1C:ERP uygulaması için danışmanlığa ihtiyacınız var mı?

Büyüme ve gelişimin belirli bir noktasında şirketin iş süreçleri için net metodolojilere ihtiyacı olur. Örneğin bir genel müdürün hızlı ve sağlam kararlar alabilmesi için yönetim muhasebesini devreye alması gerekir: süreci yapılandırmak, pozisyon sistemini kurmak, sorumlulukları belirlemek vb. Bu işler şirket içinde de yapılabilir, ancak bunun için deneme yapıp zaman ve para kaybetmenin anlamı yok — böyle birkaç denemeden sonra şirket kapanmak zorunda kalabilir. Şirketin kadrosunda genellikle uygun bir uzman bulunmaz. İşi ilk seferde doğru yapacak profesyonellere başvurmak çok daha etkilidir.

Danışmanlık firmaları politikalar geliştirir; örneğin bir muhasebe politikası veya bir bütçeleme metodolojisi, yani şirketin nasıl işlemesi gerektiği. Ardından sistem entegratörlerinin bu politikaları halihazırda kullanılan veya devreye alınmakta olan yazılımda hayata geçirmesi gerekir.

Bu yaklaşımın büyük bir dezavantajı var: danışmanlık firmaları, geliştirdikleri metodolojilerin otomatikleştirileceği sistemi tanımaz. Bir BT sisteminde çoğu zaman iş süreci mimarisi için hazır bir çerçeve zaten bulunur.

Örneğin bir şirket 1C:ERP Enterprise Management kullanıyor ve ayrı bir danışmanlık firması, bu BT sisteminde hayata geçirilmesi mümkün olmayan bir metodoloji geliştirebilir. O zaman mevcut yazılımın yeniden yazılması ve özelleştirilmesi gerekir. Buna 1 milyar RUB (≈ 10 milyon USD) yatırabilirsiniz ve belki 10 yıl sonra bir sonuç alırsınız — ya da almazsınız.

İdeal seçenek, sistem entegratörünün ve müşterinin metodolojiyi ve 1C:ERP modüllerini birlikte geliştirmesidir. Böylece metodoloji, gerçekte var olanla ilişkilendirilebilir.

Şu durumlarda danışmanlığa kesinlikle ihtiyacınız var:

- şirketin iş süreçleri için bir metodolojiniz yok

- her departman için muhasebe politikalarınız yok

- her şey “kâğıt üzerinde” değil, çalışanların kafasında

Bu tür danışmanlığı, anahtar teslim uçtan uca otomasyonun bir parçası olarak sunuyoruz.

İş mimarisini tasarlıyor, süreç modelleri oluşturuyor ve mümkün olduğunda esnek süreçleri iş süreçlerini azami ölçüde optimize edecek şekilde ayarlıyoruz; özel geliştirmeleri de gerçekten gerekli olanla sınırlı tutuyoruz. Zira her özel geliştirme, geliştirmeye, güncellemelere ve sistem desteğine harcanan milyonlar demektir.

Projelerimizde işin %70'ini analistler ve fonksiyonel mimarlar yürütür. Bu aşama en zor ve en çok zaman alan aşamadır. Süreç şöyle işler:

Şirketin kaynak belgelerini ayrıntılı biçimde inceliyoruz

Tüm iş süreçlerini inceliyoruz. Çoğu zaman şirket sahibi için bile belli olmayan “gizli” süreçler ortaya çıkıyor

Şirketin tüm süreçlerinin envanterini çıkarıyor, müşteride işlerin şu anda nasıl yürüdüğünü ERP'den veya başka bir sistemden bağımsız olarak belgeliyoruz. Örneğin şöyle görünüyor

İş süreci 1.02 “Sabit kıymetlerin montajı (kit oluşturma)” için eEPC diyagramı

İş süreci 1.03 “Sabit kıymetlerin ve maddi olmayan duran varlıkların/Ar-Ge çalışmalarının kullanıma alınması” için eEPC diyagramı

Modelleme aşamasında iki bakış açısını bir araya getiriyoruz: mevcut durum (as-is) ve hedef durum (to-be)

Bu aşamayı kabul etmek müşteri için de kolay değildir. Modelleme gösterimini gördükten sonra kullanıcılar çoğu zaman kendi sistemlerini ve süreçlerini tanımaz. Bunun kendilerine uymayacağını, şirkette yerleşik düzene göre tüm süreçlerin işlediği özel bir programa ihtiyaç duyduklarını düşünürler.

Bu anlaşılabilir bir durum. Bazen bir şirketin “ölüp yeniden doğması” gerekir. Bu; çalışanlar, yöneticiler ve genel müdür için aynı ölçüde korkutucudur. Kimse yerleşik alışkanlıklarını değiştirmeyi sevmez, bunun için para ödemeyi ise hiç sevmez. Ama aslında seçim şudur: ya kendiniz değişirsiniz ya da onlarca kat daha fazla öder ve özel geliştirmelerle birkaç yıl harcarsınız.

Neden her zaman standart 1C:ERP işlevselliğini öneriyoruz?

Çünkü özel geliştirme ne kadar azsa, proje bütçesi ile destek, güncelleme vb. maliyetler de o kadar düşük olur. Burada onlarca, bazen yüzlerce milyon rubleden söz ediyoruz. Yani doğru süreçleri kurmak daha hızlı, daha ucuz ve daha etkili çıkıyor.

“Müşteriler genellikle danışmanlık için bize gelmez. Buna neden ihtiyaç duyulduğunu ve ne değer kattığını pek anlamazlar. Onlar sadece modern bir işletme yönetim sistemi ister — ideal olarak hızlı, çok pahalı olmayan ve süreçlerine uyarlanmış.

İşte burada biz devreye giriyoruz. ERP sisteminin olanaklarını ve müşterinin sektörüne özgü ayrıntıları bildiğimiz için yeni süreçlerin mimarisini tasarlıyor ve şirkette olması gereken değişiklikleri (hangi departmandaki hangi çalışan yeni sistemde hangi işlemleri yapacak) standart işlevler mümkün olduğunca kullanılsın diye hazırlıyoruz. Proje üçgeninin dengesini buluyoruz: maliyet, kalite ve zaman. Modelleme sonuçlarını kullanıcılara göstermek, yeni sistemdeki süreçlerin neden tam olarak bu şekilde tasarlandığını açıkça görmelerini sağlıyor.

Analistlerimiz meta uzmanlardır: uygulanan yazılımın içini dışını bilmekle kalmaz, iş süreçlerinde de danışman düzeyinde uzmandırlar. Ekibimizdeki iyi bir uzman genellikle iki ya da üç 1C:ERP modülünü (örneğin 1C:ERP'nin üretim, depo ve UFRS modülleri) hem iş analisti hem de sistem analisti olarak bilir. Büyük projeler birkaç analist ve fonksiyonel mimar gerektirir.”

Anton Kulish, Tsifrovizatsiya Proizvodstva LLC (CIFP) Genel Müdürü

Danışmanlık: 1C:ERP otomasyon projesinin kilit aşaması

Bir müşterinin üretimi otomatikleştirme talebiyle bir entegratöre geldiğini düşünün.

Deneyimli bir entegratör ilk olarak şirketin belgelenmiş bir muhasebe metodolojisi olup olmadığını sorar. Yok mu? O zaman önce bunun yapılması gerekir.

Üretimde gerçekleşmesi gereken eylem zincirlerini oluşturmanız gerekir:

• süreçlerin sistemde nasıl yansıtılacağı,
• bunların nasıl muhasebeleştirileceği,
• 1C:ERP'de maliyetin nasıl hesaplanacağı,
• maliyetlerin nasıl dağıtılacağı vb. — her süreç için ayrı ayrı.

Bazen bu sistem çalışanların kafasında vardır. Bazen orada bile yoktur. “Üretimi otomatikleştirin” sözü, metodolojiyi entegratörün geliştirmesi gerektiği şeklinde anlaşılır. Müşteri bunun sisteme yerleşik olduğunu varsayar: “Siz otomasyon yapıyorsunuz, nasıl örgütlendiğimizi çözün ve nasıl olması gerektiğini bize söyleyin.”

Dolayısıyla metodolojiyi entegratörün yazması gerekir. Örneğin bir muhasebe politikasında sabit kıymetlerin nasıl muhasebeleştirileceğine dair bir bölüm vardır: bunlar doğrusal yöntemle ya da hızlandırılmış bir yöntemle amorti edilebilir. Müşteri belirli birini seçmelidir. Her süreç için bu böyle devam eder.

Örneğin iş kıyafetleri tek seferde tam maliyetiyle ya da kısım kısım gider yazılabilir. Uzun yıllar dayanan son derece dayanıklı bir baret için maliyet 10 yıla yayılabilir. Hepsini bir kerede gider yazmak üretim maliyetinde çok büyük bir sıçramaya yol açar, maliyeti hatalı ve dengesiz hale getirir. Ancak bir hafta kullanılan eldivenler hemen gider yazılabilir. Burada farklı seçenekler mümkündür.

Bütçeleme nasıl otomatikleştirilir? Metodoloji olmadan otomatikleştirilemez. Formüllü raporlar olmalı ve bütçeleme süreci belgelenmelidir: bütçelerin nasıl onaylandığı, düzeltildiği ve planlandığı.

Yani danışmanlık, bu süreçlerin tam olarak nasıl yürümesi gerektiği sorusunu yanıtlamalı ve bunlar için prosedürler belirlemelidir.

Entegratörün işi ise bu süreçleri seçilen çözümde otomatikleştirmektir — kabaca söylemek gerekirse, gereken yerlerde “kutucukları işaretlemek”.

Deneyimli entegratörler projeye kapsamlı yaklaşır (bizim “anahtar teslim” dediğimiz yaklaşım). Bu tür projelerde önce iş analizi aşaması gelir. Entegratör mevcut iş süreçlerini, bunların birbirleriyle nasıl bağlantılı olduğunu, darboğazların nerede olduğunu vb. inceler. İş analizi ne kadar derin ve ayrıntılı olursa müşteri o kadar doğru bir proje süresi ve maliyeti alır. Burada acele etmemek daha iyidir.

Toplanan verilere dayanarak entegratör, süreçleri düzene sokmaya ve önemli ölçüde para tasarrufu sağlamaya yardımcı olan danışmanlık çalışmasına başlar.

Elbette danışmanlık olmadan da ilerlenebilir. Bu zaman kazandırır ve ilk bakışta paradan da tasarruf ettirir. Entegratörlerin çoğu tam olarak bunu yapıyor. Bu yüzden sonuçları müşteriyi tatmin etmeyen veya hiç ilerlemeyip takılıp kalan projelerle sık karşılaşılıyor.

Kısa sürelerin ve düşük başlangıç fiyatının peşinden koşmamanızı öneriyoruz. Entegratörün nasıl çalıştığına yakından bakmak, sorular sormak ve ayrıntıları proje başlangıç toplantılarında görüşmek daha doğrudur.

Şirket içi danışmanlık neden en iyi seçim değildir

Dış ekipler, şirketin süreçleri hakkında daha az bilgiye sahip olsalar da projeleri genellikle daha başarılı teslim eder.

Neden?

Projenin başarısının anahtarı, şirketin iş süreçlerini iyi bilen ve dış ekiple çalışan bir proje yöneticisidir.

Dış ekibin, çalışanlarda olmayan birçok avantajı vardır.

1. Süreçlere yeni bir bakış. İçeriden bakarken nesnel olamazsınız. Bu sadece insan psikolojisidir.
2. Kişisel kısıtların olmaması. Çalışanlarla yakın, duygusal ilişkiler yoktur. Bu da nelerin değişmesi gerektiğini sakin ve açık biçimde söylemeyi mümkün kılar. Bazen bunlar çok ciddi konulardır; kadroların kaldırılmasına veya kişilerin eğitime gönderilmesine kadar varabilir.
3. Geniş bakış açısı. Dış ekip, diğer projelerden edindiği deneyime sahiptir ve benzer başarılı şirketlerin nasıl örgütlendiğini bilir.
4. Uzmanlık. Diğer şirketlerin otomasyonundan edinilen bilgi ve deneyim, tuzaklardan kaçınmaya ve daha etkili, daha hızlı bir yol önermeye yardımcı olur.

Bir programcı neden ERP sistemini uygulayamaz?

Bir şirketin “kutuyu” (yazılımın kendisini) satın alıp bir 1C uzmanı işe aldığını ve 1C:ERP'yi bu şekilde kurmaya çalıştığını sık görüyoruz. Büyük şirketler bile bu hatayı yapıyor. Projelerimizden biri tam olarak böyle başladı. en büyük inşaat şirketlerinden birinin montaj hattı üretim sahasında bir programcı 1C:ERP Enterprise Management 2.5'i kurdu, ancak sistemi gerçek operasyonlara bağlayamadı. Bir analistin ve fonksiyonel mimarın bilgisinden yoksundu. Üstelik bu iş hacmi zaten tek kişi için fazla büyüktü. Sonunda bir gecede işi bıraktı.

Bir programcı teknik şartname yazabilir; 1C:Enterprise 8.3'ü, özellikle de 1C:ERP Construction Company Management'ı bilir, kodu bilir. Başka ne gerekir ki? Ancak bu şirketi tanımaz: iş yapış şeklinin inceliklerini ya da tüm iş süreçlerini bilmez. Aslında projenin ilk altı ayında ona hiç ihtiyaç yoktur.

Uygulama aşamasından önce kapsamlı bir danışmanlık çalışması gelir. Bu; şirketi ve süreçlerini iyice incelemek, gerçek durumu analiz etmek, istenen sonucu modellemek, kullanıcılarla mutabık kalmak ve gerektiğinde özel geliştirmeleri modellemek demektir. Programcı işe ancak bundan sonra başlar.

Başka bir deyişle, önceden danışmanlık yapılmazsa proje başarısızlığa mahkûmdur.

Tavsiyemiz: iş analizi ve danışmanlık aşamalarını asla atlamayın. Analistler ve mimarlar ne kadar uzman olursa proje o kadar iyi, hızlı ve ucuz olur.