Como estimar o custo de um projeto de automação empresarial

FAQ: Estamos planejando implementar o 1C:ERP. Pedimos a três parceiros de implementação uma cotação do projeto. Um indicou RUB 12 milhões (≈ US$ 120.000), o segundo, RUB 25 milhões (≈ US$ 250.000) e o terceiro, RUB 30 milhões (≈ US$ 300.000). Por que essa variação de preço é tão grande?

Responde Adel Kagarmanova, gerente de projetos de implementação do 1C:ERP/1C:ERP.UH na Tsifrovizatsiya Proizvodstva (CIFP)

A estimativa inicial sempre se baseia nos dados de entrada do cliente. Quanto mais detalhados e confiáveis os dados, mais precisa a estimativa.

Cada parceiro de implementação tem seu próprio jeito de estimar. Existem vários métodos.

Nós usamos 2 métodos de estimativa:

O primeiro método que usamos é o método por recursos. Nele, o esforço do projeto é calculado a partir do tamanho previsto da equipe necessária, em FTE (full-time equivalent, ou equivalente em tempo integral: as horas correspondentes à carga integral de trabalho de um especialista), e da duração prevista das etapas do projeto. A previsão se baseia na experiência de projetos anteriores e nos riscos esperados. Esse método é menos transparente e mais superficial, porque não fica claro quanto esforço as tarefas do projeto realmente vão exigir. Só o usamos quando o cliente exige sigilo estrito e não está aberto a compartilhar informações, quando não conseguimos obter dados mais detalhados do cliente ou quando é preciso calcular rapidamente um orçamento aproximado do projeto.

O segundo método que usamos é o método por tarefas. Ele também se baseia na experiência de projetos anteriores, mas as horas de esforço são somadas tarefa por tarefa, e só depois se definem o tamanho da equipe e o prazo de cada etapa. O projeto é estimado com base no tempo necessário para tarefas específicas. Esse método exige que o parceiro de implementação se aprofunde nas tarefas e nos processos de negócio do cliente.

Preferimos o segundo método, porque ele é mais próximo da realidade e cobre a maioria dos riscos comuns. É por isso que fazemos uma avaliação pré-projeto antes do início do projeto.

Para a avaliação pré-projeto, temos nossa própria lista de blocos funcionais padronizados, cada um com uma relação de processos de negócio detalhada até o segundo nível. Também temos questionários que usamos nas entrevistas ou enviamos aos clientes para que preencham por conta própria.

No local, mergulhamos nos processos, esclarecemos os problemas de cada processo de negócio existente e registramos todas as informações em nossa lista. Também conhecemos os usuários-chave. Em seguida, processamos esse registro e, com base na experiência de projetos anteriores no setor, conseguimos dar uma estimativa mais realista para todas as etapas do projeto.

Ao escolher um parceiro de implementação, a abordagem de estimativa faz diferença. Às vezes o preço é fechado, mas o que o projeto incluirá não é descrito em detalhes. Apenas algumas exclusões são listadas, e o custo do projeto fica subestimado. Os clientes geralmente gostam dessa proposta comercial. Porém, é justamente aí que estão os maiores riscos. Pode acontecer de o orçamento não incluir parte dos trabalhos necessários ou determinado resultado. Nesses casos, o custo do projeto pode subir bastante no pior momento possível.

Isso acontece repetidamente em muitos projetos. Basta olhar as estatísticas ou conversar com clientes que já passaram por projetos de 1C:ERP. É exatamente por isso que muitos projetos nunca são concluídos ou terminam com resultados insatisfatórios.

As duas partes dividem a responsabilidade por esse resultado:

- o cliente, que espera um projeto chave na mão, mas omite ou não esclarece certos detalhes (por exemplo, que há sistemas adicionais a integrar ou que não há especialistas de TI na equipe para instalar o software, e o cliente espera que a instalação esteja incluída no orçamento do projeto).

- o integrador, que não detalhou na proposta comercial o que está no escopo do projeto, suas entregas e suas limitações, incluindo:

• Escopo funcional do projeto;
• Escopo metodológico do projeto;
• Escopo técnico do projeto;
• Escopo organizacional do projeto;
• Escopo geográfico do projeto.

Já tivemos um projeto em que o cliente fez sua escolha com foco na redução de custos. Ao receber a estimativa de custo do projeto, ele quis lançar um conjunto mínimo de blocos, deixando de fora diversas integrações existentes que também precisavam ser desenvolvidas. Assim, o preço do projeto sem essas integrações ficou muito menor. No meio do projeto, ficou claro que o cliente precisava dessas integrações. Mas o desenvolvimento de cada integração é uma tarefa extensa e trabalhosa, que também era necessária para entregar o projeto, o que levou à busca de um acordo para aumentar o orçamento. Nem todo projeto consegue chegar a um acordo entre cliente e parceiro de implementação sobre orçamento adicional, e há o risco de o projeto ser suspenso.

Hoje, com muitos anos de experiência, preenchemos um questionário e entrevistamos todos os responsáveis pelos processos para entender de onde vêm os dados do sistema. Com base nisso, elaboramos uma proposta comercial que lista todas as integrações a serem entregues no projeto. Também montamos uma lista de exclusões: processos ou trabalhos que não fazem parte do projeto. Ao apresentar a proposta comercial, sempre combinamos com o cliente que os itens excluídos, se necessário, serão entregues com custo adicional. Isso ajuda a evitar conflitos e a reduzir os riscos do projeto.

Os preços de projeto mais baixos geralmente vêm de empresas pouco conhecidas e sem muita experiência. É a única forma que elas têm de vender um projeto. Mas há um alto risco de não conseguirem assumir a responsabilidade de entregar o trabalho combinado. Empresas grandes ou consolidadas não aceitam projetos por um preço irreal, pois sabem por experiência que não conseguem entregar o trabalho e a qualidade exigidos por esse valor.

Recomendamos

- solicitar estimativas do projeto a vários parceiros de implementação

- observar como cada um aborda a estimativa

- e, principalmente, ler com atenção a proposta comercial: o que está dentro do escopo do projeto e o que está fora

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