كيفية تقدير تكلفة مشروع أتمتة المؤسسة

سؤال شائع: نخطط لتنفيذ 1C:ERP. طلبنا عروض أسعار للمشروع من ثلاث جهات منفّذة: قدّمت الأولى 12 مليون روبل (≈ 120,000 دولار)، والثانية 25 مليون روبل (≈ 250,000 دولار)، والثالثة 30 مليون روبل (≈ 300,000 دولار). لماذا هذا التفاوت الكبير في الأسعار؟

أجابت Adel Kagarmanova، مديرة مشروع تنفيذ 1C:ERP/1C:ERP.UH في Tsifrovizatsiya Proizvodstva (CIFP)

يستند التقدير الأولي دائمًا إلى المعطيات التي يقدمها العميل. وكلما كانت هذه المعطيات أكثر تفصيلًا وموثوقية، كان التقدير أدق.

لكل جهة منفّذة أسلوبها الخاص في التقدير، وهناك عدة طرق.

نعتمد طريقتين للتقدير:

الطريقة الأولى التي نستخدمها هي الطريقة القائمة على الموارد. وبموجبها يُحسب الجهد المطلوب للمشروع انطلاقًا من الحجم المتوقع لفريق المشروع اللازم، ومن FTE (المكافئ بدوام كامل: عدد الساعات التي تعادل حجم العمل الكامل لمتخصص واحد)، ومن المدة المتوقعة لمراحل المشروع. ويستند التنبؤ إلى خبرة المشاريع السابقة والمخاطر المتوقعة. وهذه الطريقة أقل شفافية وأكثر سطحية، لأنه من غير الواضح مدى كثافة العمل التي ستتطلبها مهام المشروع فعليًا. ولا نلجأ إليها إلا عندما يشترط العميل سرية صارمة ولا يرغب في تبادل المعلومات، أو عندما يتعذر علينا الحصول منه على معلومات أكثر تفصيلًا، أو عندما نحتاج إلى حساب ميزانية تقريبية للمشروع بسرعة.

الطريقة الثانية التي نستخدمها هي الطريقة القائمة على المهام. وهي تستند أيضًا إلى خبرة المشاريع السابقة، لكن يُجمع فيها الجهد بالساعات لكل مهمة على حدة، وبعد ذلك فقط يُحدَّد حجم الفريق والجدول الزمني لكل مرحلة. أي إن المشروع يُقدَّر بحسب الوقت اللازم لمهام محددة. وتتطلب هذه الطريقة من الجهة المنفّذة التعمق أكثر في المهام وفي عمليات الأعمال لدى العميل.

نفضّل الطريقة الثانية لأنها أقرب إلى الواقع وتغطي معظم المخاطر الشائعة. ولهذا نجري تقييم ما قبل المشروع قبل انطلاقه.

في إطار تقييم ما قبل المشروع، نعتمد قائمتنا الخاصة من الكتل الوظيفية الموحّدة، ولكل كتلة قائمة بعمليات الأعمال حتى المستوى الثاني. ولدينا أيضًا استبيانات نستخدمها لإجراء المقابلات أو نرسلها إلى العملاء لتعبئتها بأنفسهم.

في موقع العميل نتعمق في العمليات، ونوضّح المشكلات القائمة في كل عملية من عمليات الأعمال الحالية، ونسجّل كل المعلومات في قائمتنا. كما نتعرف على المستخدمين الرئيسيين. ثم نعالج هذا السجل، ونستطيع، استنادًا إلى خبرة المشاريع السابقة في القطاع، تقديم تقدير أكثر واقعية لجميع مراحل المشروع.

عند اختيار الجهة المنفّذة، يكتسب نهج التقدير أهمية. فأحيانًا يُحدَّد سعر دون وصف تفصيلي لما سيشمله المشروع، ولا تُذكر إلا بضعة استثناءات، فتكون تكلفة المشروع أقل من الواقع. وغالبًا ما يعجب العملاءَ هذا العرض التجاري. غير أن أكبر المخاطر تكمن هنا تحديدًا. فقد يتبين أن الميزانية لا تشمل بعض الأعمال الضرورية أو نتيجة معينة. وفي هذه الحالات قد ترتفع تكلفة المشروع ارتفاعًا كبيرًا في أسوأ لحظة ممكنة.

يتكرر هذا مرة بعد أخرى في كثير من المشاريع. يمكنكم الاطلاع على الإحصاءات أو التحدث مع عملاء أطلقوا بالفعل مشاريع 1C:ERP. وهذا بالتحديد سبب عدم اكتمال كثير من المشاريع أو انتهائها بنتائج غير مرضية.

ويتحمل الطرفان مسؤولية مشتركة عن هذه النتيجة:

- العميل، الذي يتوقع مشروعًا بنظام «تسليم المفتاح» لكنه يحجب بعض التفاصيل أو لا يوضحها (مثل وجود أنظمة إضافية ستحتاج إلى تكامل، أو عدم وجود متخصصين في تقنية المعلومات ضمن كوادره لتثبيت البرنامج، مع توقعه أن يكون التثبيت مشمولًا في ميزانية المشروع).

- شركة تكامل الأنظمة، التي لم توضح في العرض التجاري ما يدخل في نطاق المشروع ومخرجاته وحدوده، بما في ذلك:

• النطاق الوظيفي للمشروع؛
• النطاق المنهجي للمشروع؛
• النطاق التقني للمشروع؛
• النطاق التنظيمي للمشروع؛
• النطاق الجغرافي للمشروع.

في أحد مشاريعنا، اختار العميل وفي ذهنه هدف خفض التكلفة. وعند تسلّمه التكلفة التقديرية للمشروع، أراد إطلاق مجموعة دنيا من الكتل وترك التكاملات القائمة المختلفة التي كان لا بد من العمل عليها أيضًا. وبالتالي كان سعر المشروع بدون هذه التكاملات أقل بكثير. وفي منتصف المشروع اتضح أن العميل يحتاج إلى هذه التكاملات. لكن تطوير كل تكامل عمل كبير ومكثف الجهد، وكان لا بد من إنجازه لتسليم المشروع أيضًا، مما استلزم البحث عن حل وسط بشأن زيادة الميزانية. وليس كل مشروع ينجح في التوصل إلى حل وسط بين العميل والجهة المنفّذة حول ميزانية إضافية، وهناك خطر أن يتوقف المشروع.

أما الآن، وبفضل خبرة سنوات طويلة، فنعبّئ استبيانًا ونجري مقابلات مع جميع أصحاب العمليات لفهم مصدر البيانات في النظام. وعلى هذا الأساس نعدّ عرضًا تجاريًا يسرد جميع التكاملات التي ستُنفَّذ ضمن المشروع. ونُعدّ قائمة بالاستثناءات: العمليات أو الأعمال غير المشمولة في المشروع. وعند تقديم العرض التجاري نتفق دائمًا مع العميل على أن البنود المستثناة تُنفَّذ عند الحاجة بتكلفة إضافية. وهذا يساعد على تجنب الخلافات وتقليل مخاطر المشروع.

تأتي أدنى أسعار المشاريع عادةً من شركات غير معروفة وقليلة الخبرة. فهذه سبيلها الوحيد لبيع المشروع. لكن هناك خطرًا كبيرًا في ألا تتمكن من تحمّل مسؤولية تنفيذ الأعمال المتفق عليها. أما الشركات الكبيرة أو الراسخة فلا تقبل مشاريع بسعر غير واقعي، لعلمها من الخبرة أنها لن تستطيع تنفيذ الأعمال المطلوبة بالجودة المطلوبة بذلك السعر.

نوصي بما يلي

- طلب تقديرات للمشروع من عدة جهات منفّذة

- النظر في نهج كل منها في التقدير

- والأهم من ذلك، قراءة العرض التجاري بعناية: ما الذي يدخل في نطاق المشروع وما الذي يخرج عنه

هل تريدون أن نقدّر تكلفة أتمتة شركتكم؟

راسلوا روبوت الدردشة لدينا