CIB UNIGAS

الانتقال من 1C:UPP إلى 1C:ERP. تنفيذ حساب التكاليف ومحاسبة البضائع «في الطريق»

مجال النشاط

تضع CIB Unigas اليوم أكثر من 40 عامًا من الخبرة في خدمة تحسين الخصائص الديناميكية الحرارية والميكانيكية للحارقات. ويعمل مهندسو CIB Unigas باستمرار على تطوير مكونات الحارقات، دامجين أحدث ما توصلت إليه الإلكترونيات. وCIB Unigas فريق من المتخصصين الملتزمين بالتعاون المستمر مع عملائهم. فالذكاء والنهج الفردي تجاه احتياجات كل عميل هما أساس CIB Unigas وأساس قدرتها التنافسية ومرونتها أمام العوامل الخارجية المتغيرة باستمرار.

الحل الأساسي

1C:ERP

أهداف المشروع

1. توحيد جميع عمليات الأعمال في نظام واحد
2. الحفاظ على الممارسات القائمة واعتماد عمليات تجارية جديدة

أهداف المشروع وتحدياته

الانتقال من 1C:UPP القديم إلى 1C:ERP

• ظل الإعداد البرمجي 1C:UPP لفترة طويلة نظام الأتمتة الرئيسي، وكانت الشركة بحاجة إلى الانتقال منه إلى 1C:ERP. وكان لا بد من الحفاظ على جميع العمليات القائمة الراسخة وإضافة عمليات جديدة إلى النظام. وإلى جانب UPP، استُخدمت جداول Excel أيضًا لتغطية الوظائف الناقصة. وكان لا بد من الإبقاء على مخططات UPP القديمة وتنفيذ مخططات جديدة، مع نقل كل ما في Excel إلى النظام.

تتبع الرقم التسلسلي لكل قطعة من قطع الحارق

• سُجّلت عمليات استلام المكونات المستوردة باستخدام مستندات مخصصة لا يتغير فيها سوى الأرقام التسلسلية أثناء عملية التوريد. وكان لا بد من الاحتفاظ بالرقم التسلسلي القديم في سجل التوريد وربطه، عبر رقم البيان الجمركي، بالرقم التسلسلي الجديد الذي يُخصَّص للحارق الجاهز عند شحنه إلى العميل النهائي. وكل ذلك لازم لتتبع كامل تاريخ حركة المكونات والحارقات الجاهزة من المورّد إلى العميل.

حساب تكلفة الحارقات وتخطيط المشتريات

• احتاجت الشركة إلى آلية لحجز المكونات الواردة إلى المستودع لطلب عميل محدد، مع إمكانية استخدامها في أوامر الإنتاج. وكانت هذه الآلية لازمة لتتبع المكونات الواردة ثم حساب تكلفة الحارق بشكل صحيح، إذ كانت أسعار المكونات تعتمد على أسعار الصرف والمورّد النهائي معًا.

نمذجة آلية العمل الجديدة في 1C:ERP

• كان لا بد من نمذجة العملية الإنتاجية في نظام ERP الجديد مع مراعاة جميع خصائصها. وكان من المهم تنفيذ العملية الناتجة دون تغييرات كبيرة في عمليات الأعمال للشركة التي كانت تعمل على ما يرام كما هي. ففي الإصدار القديم من UPP كانت العملية الإنتاجية مبتورة إلى حد كبير (إذ كانت المنصة تفتقر إلى الوظائف ولم يُجرَ أي تطوير مخصص)، ولذلك كانت معظم العمليات تُنجز في Excel. وكان لا بد من تغطية جميع المراحل القياسية الآن داخل نظام ERP: فك التغليف، والتفكيك، والتجميع، والاختبار. كما كان لا بد من إمكانية إضافة مراحل جديدة يدويًا إلى المراحل القياسية للحالات غير القياسية.

كيف تُحاسَب البضائع والمكونات «في الطريق»؟

• كان لا بد من وضع عملية تجارية لمخطط «البضائع في الطريق». فأثناء توريد المكونات أو الحارقات نفسها (ولا سيما من المكتب الأجنبي)، قد تتغير تكلفتها وتبدأ طلبات التوريد في التكرار. وفي الإصدار القديم من البرنامج كانت هذه البضائع تُسجَّل في مستند «حجز البضائع» المخصص المبني على مستندات «استلام البضائع والخدمات». والآن كان لا بد من تنفيذ هذا المخطط في ERP مع معالجة جميع نقاط الإشكال معالجة كاملة.

الإطلاق الفعلي في جدول زمني ضيق

• كان الجدول الزمني للمشروع بأكمله ضيقًا جدًا. ففي 6 أشهر فقط كان لا بد من إعادة بناء جميع وظائف UPP في نظام ERP الجديد. وكان على المستخدمين البدء بالعمل الفعلي في النظام، مع ترحيل الأرصدة، في مطلع السنة التقويمية التالية. وقد حدّد ذلك طريقة تنفيذ المشروع.

نهجنا

لإنجاز الانتقال بصورة سليمة، اختيرت منهجية المشروع «تقنية التنفيذ السريع لـ 1C:ERP» (نظرًا لضيق الجدول الزمني). وأجرينا تحليل أعمال للعمليات الحالية في الشركة، وأعددنا تقرير تحليل الأعمال، واتفقنا مع العميل على خطة العمل للتأكد من صحة عمليات الأعمال الموثقة. ثم قررنا نمذجة العمليات الحالية في نظام 1C:ERP الجديد. وأُوليت عناية خاصة لقسم الإنتاج، إذ لم يكن في 1C:UPP مخطط إنتاج محدد (فقد نُفّذ مخطط التجميع والتفكيك فقط، وكانت جميع الوظائف الإضافية تُنجز في جداول Excel). وكشفت النمذجة الوظائف الناقصة في البرنامج، فكُتبت مواصفات لتخصيص النظام.

اقترحنا على العميل خطة العمل التالية:

• تحليل أعمال للعمليات الحالية في الشركة
• نمذجة العمليات الحالية في نظام ERP الجديد
• مواصفات لتخصيص التقارير والمستندات في نظام المحاسبة
• تخصيص قاعدة المعلومات على يد فريق التطوير
• عرض العملية التجارية المنمذجة للتأكد من عملها، أو تعديلها عند الحاجة
• إعداد أدلة المستخدم وتسليم نظام جاهز للاستخدام إلى العميل
• تطوير آلية شاملة لتتبع الأرقام التسلسلية
• تطوير آلية لتتبع البضائع والمكونات «في الطريق»
• تنفيذ تسجيل وقت الموظفين في كل مرحلة من مراحل التجميع والبيع
• تطوير نظام لحساب التكاليف للمنتجات المعقدة متعددة المكونات
• نمذجة العمليات وتنفيذها في بيئة ERP
• ترحيل البيانات القديمة والتكامل مع البيانات من الجداول الخارجية
• الدعم خلال أول شهرين من عمل الشركة في النظام

نتائج المشروع للعميل

حصل العميل على منتج متكامل وعامل يتوافق تمامًا مع التشريعات الروسية ويدعم التنفيذ الآلي للعمليات التجارية للشركة. وتم الانتقال من UPP إلى ERP بنجاح. وجرى تطوير آلية التوريد بحسب الطلب مع تتبع الأرقام التسلسلية وحجز البضائع للطلبات. كما أُعدّ تسجيل وقت الموظفين في الإنتاج، مما أتاح احتساب تكاليف العمالة ضمن تكلفة المنتجات المصنّعة بفعالية باستخدام أدوات 1C:ERP القياسية.

إعداد التوريد بحسب الطلب وتطويره

لضبط المكونات الواردة لطلبات محددة، أُعدّت محاسبة بحسب الطلب. وقد أزال ذلك خطر التعارض بين الأقسام، حين كان بإمكان مدير المبيعات حجز مكوّن وصل لطلب معين وتعطيل سلسلة الإنتاج.

تنفيذ نظام فرعي للإنتاج

أُعدّت آلية الإنتاج وطُوّرت لتلائم احتياجات موظفي الإنتاج. وأتاح ذلك توحيد قوائم المواد الإنتاجية (BOM) التي تحدد بوضوح مكونات كل حارق، وتتبع وقت العمل الذي يقضيه الموظفون في الإنتاج. وزال الالتباس حول مراحل الإنتاج: إذ أصبحت المراحل مرتبطة بوضوح بكل حارق، مع إمكانية تعديل قائمة المكونات وجهد العمل يدويًا في كل مرحلة.

توحيد تتبع الأرقام التسلسلية

جرى إعداد تتبع الأرقام التسلسلية للمكونات المستوردة الواردة وللحارقات التي تحتاج إلى إعادة تجميع قبل بيعها للعميل، مما أتاح تتبع سلسلة التوريد بأكملها بدقة بالاقتران مع التوريد بحسب الطلب.

الاستنتاجات

أزال المشروع الناجح جميع نقاط الإشكال لدى الشركة.

ارتفعت الأرباح والكفاءة، بينما انخفضت التكاليف وتعقيد المحاسبة.

بفضل الحساب الدقيق لتكلفة الإنتاج، تمكنت الشركة من تقديم أدنى الأسعار في السوق لمنتجاتها.

تمكّن قسم الخدمات اللوجستية من العمل بدقة والقضاء على خسائر المعدات والمواد الاستهلاكية.

تمكّن قسم الإنتاج من تحديد مواعيد واضحة لإنتاج المنتجات الجاهزة وبيعها.

ساعدت آلية ضبط الأرقام التسلسلية على القضاء على العيوب والوفاء بالتزامات الضمان تجاه العملاء بصورة أدق، مما زاد ولاء العملاء.