Cómo estimar el costo de un proyecto de automatización de una empresa

Pregunta frecuente: Planeamos implementar 1C:ERP. Pedimos a tres contratistas una cotización del proyecto. Uno cotizó 12 millones de RUB (≈ 120 000 USD), el segundo 25 millones de RUB (≈ 250 000 USD) y el tercero 30 millones de RUB (≈ 300 000 USD). ¿Por qué hay una diferencia de precio tan grande?

Responde Adel Kagarmanova, directora de proyecto de implementación de 1C:ERP/1C:ERP.UH en Tsifrovizatsiya Proizvodstva (CIFP)

La estimación inicial siempre se basa en los datos de partida del cliente. Cuanto más detallados y confiables sean los datos, más precisa será la estimación.

Cada contratista aborda la estimación a su manera. Existen varios métodos.

Nosotros utilizamos 2 métodos de estimación:

El primer método que utilizamos es el método por recursos. Con este método, el esfuerzo del proyecto se calcula a partir del tamaño previsto del equipo necesario, expresado en FTE (equivalente a tiempo completo: las horas que corresponden a la jornada completa de un especialista), y de la duración prevista de las etapas del proyecto. El pronóstico se basa en la experiencia de proyectos anteriores y en los riesgos previstos. Este método es menos transparente y más superficial, porque no se sabe con certeza cuán laboriosas resultarán en realidad las tareas del proyecto. Lo aplicamos solo cuando el cliente exige una estricta confidencialidad y no está dispuesto a compartir información, cuando no podemos obtener del cliente información más detallada o cuando hay que calcular con rapidez un presupuesto aproximado del proyecto.

El segundo método que utilizamos es el método por tareas. También se basa en la experiencia de proyectos anteriores, pero aquí se suma el esfuerzo en horas de cada tarea y solo después se determinan el tamaño del equipo y el plazo de cada etapa. El proyecto se estima a partir del tiempo que requieren tareas concretas. Este método obliga al contratista a profundizar más en las tareas y en los procesos de negocio del cliente.

Preferimos el segundo método, porque se acerca más a la realidad y cubre la mayoría de los riesgos habituales. Por eso, antes de iniciar el proyecto realizamos una evaluación previa al proyecto.

Para la evaluación previa al proyecto contamos con un catálogo propio de bloques funcionales estandarizados, cada uno con una lista de procesos de negocio hasta el segundo nivel. También disponemos de cuestionarios que usamos para realizar entrevistas o que enviamos a los clientes para que los completen por su cuenta.

Ya en las instalaciones del cliente, profundizamos en los procesos, aclaramos los problemas de cada proceso de negocio existente y registramos toda la información en nuestro catálogo. También conocemos a los usuarios clave. Luego procesamos este registro y, apoyándonos en la experiencia de proyectos anteriores del sector, podemos ofrecer una estimación más realista de todas las etapas del proyecto.

Al elegir un contratista, importa su enfoque de la estimación. A veces se fija un precio, pero no se describe con detalle qué incluirá el proyecto. Solo se enumeran unas pocas exclusiones y el costo del proyecto queda subestimado. A los clientes suele gustarles una propuesta comercial así. Sin embargo, es justo ahí donde se concentran los mayores riesgos. Puede resultar que el presupuesto no incluya parte del trabajo necesario o determinado resultado. En ese caso, el costo del proyecto puede aumentar de forma considerable en el peor momento posible.

Esto ocurre una y otra vez en muchos proyectos. Basta con revisar las estadísticas o hablar con clientes que ya han puesto en marcha proyectos de 1C:ERP. Precisamente por eso muchos proyectos nunca se completan o terminan con resultados insatisfactorios.

Ambas partes comparten la responsabilidad de este resultado:

- el cliente, que espera un proyecto llave en mano, pero oculta o no aclara ciertos detalles (por ejemplo, que existen sistemas adicionales que habrá que integrar, o que no cuenta en plantilla con especialistas de TI para instalar el software y espera que la instalación esté incluida en el presupuesto del proyecto).

- el integrador, que no especificó en la propuesta comercial qué entra en el alcance del proyecto, cuáles son sus entregables y cuáles sus limitaciones, entre ellas:

• Alcance funcional del proyecto;
• Alcance metodológico del proyecto;
• Alcance técnico del proyecto;
• Alcance organizativo del proyecto;
• Alcance geográfico del proyecto.

En una ocasión tuvimos un proyecto en el que el cliente tomó su decisión con el foco puesto en reducir costos. Al recibir la estimación del costo del proyecto, el cliente quiso poner en marcha un conjunto mínimo de bloques, dejando fuera las diversas integraciones existentes que también había que desarrollar. En consecuencia, el precio del proyecto sin esas integraciones era mucho menor. A mitad del proyecto quedó claro que el cliente necesitaba esas integraciones. Pero desarrollar cada integración es un trabajo voluminoso y laborioso, y además era indispensable para entregar el proyecto, por lo que hubo que buscar una solución de compromiso para ampliar el presupuesto. No todos los proyectos logran que el cliente y el contratista lleguen a un acuerdo sobre un presupuesto adicional, y existe el riesgo de que el proyecto se detenga.

Hoy, apoyándonos en muchos años de experiencia, completamos un cuestionario y entrevistamos a todos los responsables de los procesos para entender de dónde proceden los datos del sistema. Con base en ello, elaboramos una propuesta comercial que enumera todas las integraciones que se entregarán dentro del proyecto. Elaboramos también una lista de exclusiones: procesos o trabajos que no forman parte del proyecto. Al presentar la propuesta comercial, siempre acordamos con el cliente que lo excluido, si hace falta, se realizará con un costo adicional. Así se evitan conflictos y se reducen los riesgos del proyecto.

Las tarifas más bajas suelen provenir de empresas poco conocidas y con poca experiencia. Es su única forma de vender un proyecto. Pero hay un alto riesgo de que no puedan asumir la responsabilidad de entregar el trabajo acordado. Las empresas grandes o consolidadas no aceptan proyectos a un precio poco realista, pues saben por experiencia que a ese precio no pueden entregar el trabajo ni la calidad requeridos.

Recomendamos

- solicitar estimaciones del proyecto a varios contratistas

- observar cómo abordan la estimación

- y, sobre todo, leer con atención la propuesta comercial: qué entra en el alcance del proyecto y qué queda fuera

¿Quiere que estimemos el costo de automatizar su empresa?

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