Bilançoda kâr var, ama nakit yok: neden?

... Peki planlama ve muhasebenin bununla ne ilgisi var?

“Kâr getirmiyorsa otomasyona neden ihtiyacımız var?” Şirket yöneticilerinden sık sık duyduğumuz bir soru bu.

Tsifrovizatsiya Proizvodstva (CIFP) sistem entegratörünün iş analisti Ruslan Marinov, soruyu örneklerle ayrıntılı biçimde yanıtladı.

İş nasıl başlar

Rusya'da üretim alanında yeni işe başlayan bir girişimci genellikle her şeyi bizzat yapmaya çalışır; çünkü büyük üretim, finans ve satış departmanları için kaynak yoktur. Bir şekilde defterleri dengeleyen ve raporları veren bir muhasebeci tutar, müşterilerle kendisi ilgilenir, gerekirse tasarım dokümantasyonunu da kendisi hazırlar.

Ancak girişimler bir şeyi gözden kaçırır: bugün işiniz belki 10 milyon RUB (≈ 100.000 USD) getiriyor, ancak 2–3 yıl içinde bu rakam 200–300 milyon RUB (≈ 2 milyon–3 milyon USD) düzeyine fırlayabilir. Başlangıçtan itibaren doğru temeli, en azından temel bir muhasebe sistemini kurmazsanız, bu durum kârlılığı ciddi biçimde zedeler.

Girişimci, parçaları depodan hiçbir yere kaydetmeden almaya alışmışsa (“hepsini kendim yönetiyorum”, “hepsi aklımda”, “şu an vaktim yok” ve daha milyonlarca gerekçeyle), çalışanlar da tam olarak aynısını yapar. Daha sonra hiçbir çalışan bunu tek başına düzeltemez. Her şeyi baştan doğru yapmak, sonradan yeniden yapıp dağınıklığı toplamaktan her zaman daha kolay ve daha ucuzdur. Bir elektronik tabloda bile olsa asgari düzeyde kayıt tutmayı alışkanlık haline getirdiyseniz, üretim büyüyüp özel bir depo çalışanı işe başladığında, o kişi yerleşik düzeni sadece sürdürür. Doğru fikir üzerine kurulan üretim şirketleri çok hızlı büyür.

Bu nedenle, yeni başlayan girişimcilere ilk ve en önemli tavsiye şudur: malzemeleri, parayı, insanları ve diğer unsurları nasıl takip edeceğinizi düşünün. Bunların hepsi en baştan, en basit de olsa prosedürler ve kurallarla sisteme oturtulmalıdır.

Kâğıt üzerinde milyoner, peki gerçekte?

Girişimciler genellikle bilançodaki kâra bakar. Ancak kötü planlama yüzünden depolarda donup kalan atıl stoklara bağlanan parayı hesaba katmazlar. Örneğin bilançoda bir varlık artışı, yani stokların 100 milyon RUB (≈ 1 milyon USD) arttığı görülebilir; gerçekte ise 100 milyon RUB (≈ 1 milyon USD) kaybetmişsinizdir. Neden?

Büyük bir sözleşmeyi yerine getirirken şirketler bir tampon payı bırakır. Şirketin kayıt düzeni ne kadar zayıfsa, sözleşme için satın alınan malzemelerdeki tampon o kadar büyük olur. Şirket planlama yaptığında, ne kadar malzemeye ihtiyaç duyduğunu ve bitmiş ürünlerin yüzde kaçının hatalı çıkacağını tam olarak bilir. Tampon aralığını, örneğin %5'i biliyorsa, stoğu %3 artırabilir. Sonuçta bu stoğa hiç ihtiyaç duymayabilir bile.

Bir şirket planlama yapmıyorsa ve planlama için gelişmiş sistemlere sahip değilse, doğru planlama yapması mümkün değildir. Örnek: şirket 10 milyon RUB'lik (≈ 100.000 USD) bir sözleşme imzalıyor. Malzemelerin maliyeti, diyelim, 5 milyon RUB (≈ 50.000 USD), vergiler 1 milyon RUB (≈ 10.000 USD), diğer giderler 2 milyon RUB (≈ 20.000 USD) olmalı. Geriye 2 milyon RUB (≈ 20.000 USD) kâr kalıyor. Kâğıt üzerinde iyi görünüyor. Gerçek hayatta ise üretimin tam olarak ne kadar malzemeye ihtiyaç duyacağını bilmediğimiz için fazladan stok satın almak zorunda kalıyoruz. Kayıt tutmayan ve planlama yapmayan girişimciler genellikle %30 stok tamponu ekler. Sonuç olarak 5 milyon RUB (≈ 50.000 USD) yerine 6,5 milyon RUB (≈ 65.000 USD) değerinde malzeme satın alırlar.

Yani marjda 2 milyon RUB (≈ 20.000 USD) kazandık, ancak bunun 1,5 milyon RUB'lik (≈ 15.000 USD) kısmı depoda gömülü kaldı.

Üstelik depoda saklanan her şey, Moskova kira fiyatlarıyla metrekare başına 1.000 RUB (≈ 10,00 USD) daha pahalıya gelir. 3 yıl içinde 1 metreküp hacmindeki bir palet için ek 36.000 RUB (≈ 360 USD) saklama maliyeti oluşur; oysa içindeki malın ilk maliyeti yalnızca 10.000 RUB (≈ 100 USD) olabilir.

Kâğıt üzerinde çalışmaya alışmış, üretimi, satışı, satın almayı ve diğer tüm iş süreçlerini planlamak istemeyen şirketlerde marjın tamamı bu şekilde erir.

Öyle bir an gelir ki şirket büyümeye devam etmiştir ve depo artık eskimiş stoklarla taşmaktadır. Bir şeyler yapılması gerekir, çünkü stok bize her yıl daha pahalıya mal olmaktadır; yine de kimse onu atmaya kıyamaz.

Sonunda denetçiler, bilançosu 100 milyon RUB (≈ 1 milyon USD) olan şirkete gelir, stok devir hızını kontrol eder ve 100 milyonun 80 milyonunun hareket etmediğini, doğrulanamadığını ve silinmesi gerektiğini söyler. Hepsini atıl stok olarak silmek için bir komisyon kurulması gerekir. Ve “kâğıt üzerindeki” kârın aslında var olmadığı ortaya çıkar. Büyüme ve ekipman için para yoktur, çalışanlara zam yapılamaz. Nitelikli personel ayrılır.

Ve sorunun tamamı yetkin, modern bir muhasebe ve planlama eksikliğidir. Kazanılan her rublenin belirli bir yüzdesinin düzen sağlamaya harcanması gerektiğini anlamak gerekir.

Her zaman şunu öneriyorum: doğru muhasebe sistemlerine hemen para harcamaya başlayın, çünkü bu daha ucuzdur. Sonradan dağınıklığı toplamak uzun sürer ve çok pahalıya mal olur. Düzen sağlamak da işten çıkarmalara yol açar. Bir çalışanı yeni bir şekilde çalıştırmak, baştan yeni kurallarla yeni birini işe almaktan çok daha zordur.

Kimse değişimi sevmez

Kimse değişimi sevmez. Aynı şekilde şirketler de otomasyona ancak kârlarını artırmaları gerektiğinde yönelir. O zaman bile herkes bu ihtiyacı anlamaz. Kısa görüşlü yöneticilerden çok sık şunu duyuyoruz: “Kâr getirmiyorsa otomasyona neden bu kadar para yatırayım?” Doğru, otomasyon doğrudan para kazandırmaz; ama dedikleri gibi, tasarruf edilen her kuruş kazanılmış sayılır.

Kaliteli kayıt tutmak için nitelikli personel gerekir. 30 yıldır kâğıt üzerinde çalışan personel yeni teknolojiye kafa yormaz. Dolayısıyla nitelikli kişileri işe almak için rekabetçi maaşlar ödemeniz gerekir.

Şirket otomasyona ihtiyacı olduğunu ne zaman fark eder?

Büyük bir sözleşmeyi yerine getiremediğinde.

Böyle bir sözleşmeyi yalnızca iş süreçleri iyi oturmuş bir şirket hızla yerine getirebilir. Örnek: bir şirket 3 ay teslim süreli 1 milyar RUB'lik (≈ 10 milyon USD) bir sözleşme kazanıyor. Ne kadar malzemeye ihtiyaç olduğunu nasıl hesaplarsınız? Otomasyon olmadan bunu elle yaparsınız. Örneğin her şeyin doğru kurulduğu, ürün ağaçlarının hazır olduğu ve operasyonel muhasebenin tam kapsandığı bir ERP sisteminde bu bir günde yapılabilir. Yarın tedarikçilerle görüşmelere başlarsınız, ertesi gün teslim tarihlerini onaylarlar. Bir hafta içinde ilk konteynerler size doğru yola çıkar, 3 hafta sonra da üretime başlarsınız.

Şimdi otomasyonu denklemden çıkarın. Her şey “kâğıt üzerinde”, üretim ve teknik departmanındaki bir çalışan her şeyi elektronik tablolara giriyor. Yalnızca sözleşmeyi hesaplamak onun bir ayını alır.

Otomasyon ihtiyacı, büyük paranın ve sıkı sürelerin olduğu yerde ortaya çıkar.

Üreticilerin yaptığı büyük hata, otomasyonun daha az çalışmalarını sağlayacağını düşünmektir. Hayır! Daha iyi çalışıp çalışmayacakları ise daha çok entegratöre bağlı bir soru: iş süreçlerini ne kadar iyi modellediğine ve yazılımı ne kadar iyi uyguladığına.

Daha iyi çalışmak ne demek? Daha fazla para kazanırsınız, daha az şikâyetle uğraşırsınız, üretim teslim süreleriniz kısalır.

Bir şirket milyar rublelik bir sözleşmeyi, süreleri kaçırdığı ve cezalar işlemeye başladığı için yerine getiremediğinde otomasyon ihtiyacı hızla ortaya çıkar. Siyasi açıdan önemli sözleşmeler de vardır; aynı sözleşme rakiplerinizden 2–3'üne de verilmiştir. Onlar teslim etti, siz etmediniz. İşte o zaman şikâyetler ortaya çıkar ve bir dahaki sefere bu tür sözleşmeleri alamazsınız.

Şirketlerin modern otomasyona ihtiyaç duyduğunu fark etmesinin bir başka yolu: 1 milyar RUB (≈ 10 milyon USD) cirosu ve 5.000 m² depo alanı olan bir şirketin başındaki kişi, meslektaşlarını ziyaret etti ve tesislerini gezdi. Aynı üretimle onların 2 milyar RUB (≈ 20 milyon USD) ciroya sahip olduğunu, ancak yalnızca 1.000 m² depo alanı kullandıklarını gördü. Bunu nasıl başardılar? Her şey, üretimin en ince ayrıntısına, dakikasına kadar otomatikleştirildiğinde mümkün olan yetkin muhasebe ve planlamaya dayanıyor.

Dolayısıyla bir şirketin otomasyon düzeyi, kâr artışıyla doğru orantılıdır.

Materyali okumaya vaktiniz yok mu? Botumuz üzerinden bir uzmana danışın

Bizi sosyal medyada takip edin:

• Telegram
• YouTube
• VK
• Facebook
• LinkedIn
• WhatsApp