Proje kapsamının net anlaşılması, başarılı ve öngörülebilir bir 1C:ERP uygulamasının anahtarıdır.

1C:ERP uygulamasında proje bedeline neler dahildir, neler için ayrıca ödeme yapmanız gerekir?

Cevap basit: proje kapsamına teknik şartnamede ve sözleşmede tanımlanan her şey girer.

Ancak gerçekte iş bu kadar basit değil.

Pratikte projelerin %99,9'u aynı sorunla karşılaşır: müşteri belirli işlerin proje bedeline dahil olduğunu düşünürken, uygulayıcı firma bunların sözleşme dışında kaldığından ve hiç bütçelenmediğinden emindir. Bu, uygulama projelerinde en sık görülen ve en can sıkıcı durumdur.

Temel ilkelere ve sorumluluk alanlarına daha yakından bakalım.

Temel ilke: “hazır işlevler” ve “özel geliştirmeler”

1. Hazır (standart) işlevler (projeye dahildir):
   • Bunlar, standart 1C:ERP paketiyle birlikte gelen hazır mekanizmalar ve raporlardır. Örneğin:
     • Karmaşık bordro hesaplamaları için hesaplama türleri planının ayarlanması.
     • UFRS veya Rus muhasebe standartları (RAS) kapsamında muhasebenin kurulması.
     • Belge onay iş akışlarının ayarlanması.
     • FIFO veya ağırlıklı ortalama yöntemiyle maliyet hesaplamanın ayarlanması.
     • Yerleşik araçlarla standart raporların (mizan, hesap analizi, satış ve satın alma raporları) oluşturulması.
   • Önemli: Yapılandırmanın karmaşık olması, bir işi tek başına özel geliştirme haline getirmez. Danışman yalnızca hazır araçları kullanıyorsa, bu iş projenin kapsamındadır.
2. Özel geliştirmeler (ek bütçe gerektirir):
   • Platformun veya konfigürasyonun kaynak kodunda (program kodunda) yapılan her türlü değişiklik.
   • Standart pakette bulunmayan yeni nesnelerin (kataloglar, belgeler, raporlar) oluşturulması.
   • Standart formların değiştirilmesi (yeni alanlar veya düğmeler eklenmesi, mantığın değiştirilmesi).
   • Harici rapor ve veri işleyicilerinin geliştirilmesi (örneğin Excel veya Power BI'da karmaşık bir analitik panel).
   • Hazır, standart bir veri alışverişi mekanizması bulunmadığında üçüncü taraf sistemlerle (web siteleri, CRM, erişim kontrol sistemleri, ekipman) entegrasyon.

Uygulama bütçesine genellikle DAHİL olanlar

1. Proje öncesi değerlendirme: iş süreçlerinizin analizi ve teknik şartnamenin hazırlanması.
2. Standart mekanizmaların doğrudan yapılandırılması:
   • Muhasebe politikasının (finansal, vergi ve yönetim muhasebesi) ayarlanması.
   • Katalogların (kalemler, cari hesaplar, maliyet kalemleri vb.) ayarlanması.
   • Planlamanın (bütçeleme, MRP) ayarlanması.
   • Bordro ve insan kaynakları kayıtlarının ayarlanması.
   • Satış, satın alma ve üretim süreçlerinin ayarlanması.
   • Personelinizin sistemi kullanma konusunda eğitilmesi.
3. Eski sistemlerden veri aktarımı: ancak yalnızca standart dışa/içe aktarma araçlarıyla. Veriler karmaşık bir yapıdaysa ve özel betikler gerektiriyorsa, bu ayrı bir iş kalemi olabilir.
4. Uygulama süresince teknik destek ve bakım.
5. Devreye alma ve canlıya geçiş (tam canlı kullanıma geçiş).

Çoğunlukla EK bütçe gerektirenler

1. Entegrasyonlar:
   • Web sitenizle (e-ticaret mağazanızla) veri alışverişi.
   • Standart dışı bir senaryo gerektiğinde çevrimiçi yazar kasaların, mobil veri terminallerinin ve mali yazıcıların bağlanması.
   • Standart bir veri dönüşümü bulunmadığında bir CRM ile (örneğin Bitrix24) veri alışverişi.
   • Elektronik belge alışverişi sistemlerine (SBIS, Diadoc vb.) bağlantı genellikle dahildir, ancak karmaşık senaryolar ek maliyet gerektirebilir.
2. Özel raporlar ve baskı formları:
   • Yerleşik rapor tasarımcısıyla oluşturulamayan veya karmaşık programlanmış mantık gerektiren her türlü rapor.
   • Standart belge formlarında yapılan değişiklikler (örneğin “Mal Teslim İrsaliyesi”ne “Satın Alma Yöneticisi” alanı eklenmesi).
3. Standart mantıkta yapılan değişiklikler:
   • “Mal Satışı” belgesi kaydedildiğinde, standart olmayan bir algoritmaya göre ilgili başka bir bölüm için otomatik olarak görev oluşturulmasını istiyorsunuz.
   • Sistemin sunmadığı, size özgü bir maliyet dağıtım yöntemine ihtiyacınız var.
4. Karmaşık veri görselleştirme: standart olanakların ötesinde panellerin ve kontrol panolarının geliştirilmesi.

Yanlış anlaşılmalardan ve bütçe anlaşmazlıklarından nasıl kaçınılır

1. Ayrıntılı bir teknik şartname en önemli aracınızdır.
   • Şartname mümkün olduğunca ayrıntılı olmalıdır. “Satış raporlarına ihtiyacımız var” değil, “satış raporunda Yönetici, Cari hesap, Kalem, Miktar ve Tutar alanları bulunmalı, aylara göre gruplandırılmalı ve belirli bir yöneticiye göre filtrelenebilmeli” şeklinde.
   • Şartnameyi onaylarken daima şunu sorun: “Bu iş yapılandırmayla mı çözülüyor, yoksa özel geliştirmeyle mi?” Cevabı şartnameye kaydedin.
2. Güvenilir bir uygulayıcı firma seçin.
   • İyi bir uygulayıcı firma, proje öncesi değerlendirme sırasında görevleri her zaman “standart” ve “özel geliştirme” olarak ayırır; riskleri ve maliyetleri en baştan açıkça paylaşır.
3. Değişiklik talebi prosedürü uygulayın.
   • Proje sırasında yeni istekler her zaman ortaya çıkar. Her yeni gereksinimin, iş yükü ve maliyet tahminiyle birlikte bir “Değişiklik Talebi” olarak iletilmesi konusunda anlaşın. Siz onaylarsınız ve iş ancak bundan sonra başlar.
4. “Neden?” diye sorun.
   • Görevlerinizden birinin pahalı bir özel geliştirme olduğu söylenirse şunu sorun: “Bu iş neden standart araçlarla yapılamıyor? İhtiyacımızı karşılayan standart bir çözüm var mı?” İş ihtiyacı çoğu zaman hazır işlevlerle, yalnızca farklı bir yoldan karşılanabilir.

Özet

Projeye dahil olanlar: iş süreçlerinizin sözleşme kapsamında, 1C:ERP'de “hazır” olarak zaten bulunan araçlarla uygulanması.

Ek bütçe gerektirenler: hazır olarak bulunmayan yeni araçların oluşturulması veya mevcut araçların değiştirilmesi ve proje sırasında ortaya çıkan yeni görevler.

Asıl hedef, gereksinimleri başlangıçta mümkün olduğunca ayrıntılandırmak ve teknik şartnamede resmileştirmektir. Şartnamenin dışında kalan her şey müzakere ve ek finansman konusudur.

***

Peki projenin başarılı olması için ne yapmalı?

1. adım: Duyguları bir kenara bırakın ve kaynak belgelere dönün

Bu, en önemli ve en nesnel adımdır. Sözleşmeyi ve teknik şartnameyi çıkarın.

• Şartnamede nelere bakmalısınız? Tartışma konusu olan işlevi tanımlayan belirli ifadelere. Sorun çoğu zaman şartnamenin belirsiz olmasıdır (“üretim muhasebesi sağlanacaktır”) ve her taraf bunu kendine göre yorumlar.
• Örnek:
  • Sizin anlayışınız: “Üretim muhasebesi” = siparişlere dayalı, makine ayar değişimlerini de dikkate alan otomatik bir üretim çizelgesi oluşturulması.
  • Uygulayıcı firmanın anlayışı: “Üretim muhasebesi” = “Üretim Siparişi” ve “Vardiya Üretim Raporu” belgelerinin girilmesi ve maliyetin doğrudan giderler üzerinden hesaplanması.

Sonuç:

• Şartnamede ihtiyacınızı karşılayan net bir ifade varsa konumunuz güçlüdür. Bu işin sözleşme kapsamında olduğunda ısrar edin.
• Şartnamedeki ifade belirsizse veya hiç yoksa konumunuz daha zayıftır ve müzakereye geçmeniz gerekir.

2. adım: Birlikte analiz edin — “yapılandırma” mı, “özel geliştirme” mi?

Uygulayıcı firmayla bir toplantı ayarlayın ve doğrudan ama yapıcı bir soru sorun:

“Bu görevin neden 1C:ERP'nin standart (hazır) araçlarıyla çözülemediğini ve neden özel geliştirme gerektirdiğini lütfen açıklayın.”

Uygulayıcı firma şunları göstermelidir:

1. Gerekli mekanizmanın standart konfigürasyonda nerede bulunduğunu.
2. Bu mekanizmanın ihtiyacınızı neden karşılamadığını. Örneğin: “Standart konfigürasyonda ‘Makine Ayar Çizelgesi’ nesnesi yok; Designer'da sıfırdan oluşturulması gerekiyor.”
3. Hangi standart alternatiflerin veya geçici çözümlerin bulunduğunu. İyi bir danışman her zaman şuna benzer bir öneride bulunur: “İstediğiniz şekilde birebir yapmamız özel geliştirme olmadan mümkün değil, ancak standart ‘İş Süreçleri’ mekanizmasını ve ‘Üretim Operasyonları’ kataloğunu kullanarak benzer bir mantığı uygulayabiliriz. Bu, ihtiyacınızın %80'ini karşılar.”

3. adım: Yanlış anlaşılmanın kökenini bulun

Nedenler genellikle şunlardan birinde yatar:

• Yetersiz proje öncesi değerlendirme. Danışman veya şirket çalışanlarından biri “gizli” iş süreçlerini gözden kaçırdı ve bu ihtiyacı başlangıçta fark etmedi.
• Şartnamedeki “kör noktalar”. Bu konuyu sözlü olarak konuşmuş olabilirsiniz, ancak belgelere resmen kaydedilmemiştir.
• İş süreçlerindeki değişiklikler. Uygulama sırasında kendi ihtiyaçlarınızı daha iyi anladınız ve yeni bir gereksinim tanımladınız.

4. adım: Çözüm seçenekleri ve müzakere

Analizin sonuçlarına bağlı olarak bir strateji seçin:

1. Haklısınız: görev şartname kapsamındadır.

• Konumunuz: “Şartnamenin 2.3. maddesi uyarınca kapasite planlama işlevi hayata geçirilmelidir. Mevcut görev bunun ayrılmaz bir parçasıdır. Lütfen işi mevcut sözleşme kapsamında tamamlayın.”
• Yapılacaklar: İşin yapılmasında ısrar edin. Uygulayıcı firma direnirse konuyu bir üst düzeye (proje yöneticisine veya uygulayıcı firmanın genel müdürüne) taşıyın.

2. Şartname belirsiz ve bir gri alan var.

• Konumunuz: “Şartnamedeki ifadenin iki yoruma açık olduğunun farkındayız. Biz kendi tarafımızda bunun projenin bir parçası olduğunu varsaydık. Şartnamenin belirsizliğinde her iki tarafın da sorumluluğu bulunduğundan, bu özel geliştirmenin maliyetini 50/50 oranında paylaşmayı veya genel bütçeye önemli bir indirimle dahil etmeyi öneriyoruz.”
• Yapılacaklar: Bir uzlaşı önerin. Bu, en yaygın ve en medeni yoldur.

3. Bunun yeni bir gereksinim olduğunu fark ediyorsunuz.

• Konumunuz: “Tamam, bunun ilk şartnamenin kapsamını aştığını kabul ediyoruz. Lütfen bu özel geliştirme için iş yükü tahminini içeren bir ticari teklif gönderin.”
• Yapılacaklar: Oyunun kurallarını kabul edin. Bu özelliğin maliyetini ve önemini değerlendirin. Uygulamanın “ikinci aşamasına” ertelemek mantıklı olabilir.

4. Standart bir çözüm arayın.

• Konumunuz: “Görevimizin yalnızca standart olanaklarla başka bir şekilde çözülüp çözülemeyeceğine birlikte bakalım. Kendi iç iş sürecimizi sisteme uyacak şekilde düzenlemeyi değerlendirmeye hazırız.”
• Yapılacaklar: Esnek olun. Çoğu zaman programlama gerektirmeyen bir uzlaşı yolu bulunabilir.

Bu tür durumlar nasıl önlenir

1. “Değişiklik talebi prosedürü” getirin. Bundan sonra her yeni istek veya açıklama bir değişiklik talebi olarak iletilmelidir. Uygulayıcı firma bunu saat/gün ve maliyet olarak tahmin eder, siz imzalarsınız ve iş ancak bundan sonra başlar.
2. Tüm toplantıların tutanağını tutun ve varılan anlaşmaları bunlara kaydedin. Tutanakları her iki tarafa da gönderin.
3. Tahmin aşamasında netleştirici sorular sorun. “Bu ayar mevcut aşamanın bir parçası mı? Şartnamenin X numaralı maddesi kapsamında mı?”

Sonuç: Asıl göreviniz, anlaşmazlığı duygusal düzeyden (“kandırılıyoruz!”) olgular ve belgeler (sözleşme ve şartname) düzeyine taşımaktır. Uzlaşmaya hazır olun, çünkü kusursuz yazılmış bir şartname nadir bulunur.

Bütçenin neleri kapsayacağını tahmin etmeyi bırakın!

Ücretsiz bir hızlı değerlendirme alın

ve standart konfigürasyonu özel geliştirmeden nasıl ayırdığımızı size net biçimde gösterelim

Neler elde edersiniz:

✅ 2. seviyeye kadar ayrıntılandırılmış iş süreçleri envanteri
✅ İşletmenize uygun 1C ürününe ilişkin ön öneriler
✅ Proje takvimi

Değerlendirme nasıl yapılır

✔️ Kararlaştırılan zamanda analistimiz, anahtar iş süreci sahipleriyle görüşür
✔️ Şirketinizde halihazırda kullanılan sistemleri inceler
✔️ Temel iş süreçlerini analiz eder
✔️ Olası çözümleri belirler
✔️ Aşamalı bir proje takvimi hazırlar