Laut Bilanz Gewinn, aber kein Geld: Woran liegt das?

... Und was haben Planung und Buchhaltung damit zu tun?

„Wozu brauchen wir Automatisierung, wenn sie keinen Gewinn bringt?“ Diese Frage hören wir von Unternehmensleitern oft.

Ruslan Marinov, Business-Analyst beim Systemintegrator Tsifrovizatsiya Proizvodstva (CIFP), hat sie ausführlich und mit Beispielen beantwortet.

Wo ein Unternehmen anfängt

Ein Unternehmer, der in Russland ein Fertigungsunternehmen aufbaut, versucht anfangs meist, alles selbst zu machen, weil das Geld für große Produktions-, Finanz- und Vertriebsabteilungen fehlt. Er stellt einen Buchhalter ein, der irgendwie die Bilanz aufstellt und die Berichte einreicht, kümmert sich selbst um die Kunden und erstellt bei Bedarf die Konstruktionsdokumentation.

Doch Start-ups übersehen eines: Heute bringt Ihr Geschäft beispielsweise 10 Mio. RUB (≈ 100.000 USD) ein, in 2–3 Jahren können es aber schlagartig 200–300 Mio. RUB (≈ 2 Mio.–3 Mio. USD) sein. Und wenn man nicht von Anfang an das richtige Fundament legt – zumindest ein grundlegendes Buchführungssystem –, wirkt sich das spürbar negativ auf die Rentabilität aus.

Wenn der Inhaber es gewohnt ist, Teile aus dem Lager zu entnehmen, ohne das irgendwo zu erfassen – weil er „alles selbst im Griff hat“, „alles im Kopf behält“, „gerade keine Zeit hat“ und aus einer Million anderer Gründe –, werden die Mitarbeiter genau dasselbe tun. Später kann kein einzelner Mitarbeiter das alles wieder geraderücken. Es ist immer einfacher und günstiger, die Dinge von Anfang an richtig zu machen, als sie nachträglich umzubauen und Chaos zu beseitigen. Wenn Sie sich angewöhnt haben, zumindest minimale Aufzeichnungen zu führen, und sei es in einer Tabelle, setzt ein eigener Lagermitarbeiter, der bei wachsender Produktion hinzukommt, die etablierte Routine einfach fort. Fertigungsunternehmen, die auf der richtigen Idee aufbauen, wachsen sehr schnell.

Der erste und wichtigste Rat an Unternehmer am Anfang lautet also: Überlegen Sie, wie Sie Material, Geld, Personal und so weiter erfassen. All das muss sofort systematisiert werden, mit Abläufen und Regeln, und seien sie noch so einfach.

Millionäre auf dem Papier – und in der Realität?

Unternehmer schauen meist auf den Gewinn in der Bilanz. Das Geld, das in Ladenhütern gebunden ist, die durch schlechte Planung im Lager eingefroren sind, berücksichtigen sie jedoch nicht. In der Bilanz kann zum Beispiel ein Aktivposten stehen – der Warenbestand ist um 100 Mio. RUB (≈ 1 Mio. USD) gestiegen –, während Sie in Wirklichkeit 100 Mio. RUB (≈ 1 Mio. USD) verloren haben. Warum?

Bei der Erfüllung eines großen Auftrags wird ein Puffer eingeplant. Je schlechter die Erfassung im Unternehmen, desto größer fällt der Puffer bei den für den Auftrag beschafften Materialien aus. Wer plant, weiß genau, wie viel Material er braucht und wie hoch der Ausschussanteil bei den Fertigprodukten ist. Kennt man seine Pufferspanne, zum Beispiel 5 %, kann man die Lagerbestände um 3 % aufstocken. Schließlich wird man diesen Bestand womöglich gar nicht benötigen.

Wer nicht plant und keine ausgereiften Planungssysteme hat, kann schlicht nicht richtig planen. Beispiel: Ein Unternehmen schließt einen Vertrag über 10 Mio. RUB (≈ 100.000 USD) ab. Die Materialien sollen, sagen wir, 5 Mio. RUB (≈ 50.000 USD) kosten, die Steuern 1 Mio. RUB (≈ 10.000 USD) und die sonstigen Kosten 2 Mio. RUB (≈ 20.000 USD). Es bleibt ein Gewinn von 2 Mio. RUB (≈ 20.000 USD). Auf dem Papier sieht das gut aus. In der Realität müssen wir zusätzliche Bestände kaufen, weil wir nicht genau wissen, wie viel Material die Produktion benötigen wird. Unternehmer, die weder Buch führen noch planen, schlagen in der Regel 30 % Sicherheitsbestand auf. Das Ergebnis: Sie kaufen Material für 6,5 Mio. RUB (≈ 65.000 USD) statt für 5 Mio. RUB (≈ 50.000 USD).

Auf die Marge bezogen haben wir also 2 Mio. RUB (≈ 20.000 USD) verdient, aber 1,5 Mio. RUB (≈ 15.000 USD) davon liegen im Lager begraben.

Hinzu kommt: Alles, was im Lager liegt, wird zu Moskauer Mietpreisen um 1.000 RUB (≈ 10 USD) pro Quadratmeter teurer. Über 3 Jahre kostet die Lagerung einer Palette von 1 Kubikmeter zusätzlich 36.000 RUB (≈ 360 USD), während ihr Inhalt ursprünglich vielleicht nur 10.000 RUB (≈ 100 USD) gekostet hat.

So wird die gesamte Marge in Unternehmen aufgezehrt, die es gewohnt sind, auf Papier zu arbeiten, und Produktion, Vertrieb, Einkauf und alle anderen Geschäftsprozesse nicht planen wollen.

Irgendwann ist es so weit: Das Unternehmen ist immer weiter gewachsen, und nun quillt das Lager vor veralteten Beständen über. Man muss etwas unternehmen, denn die Bestände kosten uns von Jahr zu Jahr mehr, und trotzdem bringt es niemand über sich, sie wegzuwerfen.

Schließlich kommen Wirtschaftsprüfer in ein Unternehmen mit einer Bilanzsumme von 100 Mio. RUB (≈ 1 Mio. USD), prüfen den Lagerumschlag und stellen fest, dass sich 80 der 100 Mio. nicht bewegen, nicht überprüfbar sind und abgeschrieben werden müssen. Es muss eine Kommission gebildet werden, die alles als veraltete Bestände abschreibt. Und dann stellt sich heraus, dass der „Papiergewinn“ gar nicht existiert. Es gibt kein Geld für Wachstum oder Ausrüstung, und den Mitarbeitern kann man keine Gehaltserhöhung geben. Qualifizierte Fachkräfte wandern ab.

Und das ganze Problem liegt im Fehlen einer kompetenten, modernen Buchhaltung und Planung. Man muss sich klarmachen, dass ein bestimmter Prozentsatz jedes verdienten Rubels dafür aufgewendet werden muss, Ordnung zu schaffen.

Ich empfehle immer: Investieren Sie sofort in ordentliche Buchhaltungs- und Erfassungssysteme – das ist günstiger. Das spätere Aufräumen dauert lange und kostet viel. Und Ordnung zu schaffen führt wiederum zu Entlassungen. Es ist viel schwieriger, einen Mitarbeiter dazu zu bringen, auf neue Weise zu arbeiten, als von Anfang an einen neuen Mitarbeiter nach den neuen Regeln einzustellen.

Niemand mag Veränderungen

Niemand mag Veränderungen. Ebenso wenden sich Unternehmen erst dann der Automatisierung zu, wenn sie ihren Gewinn steigern müssen. Und selbst dann versteht bei Weitem nicht jeder diese Notwendigkeit. Sehr oft hören wir von kurzsichtigen Führungskräften: „Warum soll ich so viel Geld in Automatisierung investieren, wenn sie keinen Gewinn bringt?“ Stimmt, direkt verdienen Sie damit kein Geld, aber wie man so sagt: Gespart ist so gut wie verdient.

Für eine qualitativ hochwertige Erfassung braucht man qualifiziertes Personal. Mitarbeiter, die seit 30 Jahren auf Papier arbeiten, werden sich nicht in neue Technologien einarbeiten. Um qualifizierte Leute zu gewinnen, muss man daher marktgerechte Gehälter zahlen.

Wann erkennt ein Unternehmen, dass es Automatisierung braucht?

Wenn es einen großen Auftrag nicht erfüllen kann.

Einen solchen Auftrag kann nur ein Unternehmen mit gut etablierten Geschäftsprozessen schnell erfüllen. Beispiel: Ein Unternehmen gewinnt einen Auftrag über 1 Mrd. RUB (≈ 10 Mio. USD) mit einer Frist von 3 Monaten. Wie berechnet man, wie viel Material benötigt wird? Ohne Automatisierung von Hand. Mit einem ERP-System, in dem alles richtig eingerichtet ist, Stücklisten hinterlegt sind und die operative Erfassung vollständig abgedeckt ist, geht das an einem Tag. Morgen beginnen Sie die Verhandlungen mit den Lieferanten, übermorgen bestätigen diese die Liefertermine. In einer Woche sind die ersten Container zu Ihnen unterwegs, und in 3 Wochen starten Sie die Produktion.

Nehmen wir nun die Automatisierung weg. Alles läuft „auf Papier“, und ein Mitarbeiter der Produktions- und Technikabteilung trägt alles in Tabellen ein. Allein die Berechnung des Auftrags dauert bei ihm einen Monat.

Der Bedarf an Automatisierung entsteht dort, wo es um viel Geld und knappe Fristen geht.

Ein großer Fehler von Fertigungsunternehmen ist die Annahme, dass sie dank Automatisierung weniger arbeiten müssen. Nein! Ob sie besser arbeiten werden, ist eher eine Frage an den Systemintegrator: wie gut er die Geschäftsprozesse abbildet und wie sorgfältig er die Software einführt.

Was heißt besser arbeiten? Sie verdienen mehr, haben weniger Reklamationen und verkürzen die Produktionsdurchlaufzeiten.

Der Bedarf an Automatisierung wird schnell deutlich, wenn ein Unternehmen einen Auftrag über eine Milliarde Rubel nicht erfüllt, weil es Fristen verpasst und Vertragsstrafen anfallen. Es gibt auch politisch wichtige Aufträge, bei denen derselbe Auftrag auch an 2–3 Ihrer Wettbewerber vergeben wurde. Diese haben geliefert, Sie nicht. Dann entstehen Reklamationen, und beim nächsten Mal bekommen Sie solche Aufträge nicht mehr.

Ein weiterer Weg, wie Unternehmen erkennen, dass sie moderne Automatisierung brauchen: Der Chef eines Unternehmens mit 1 Mrd. RUB (≈ 10 Mio. USD) Umsatz und 5.000 m² Lagerfläche besuchte Kollegen und besichtigte deren Werk. Er sah, dass diese bei gleicher Produktion 2 Mrd. RUB (≈ 20 Mio. USD) Umsatz erzielten, aber nur 1.000 m² Lagerfläche hatten. Wie haben sie das geschafft? Alles läuft auf kompetente Buchhaltung und Planung hinaus, und die ist nur möglich, wenn die Produktion bis ins letzte Detail, bis auf die Minute, automatisiert ist.

Das Automatisierungsniveau eines Unternehmens ist somit direkt proportional zum Gewinnwachstum.

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