
Solución base
1C:ERP
Objetivos del proyecto
- Reunir todos los procesos de negocio en un único sistema
- Conservar las prácticas existentes e incorporar nuevos procesos de negocio
Objetivos y retos del proyecto
Migrar de la obsoleta 1C:UPP a 1C:ERP
- Durante mucho tiempo el principal sistema de automatización fue la configuración 1C:UPP, de la que la empresa necesitaba migrar a 1C:ERP. Había que conservar todos los procesos existentes y bien consolidados, y añadir al sistema los nuevos. Junto con UPP se usaban también hojas de cálculo de Excel para cubrir las funciones que faltaban. Había que mantener los antiguos esquemas de UPP e implementar los nuevos, trasladando todo desde Excel.
Seguimiento del número de serie de cada pieza del quemador
- Las recepciones de componentes importados se registraban mediante documentos personalizados, en los que durante el proceso de entrega solo cambiaban los números de serie. El número de serie antiguo debía conservarse en el historial de suministro y vincularse, mediante el número de la declaración aduanera, con el nuevo número de serie asignado al quemador terminado para su envío al cliente final. Todo esto era necesario para rastrear el historial completo de movimientos de los componentes y de los quemadores terminados, desde el proveedor hasta el cliente.
Cálculo del costo de los quemadores y planificación de compras
- La empresa necesitaba un mecanismo para reservar los componentes recibidos en el almacén para un pedido concreto de un cliente, con la posibilidad de usarlos en órdenes de producción. Este mecanismo era necesario para hacer seguimiento de los componentes entrantes y calcular después correctamente el costo del quemador, ya que los precios de los componentes dependían tanto de los tipos de cambio como del proveedor final.
Modelado del nuevo proceso de trabajo en 1C:ERP
- Había que modelar el proceso de producción en el nuevo sistema ERP teniendo en cuenta todas sus particularidades. Era importante implementar el proceso resultante sin grandes cambios en los procesos de negocio de la empresa, que funcionaban perfectamente tal como estaban. En la versión antigua de UPP el proceso de producción estaba muy simplificado (la plataforma carecía de la funcionalidad necesaria y no se había hecho ninguna personalización), por lo que la mayoría de las operaciones se gestionaban en Excel. Había que cubrir todas las etapas estándar, ahora en el sistema ERP: desembalaje, desmontaje, montaje y pruebas. También debía ser posible añadir manualmente nuevas etapas a las estándar para situaciones no estándar.
¿Cómo se contabilizan las mercancías y los componentes en tránsito?
- Había que definir un proceso de negocio para el esquema de «mercancías en tránsito». Mientras se entregan los componentes o los propios quemadores (en especial desde la oficina en el extranjero), su costo puede cambiar y las solicitudes de suministro empiezan a duplicarse. En la versión antigua del software, esas mercancías se registraban en un documento personalizado «Reserva de mercancías» basado en documentos de «Recepción de bienes y servicios». Ahora había que implementar este esquema en ERP, resolviendo por completo todos los puntos problemáticos.
Puesta en marcha con un calendario muy ajustado
- El plazo de todo el proyecto era muy ajustado. En solo 6 meses había que reproducir toda la funcionalidad de UPP en el nuevo sistema ERP. Los usuarios debían empezar a trabajar en el sistema, con los saldos migrados, a comienzos del siguiente año calendario. Esto condicionó la manera de ejecutar el proyecto.
Nuestro enfoque
Para llevar a cabo la migración correctamente se eligió, dado el plazo ajustado, la metodología de proyecto «Tecnología de implementación rápida de 1C:ERP». Realizamos un análisis de negocio de los procesos actuales de la empresa, preparamos un informe de análisis de negocio y acordamos con el cliente el plan de trabajo para confirmar que los procesos de negocio documentados eran correctos. Después decidimos modelar los procesos actuales en el nuevo sistema 1C:ERP. Se prestó especial atención al departamento de producción, ya que 1C:UPP no tenía un esquema de producción específico (solo se había implementado un esquema de montaje/desmontaje y todas las funciones adicionales se resolvían en hojas de cálculo de Excel). El modelado puso de manifiesto la funcionalidad de la que carecía el software y se redactó una especificación para la personalización del sistema.
Propusimos al cliente el siguiente plan de acción:
- Análisis de negocio de los procesos actuales de la empresa
- Modelado de los procesos actuales en el nuevo sistema ERP
- Especificación para la personalización de informes y documentos en el sistema contable
- Personalización de la base de información (infobase) por parte del equipo de desarrollo
- Demostración del proceso de negocio modelado para confirmar que funciona, o su ajuste según sea necesario
- Preparación de manuales de usuario y entrega al cliente de un sistema listo para usar
- Desarrollo de un mecanismo de seguimiento integral de números de serie
- Desarrollo de un mecanismo de seguimiento de mercancías y componentes «en tránsito»
- Implementación del registro del tiempo de trabajo de los empleados en cada etapa de montaje y venta
- Desarrollo de un sistema de cálculo de costos para productos complejos de múltiples componentes
- Modelado e implementación de procesos en el entorno ERP
- Migración de datos históricos e integración con datos de hojas de cálculo externas
- Soporte durante los primeros 2 meses de operación de la empresa
Resultados del proyecto para el cliente
El cliente recibió un producto completo y operativo que cumple plenamente la legislación rusa y permite ejecutar de forma automatizada los procesos de negocio de la empresa. La migración de UPP a ERP se completó con éxito. Se mejoró el mecanismo de suministro por pedido, con seguimiento por números de serie y reserva de mercancías para pedidos. Se configuró el registro del tiempo de trabajo de los empleados en producción, lo que permite incluir de forma eficaz los costos de mano de obra en el costo de los productos fabricados con las herramientas estándar de 1C:ERP.
Suministro por pedido configurado y mejorado
Para controlar los componentes entrantes destinados a pedidos concretos se configuró la contabilidad por pedido. Esto eliminó el riesgo de conflictos entre departamentos, en los que un gerente de ventas podía reservar un componente recibido para un pedido determinado e interrumpir la cadena de producción.
Subsistema de producción implementado
Se configuró y personalizó un mecanismo de producción para el personal de fabricación. Esto permitió estandarizar las listas de materiales de producción, que especifican con claridad los componentes de cada quemador, y hacer seguimiento del tiempo de trabajo que los empleados dedican a la producción. Se eliminó la confusión en torno a las etapas de producción: ahora las etapas están asignadas con claridad a cada quemador, con la posibilidad de ajustar manualmente la lista de componentes y la dedicación de mano de obra en cada etapa.
Seguimiento por números de serie estandarizado
Para los componentes importados entrantes y para los quemadores que requieren recomposición del kit antes de venderse al cliente, se configuró el seguimiento por números de serie, que permite rastrear con precisión toda la cadena de suministro en combinación con el suministro por pedido.
Conclusiones
El éxito del proyecto eliminó todos los puntos problemáticos de la empresa.
Aumentaron las utilidades y la eficiencia, mientras que disminuyeron los costos y la complejidad contable.
Gracias al cálculo preciso del costo de producción, la empresa pudo ofrecer para sus productos los precios más bajos del mercado.
El departamento de logística pudo trabajar con precisión y eliminar las pérdidas de equipos y consumibles.
Producción pudo fijar plazos claros para la fabricación y la venta de los productos terminados.
El mecanismo de control de números de serie ayudó a eliminar defectos y a cumplir con mayor rigor las obligaciones de garantía con los clientes, lo que aumentó su fidelidad.
