10 errores que evitar al poner en marcha un sistema ERP 

10. Especialistas de equipos distintos

Para ahorrar, los clientes suelen contratar a especialistas que nunca han trabajado juntos como equipo. (Y eso sin mencionar a quienes intentan implementar 1C:ERP con un solo especialista; contamos cómo termina eso en nuestro caso de éxito Productividad 4 veces mayor y 5 veces menos tiempo de inactividad: PIK-Element.) Incluso si los especialistas son técnicamente competentes, en el 99 % de los casos tardan mucho en encontrar puntos en común.  

Para ejecutar un proyecto con calidad se necesita un equipo sólido de arquitecto, analista y desarrollador. Solo un equipo bien coordinado puede lograr resultados en plazos ajustados.

9. La implementación y el soporte son trabajos distintos

No sobrecargue a los especialistas de implementación con tareas de soporte del sistema antiguo. Encargue ese trabajo a una línea específica de consultoría o de soporte técnico. De lo contrario, la implementación empieza a estancarse.

Es mejor elegir un contratista que preste soporte técnico desde el principio, para no tener que buscar otro para esta área de trabajo. A medida que se ponen en marcha los módulos del sistema, los traspasamos a soporte. De este modo, la implementación avanza más rápido.

8. Firmar sin leer

A veces el cliente firma el informe de análisis de negocio sin leerlo con atención. Sin embargo, la estimación del costo del proyecto se basa precisamente en los resultados de este análisis (lo tratamos en detalle en nuestro artículo «Cómo estimar el costo de un proyecto de automatización de una empresa»). El informe puede ocultar un precio injustificado o pasar por alto detalles importantes. Esto conduce inevitablemente a conflictos durante el proyecto.  

Revise siempre el informe junto con sus propios especialistas y socios. Asegúrese de que se incluyan todos los requisitos importantes y busque ahorros solo en los elementos opcionales.

7. Aceptación lenta de los trabajos

Si el cliente no dedica suficiente tiempo al proyecto de implementación de 1C:ERP y retrasa la aceptación de los trabajos, el proyecto se encarecerá y se alargará de forma notable. Cada día de retraso en la aceptación supone tiempo ocioso de los especialistas y pérdida de ganancias para el cliente.

6. Metodología de gestión del proyecto

Trabajamos con métodos ágiles modernos, como Kanban y Scrum. Estos métodos ponen en primer lugar los procesos de negocio y las tareas actuales de la empresa. Las actividades innecesarias se reducen al mínimo y solo se realiza el trabajo que aporta valor al cliente. La documentación y la burocracia se mantienen al mínimo, de ahí los resultados rápidos. Sin embargo, estos métodos también tienen sus desventajas. Encontrará más información sobre los métodos ágiles de gestión de proyectos en nuestro video sobre el tema.

5. Un responsable por parte del cliente

Debe haber uno, sin excepciones. Y cuanto más involucrada esté esa persona, mejor. Lo ideal es que el cliente tenga su propio director de proyecto (PM) y un responsable de cada proceso de negocio. Estos usuarios responsables detectarán a tiempo los errores y pedirán que se corrijan o que se modifique la forma en que se modelan los procesos en el sistema.

4. Plazos poco realistas

«¡Pusimos en marcha un ERP en una gran empresa en 2 meses!», afirma un conocido integrador de sistemas. No se deje engañar por este tipo de publicidad. Poner en marcha 1C:ERP en una empresa mediana lleva de 8 a 18 meses. Por muy sólido que sea el contratista, SIEMPRE hay retrasos imprevistos, y cuanto mayor es la empresa, más se producen. Explicamos cómo acortar los plazos de un proyecto en nuestro artículo «3 consejos para que la implementación de 1C:ERP no se alargue durante años».

3. Elegir al contratista con el precio más bajo

Las empresas estatales sufren a menudo este problema por las deficiencias de la ley de contratación pública. Pero las empresas comerciales también caen con frecuencia en la trampa del ahorro. Si el precio del proyecto está por debajo del mercado, lo más probable es que reciba solo la funcionalidad básica y consultores en prácticas sin experiencia, o que se recorte en otros aspectos importantes del proyecto. Para saber a qué prestar atención y evitarlo, consulte el artículo mencionado arriba, «Cómo estimar el costo de un proyecto de automatización de una empresa».

2. ¿Quién hará realmente el trabajo?

Los mejores especialistas y directivos asistieron a las negociaciones, pero para la implementación aparecieron consultores en prácticas. Para evitarlo, indique SIEMPRE en el contrato a los miembros clave del equipo. Normalmente basta con especificar al director de proyecto, 1 o 2 analistas principales, el arquitecto y el desarrollador principal.

1. Sin gestión de proyectos no hay resultado final

Sí, el cliente tendrá que organizar la gestión de proyectos dentro de su propia empresa. En próximas publicaciones explicaremos qué significa y cómo hacerlo.