Lucro no balanço, mas sem dinheiro em caixa: por quê?

... E o que o planejamento e a contabilidade têm a ver com isso?

“Para que precisamos de automação se ela não gera lucro?” Essa é uma pergunta que ouvimos com frequência de executivos de empresas.

Ruslan Marinov, analista de negócios do integrador de sistemas Tsifrovizatsiya Proizvodstva (CIFP), deu uma resposta detalhada, com exemplos.

Onde um negócio começa

Na Rússia, o empreendedor industrial que está começando costuma tentar fazer tudo pessoalmente, porque não há recursos para grandes departamentos de produção, finanças e vendas. Ele contrata um contador que, de algum jeito, fecha os livros e entrega os relatórios, cuida dos clientes pessoalmente e, se for preciso, prepara a documentação de projeto.

Mas as startups deixam passar uma coisa: hoje o seu negócio pode render, digamos, RUB 10 milhões (≈ US$ 100.000), mas em 2–3 anos pode saltar para RUB 200–300 milhões (≈ US$ 2 milhões–3 milhões). E se, desde o início, você não construir a base certa – ao menos um sistema básico de controle contábil –, isso afetará seriamente a rentabilidade.

Se o proprietário está acostumado a tirar peças do almoxarifado sem registrar em lugar nenhum, porque “toca tudo sozinho”, “guarda tudo na cabeça”, “não tem tempo agora” e mais um milhão de motivos, os funcionários farão exatamente o mesmo. Depois, nenhum funcionário sozinho conseguirá reverter isso. Sempre é mais fácil e mais barato fazer certo desde o começo do que refazer e limpar a bagunça. Se você se acostumou a manter ao menos um controle mínimo, mesmo que em uma planilha, quando a produção crescer e entrar um funcionário dedicado ao almoxarifado, ele simplesmente seguirá a rotina já estabelecida. Empresas industriais construídas sobre a ideia certa crescem muito rápido.

Por isso, o primeiro e principal conselho para empreendedores iniciantes é pensar em como vão controlar materiais, dinheiro, pessoas e assim por diante. Tudo isso precisa ser sistematizado logo, com procedimentos e regras definidos, mesmo que os mais simples.

Milionários no papel, mas na vida real?

Os empreendedores costumam olhar o lucro no balanço. Mas não levam em conta o dinheiro parado em estoque morto, congelado nos armazéns por causa de um planejamento ruim. O balanço pode mostrar, por exemplo, um ativo – estoque maior em RUB 100 milhões (≈ US$ 1 milhão) –, enquanto na realidade você perdeu RUB 100 milhões (≈ US$ 1 milhão). Por quê?

Ao cumprir um grande contrato, as empresas incluem uma reserva de segurança. Quanto mais fraco o controle de registros da empresa, maior a reserva nos materiais comprados para o contrato. Quando a empresa planeja, ela sabe exatamente de quanto material precisa e que percentual dos produtos acabados será defeituoso. Se conhece sua faixa de reserva, por exemplo 5%, pode aumentar o estoque em 3%. Afinal, talvez nem precise desse estoque.

Se a empresa não planeja e não tem sistemas sofisticados de planejamento, ela simplesmente não consegue planejar corretamente. Exemplo: a empresa assina um contrato de RUB 10 milhões (≈ US$ 100.000). Os materiais devem custar, digamos, RUB 5 milhões (≈ US$ 50.000), os impostos, RUB 1 milhão (≈ US$ 10.000), e os demais custos, RUB 2 milhões (≈ US$ 20.000). Sobram RUB 2 milhões (≈ US$ 20.000) de lucro. No papel, parece ótimo. Na vida real, precisamos comprar estoque extra, porque não sabemos exatamente de quanto material a produção vai precisar. Empreendedores que não fazem controle nem planejamento costumam acrescentar uma reserva de 30% no estoque. Como resultado, compram RUB 6,5 milhões (≈ US$ 65.000) em materiais em vez de RUB 5 milhões (≈ US$ 50.000).

Ou seja, na margem ganhamos RUB 2 milhões (≈ US$ 20.000), mas RUB 1,5 milhão (≈ US$ 15.000) deles está enterrado no armazém.

Além disso, tudo o que fica armazenado encarece em RUB 1.000 (≈ US$ 10) por metro quadrado, nos preços de aluguel de Moscou. Em 3 anos, armazenar um palete de 1 metro cúbico custa RUB 36.000 (≈ US$ 360) a mais, enquanto o conteúdo pode ter custado originalmente apenas RUB 10.000 (≈ US$ 100).

É assim que toda a margem é consumida nas empresas acostumadas a trabalhar no papel e que não querem planejar a produção, as vendas, as compras e todos os demais processos de negócio.

Chega um momento em que a empresa cresceu, cresceu, e agora o armazém está lotado de estoque obsoleto. É preciso fazer alguma coisa, porque o estoque nos custa mais a cada ano, mas ninguém tem coragem de jogá-lo fora.

Por fim, os auditores chegam a uma empresa com balanço de RUB 100 milhões (≈ US$ 1 milhão), verificam o giro do estoque e dizem que 80 milhões dos 100 não se movimentam, não podem ser comprovados e precisam ser baixados. É preciso criar uma comissão para baixar tudo como estoque obsoleto. E acontece que o lucro “de papel” na verdade não existe. Não há dinheiro para crescer nem para equipamentos, e não dá para aumentar o salário dos funcionários. Profissionais qualificados vão embora.

E todo o problema é a falta de uma contabilidade e de um planejamento competentes e modernos. É preciso entender que um determinado percentual de cada rublo ganho tem de ser gasto para colocar as coisas em ordem.

Eu sempre recomendo: comece a investir em sistemas de controle adequados logo de início – sai mais barato. Arrumar a bagunça depois leva muito tempo e custa caro. E colocar as coisas em ordem, por sua vez, leva a demissões. É muito mais difícil fazer um funcionário trabalhar de um jeito novo do que contratar outro já sob as novas regras desde o início.

Ninguém gosta de mudanças

Ninguém gosta de mudanças. Da mesma forma, as empresas só recorrem à automação quando precisam aumentar o lucro. E, mesmo assim, nem todos entendem essa necessidade. Muitas vezes ouvimos de executivos de visão curta: “Por que investir tanto dinheiro em automação se ela não gera lucro?” De fato, a automação não faz você ganhar dinheiro diretamente, mas, como diz o ditado, dinheiro poupado é dinheiro ganho.

Para manter registros de qualidade, são necessários profissionais qualificados. Funcionários que trabalharam no papel por 30 anos não vão se aprofundar em novas tecnologias. Ou seja, para contratar pessoas qualificadas, é preciso pagar salários competitivos.

Quando a empresa percebe que precisa de automação?

Quando ela não consegue cumprir um grande contrato.

Só uma empresa com processos de negócio bem estabelecidos consegue cumprir um contrato desses com rapidez. Exemplo: uma empresa ganha um contrato de RUB 1 bilhão (≈ US$ 10 milhões) com prazo de 3 meses. Como calcular quanto material é necessário? Sem automação, isso é feito à mão. Com um sistema ERP, por exemplo, em que tudo está configurado corretamente, as listas de materiais estão cadastradas e o controle operacional está totalmente coberto, dá para fazer isso em um dia. Amanhã você começa a negociar com os fornecedores e, no dia seguinte, eles confirmam os prazos de entrega. Em uma semana, os primeiros contêineres estão a caminho e, em 3 semanas, você inicia a produção.

Agora tire a automação de cena. Tudo está “no papel”, e um funcionário do departamento técnico de produção lança tudo em planilhas. Só para calcular o contrato, ele levará um mês.

A necessidade de automação surge onde há muito dinheiro e prazos apertados.

Um grande erro dos fabricantes é achar que a automação vai fazê-los trabalhar menos. Não! Se vão trabalhar melhor, é mais uma questão para o integrador: quão bem ele modela os processos de negócio e quão bem implementa o software.

O que significa trabalhar melhor? Você vai ganhar mais dinheiro, lidar com menos reclamações e reduzir os prazos de produção.

A necessidade de automação fica clara rapidamente quando a empresa não cumpre um contrato de um bilhão de rublos porque perde os prazos e as multas começam a se acumular. Há também contratos politicamente importantes, em que o mesmo contrato foi dado a 2–3 dos seus concorrentes. Eles entregaram, e você não. É aí que surgem as reclamações, e da próxima vez você não receberá esse tipo de contrato.

Outra forma de as empresas perceberem que precisam de automação moderna: o dirigente de uma empresa com receita de RUB 1 bilhão (≈ US$ 10 milhões) e 5.000 m² de área de armazém visitou colegas do setor e conheceu a fábrica deles. Viu que, com a mesma produção, eles tinham receita de RUB 2 bilhões (≈ US$ 20 milhões), mas apenas 1.000 m² de armazéns. Como conseguiram? Tudo se resume a uma contabilidade e um planejamento competentes, o que só é possível quando a produção é automatizada até o último detalhe, até o minuto.

Assim, o nível de automação de uma empresa é diretamente proporcional ao crescimento do seu lucro.

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