ERP sistemini devreye alırken kaçınılması gereken 10 hata 

10. Farklı ekiplerden gelen uzmanlar

Tasarruf etmek için müşteriler çoğu zaman daha önce hiç ekip olarak çalışmamış uzmanları işe alır. (1C:ERP'yi tek bir uzmanla uygulamaya çalışanlardan hiç söz etmiyoruz; bunun nasıl sonuçlandığını Verimlilik 4 kat arttı, duruşlar 5 kat azaldı: PIK-Element başarı hikayemizde anlatıyoruz.) Uzmanlar teknik açıdan yetkin olsa bile, vakaların %99'unda ortak bir dil bulmaları uzun zaman alır.  

Yüksek kaliteli proje teslimi için güçlü bir mimar–analist–geliştirici ekibi gerekir. Sıkı bir takvimde sonucu ancak uyumlu bir ekip verebilir.

9. Uygulama ve destek farklı işlerdir

Uygulama uzmanlarını eski sistemin destek görevleriyle yüklemeyin. Bu işi özel bir danışmanlık veya teknik destek hattına devredin. Aksi halde uygulama tıkanmaya başlar.

Başından itibaren teknik destek de veren bir uygulayıcı firma seçmek daha iyidir; böylece bu iş için başka bir firma aramanız gerekmez. Sistem modülleri canlıya geçtikçe bunları desteğe devrediyoruz. Böylece uygulama daha hızlı ilerler.

8. Okumadan imzalamak

Bazen müşteri iş analizi raporunu dikkatle okumadan imzalar. Oysa projenin maliyet tahmini tam olarak bu analizin sonuçlarına dayanır (bunu “Bir işletme otomasyon projesinin maliyeti nasıl tahmin edilir” makalemizde ayrıntılı olarak ele alıyoruz). Rapor, makul olmayan bir fiyatı gizleyebilir ya da önemli ayrıntıları atlayabilir. Bu da proje sırasında kaçınılmaz olarak anlaşmazlıklara yol açar.  

Raporu mutlaka kendi uzmanlarınız ve iş ortaklarınızla birlikte inceleyin. Tüm önemli gereksinimlerin dahil edildiğinden emin olun ve tasarrufu yalnızca isteğe bağlı kalemlerde arayın.

7. İşlerin geç kabul edilmesi

Müşteri 1C:ERP uygulama projesine yeterli zaman ayırmaz ve işlerin kabulünü geciktirirse proje önemli ölçüde pahalılaşır ve uzar. Kabulün geciktiği her gün, uzmanların boşta kalması ve müşteri için kâr kaybı anlamına gelir.

6. Proje yönetimi metodolojisi

Kanban ve Scrum gibi modern çevik (agile) yöntemlerle çalışıyoruz. Bu yöntemler şirketin iş süreçlerini ve güncel görevlerini ön plana alır. Gereksiz faaliyetler asgariye indirilir ve yalnızca müşteri için değerli olan iş yapılır. Dokümantasyon ve bürokrasi en aza indirilir, hızlı sonuçlar da bundan gelir. Ancak bu yöntemlerin de dezavantajları vardır. Çevik proje yönetimi yöntemleri hakkında daha fazlasını özel videomuzda öğrenin.

5. Müşteri tarafında sorumlu bir yönetici

Mutlaka bir kişi olmalı, nokta. Bu kişi ne kadar derinlemesine dahil olursa o kadar iyi. İdeal olarak müşterinin kendi proje yöneticisi (PM) ve her iş sürecinin bir sahibi vardır. Bu sorumlu kullanıcılar hataları zamanında fark eder; bunların düzeltilmesini ya da süreçlerin sistemde modellenme biçiminde değişiklik yapılmasını ister.

4. Gerçekçi olmayan takvimler

“Büyük bir işletmede ERP'yi 2 ayda devreye aldık!” diyor tanınmış bir sistem entegratörü. Bu tür reklamlara kanmayın. Orta ölçekli bir şirkette 1C:ERP'yi canlıya almak 8 ila 18 ay sürer. Uygulayıcı firma ne kadar güçlü olursa olsun HER ZAMAN öngörülemeyen gecikmeler olur ve şirket büyüdükçe bunlar artar. Proje sürelerinin nasıl kısaltılacağını “1C:ERP uygulamanızın yıllarca sürmemesi için 3 ipucu” makalemizde anlatıyoruz.

3. En düşük fiyatı veren uygulayıcı firmanın seçilmesi

Kamu ihale mevzuatındaki kusurlar nedeniyle bundan sıklıkla devlet şirketleri zarar görür. Ancak ticari işletmeler de maliyet tasarrufu tuzağına sık sık düşer. Proje fiyatı piyasanın altındaysa, büyük olasılıkla yalnızca temel işlevsellik ve deneyimsiz stajyer danışmanlar elde edersiniz; ya da projenin diğer önemli yönlerinde kırpma yapılır. Bunu önlemek için nelere dikkat etmeniz gerektiğini yukarıda adı geçen “Bir işletme otomasyon projesinin maliyeti nasıl tahmin edilir” makalesinde bulabilirsiniz.

2. İşi gerçekte kim yapacak?

Müzakerelere en iyi uzmanlar ve yöneticiler katıldı, ama uygulamayı yapmaya stajyerler geldi. Bunu önlemek için kilit ekip üyelerini HER ZAMAN sözleşmede belirtin. Proje yöneticisini, 1–2 baş analisti, mimarı ve baş geliştiriciyi belirtmek genellikle yeterlidir.

1. Proje yönetimi yoksa nihai sonuç da yok

Evet, müşterinin kendi şirketi içinde proje yönetimini kurması gerekecek. Bunun ne anlama geldiğini ve nasıl yapılacağını ilerleyen yazılarda ele alacağız.