Bir işletme otomasyon projesinin maliyeti nasıl tahmin edilir

SSS: 1C:ERP'yi devreye almayı planlıyoruz. Üç uygulayıcı firmadan proje teklifi istedik. Biri 12 milyon RUB (≈ 120.000 USD), ikincisi 25 milyon RUB (≈ 250.000 USD), üçüncüsü 30 milyon RUB (≈ 300.000 USD) teklif etti. Fiyatlar arasındaki fark neden bu kadar büyük?

Yanıtlayan: Adel Kagarmanova, Tsifrovizatsiya Proizvodstva (CIFP) 1C:ERP/1C:ERP.UH uygulama projesi yöneticisi

İlk tahmin her zaman müşterinin sağladığı girdi verilerine dayanır. Veriler ne kadar ayrıntılı ve güvenilir olursa, tahmin de o kadar doğru olur.

Her uygulayıcı firma tahmin sürecine kendi yöntemiyle yaklaşır. Birkaç yöntem vardır.

Biz 2 tahmin yöntemi kullanıyoruz:

Kullandığımız ilk yöntem kaynak tabanlı yöntemdir. Bu yönteme göre proje iş yükü; gerekli proje ekibinin öngörülen büyüklüğü, FTE (tam zamanlı eşdeğer: bir uzmanın tam zamanlı iş yüküne denk gelen saat sayısı) ve proje aşamalarının öngörülen süreleri üzerinden hesaplanır. Tahmin, geçmiş projelerden edinilen deneyime ve öngörülen risklere dayanır. Bu yöntem daha az şeffaf ve daha yüzeyseldir, çünkü proje görevlerinin gerçekte ne kadar emek yoğun olacağı belli değildir. Yöntemi yalnızca müşteri sıkı gizlilik talep ettiğinde ve bilgi paylaşımına açık olmadığında, müşteriden daha ayrıntılı bilgi alamadığımızda ya da yaklaşık bir proje bütçesini hızlıca hesaplamamız gerektiğinde kullanırız.

Kullandığımız ikinci yöntem görev tabanlı yöntemdir. Bu yöntem de geçmiş projelerden edinilen deneyime dayanır; ancak her görev için saat cinsinden iş yükü toplanır, ekip büyüklüğü ve her aşamanın takvimi ise ancak bundan sonra belirlenir. Proje, belirli görevler için gereken süreye göre tahmin edilir. Bu yöntem, uygulayıcı firmanın görevleri ve müşterinin iş süreçlerini daha derinlemesine incelemesini gerektirir.

İkinci yöntemi tercih ediyoruz, çünkü gerçeğe daha yakındır ve yaygın risklerin çoğunu kapsar. Bu nedenle proje başlamadan önce proje öncesi değerlendirme yapıyoruz.

Proje öncesi değerlendirme için kendi standart işlevsel bloklar listemizi sunuyoruz; her blok, ikinci seviyeye kadar ayrıntılandırılmış iş süreçlerini içerir. Ayrıca görüşmelerde kullandığımız ya da müşterilerin kendilerinin doldurması için gönderdiğimiz soru formlarımız da var.

Yerinde süreçleri inceliyor, mevcut her iş sürecindeki sorunları netleştiriyor ve tüm bilgileri listemize kaydediyoruz. Anahtar kullanıcılarla da tanışıyoruz. Ardından bu kaydı işliyor ve sektördeki geçmiş projelerden edindiğimiz deneyime dayanarak tüm proje aşamaları için daha gerçekçi bir tahmin sunabiliyoruz.

Uygulayıcı firma seçerken tahmin yaklaşımı önemlidir. Bazen fiyat belirlenir, ancak projenin neleri kapsayacağı ayrıntılı olarak tanımlanmaz. Yalnızca birkaç istisna sıralanır ve proje maliyeti olduğundan düşük gösterilir. Müşteriler genellikle böyle bir ticari teklifi beğenir. Ancak en büyük riskler tam da burada yatar. Bütçenin gerekli işlerin bir kısmını ya da belirli bir çıktıyı kapsamadığı ortaya çıkabilir. Bu durumda proje maliyeti, en kötü zamanda belirgin biçimde artabilir.

Bu durum pek çok projede tekrar tekrar yaşanır. İstatistiklere bakabilir ya da 1C:ERP projelerini hayata geçirmiş müşterilerle konuşabilirsiniz. Birçok projenin hiç tamamlanmamasının ya da tatmin edici olmayan sonuçlarla bitmesinin nedeni tam olarak budur.

Bu sonucun sorumluluğunu her iki taraf da paylaşır:

- anahtar teslim proje bekleyen, ancak bazı ayrıntıları saklayan ya da netleştirmeyen müşteri (örneğin entegre edilmesi gereken ek sistemlerin bulunması ya da yazılımı kuracak BT uzmanlarının kadroda olmaması ve müşterinin kurulumun proje bütçesine dahil olmasını beklemesi).

- ticari teklifte proje kapsamına nelerin girdiğini, çıktılarını ve sınırlamalarını açıkça belirtmeyen entegratör; bunlar şunları içerir:

• Projenin işlevsel kapsamı;
• Projenin metodolojik kapsamı;
• Projenin teknik kapsamı;
• Projenin organizasyonel kapsamı;
• Projenin coğrafi kapsamı.

Bir keresinde müşterinin maliyeti düşürmeye odaklanarak seçim yaptığı bir projemiz oldu. Tahmini proje maliyetini aldığında müşteri, projeyi asgari blok setiyle başlatmak ve üzerinde çalışılması gereken mevcut entegrasyonları kapsam dışında bırakmak istedi. Dolayısıyla bu entegrasyonlar olmadan proje fiyatı çok daha düşüktü. Projenin ortasında müşterinin bu entegrasyonlara ihtiyacı olduğu anlaşıldı. Ancak her entegrasyonun geliştirilmesi emek yoğun ve kapsamlı bir iştir; projenin teslimi için de bunların yapılması gerekiyordu. Bu da bütçeyi artırma konusunda bir orta yol bulmak anlamına geliyordu. Müşteri ile uygulayıcı firma ek bütçe konusunda her zaman uzlaşamaz; bu durumda projenin askıya alınması riski doğar.

Artık yılların deneyimine dayanarak bir soru formu dolduruyor ve sistemdeki verilerin nereden geldiğini anlamak için tüm süreç sahipleriyle görüşüyoruz. Buna dayanarak, proje kapsamında teslim edilecek tüm entegrasyonları listeleyen bir ticari teklif hazırlıyoruz. Ayrıca kapsam dışı kalanların listesini, yani projeye dahil olmayan süreçleri ve işleri derliyoruz. Ticari teklifi sunarken, kapsam dışı kalan kalemlerin gerekirse ek ücretle yapılacağı konusunda müşteriyle her zaman mutabık kalıyoruz. Bu, anlaşmazlıkları önlemeye ve proje risklerini azaltmaya yardımcı olur.

En düşük proje fiyatları genellikle tanınmayan, deneyimi az firmalardan gelir. Bu, onların proje satabilmesinin tek yolu. Ancak üstlendikleri işin sorumluluğunu taşıyamama riski yüksektir. Büyük ya da köklü firmalar, bu fiyata gerekli işi ve kaliteyi sunamayacaklarını deneyimlerinden bildikleri için gerçekçi olmayan fiyatlı projeleri üstlenmez.

Şunları öneriyoruz

- birkaç uygulayıcı firmadan proje teklifi istemenizi

- tahmin yaklaşımlarını incelemenizi

- en önemlisi de ticari teklifi dikkatle okumanızı: kapsama nelerin dahil olduğunu ve nelerin dışında kaldığını

Şirketinizin otomasyon maliyetini sizin için tahmin etmemizi ister misiniz?

Botumuza yazın