Bénéfice au bilan, mais pas de trésorerie : pourquoi ?

... Et quel rapport avec la planification et la comptabilité ?

« Pourquoi automatiser si cela ne génère pas de profit ? » C’est une question que nous entendons souvent de la part de dirigeants d’entreprise.

Ruslan Marinov, analyste métier chez l’intégrateur de systèmes Tsifrovizatsiya Proizvodstva (CIFP), y a répondu en détail, exemples à l’appui.

Là où commence une entreprise

En Russie, un entrepreneur industriel qui démarre essaie généralement de tout faire lui-même, faute de budget pour de grands services de production, de finance et de ventes. Il embauche un comptable qui tient tant bien que mal les comptes et dépose les déclarations, s’occupe lui-même des clients et prépare la documentation de conception si nécessaire.

Mais les start-up oublient une chose : aujourd’hui, votre entreprise peut rapporter, disons, 10 millions de RUB (≈ 100 000 USD), mais d’ici 2 à 3 ans, ce chiffre peut grimper à 200 à 300 millions de RUB (≈ 2 millions–3 millions USD). Et si vous ne posez pas les bonnes bases dès le départ – au moins un système comptable de base –, la rentabilité en pâtira sérieusement.

Si le propriétaire a l’habitude de prélever des pièces à l’entrepôt sans le consigner nulle part, parce qu’il « gère tout lui-même », « a tout en tête », « n’a pas le temps en ce moment » et pour mille autres raisons, les employés feront exactement de même. Plus tard, aucun employé ne pourra tout remettre d’aplomb. Il est toujours plus simple et moins coûteux de bien faire dès le départ que de refaire et de réparer les dégâts. Si vous avez pris l’habitude de tenir au moins une comptabilité minimale, ne serait-ce que dans un tableur, alors lorsque la production se développera et qu’un employé dédié à l’entrepôt arrivera, il poursuivra simplement la routine établie. Les entreprises industrielles bâties sur une bonne idée se développent très vite.

Le premier et principal conseil aux entrepreneurs qui démarrent est donc de réfléchir dès le départ à la façon de suivre les matières, l’argent, les personnes, etc. Tout cela doit être systématisé d’emblée, avec des procédures et des règles en place, même les plus simples.

Millionnaires sur le papier, mais dans la vraie vie ?

Les entrepreneurs regardent généralement le bénéfice au bilan. Mais ils ne tiennent pas compte de l’argent immobilisé dans des stocks dormants, figés dans les entrepôts à cause d’une mauvaise planification. Le bilan peut afficher, par exemple, un actif – des stocks en hausse de 100 millions de RUB (≈ 1 million USD) – alors qu’en réalité vous avez perdu 100 millions de RUB (≈ 1 million USD). Pourquoi ?

Lors de l’exécution d’un gros contrat, les entreprises prévoient une marge de sécurité. Moins le suivi est rigoureux dans une entreprise, plus la marge sur les matières achetées pour le contrat est élevée. Lorsqu’une entreprise planifie, elle sait exactement de quelle quantité de matières elle a besoin et quel pourcentage de produits finis sera défectueux. Si elle connaît l’ampleur de sa marge de sécurité, par exemple 5 %, elle peut augmenter ses stocks de 3 %. Après tout, elle n’aura peut-être même pas besoin de ce stock.

Si une entreprise ne planifie pas et ne dispose pas de systèmes de planification évolués, elle ne peut tout simplement pas planifier correctement. Exemple : une entreprise signe un contrat de 10 millions de RUB (≈ 100 000 USD). Les matières doivent coûter, disons, 5 millions de RUB (≈ 50 000 USD), les impôts 1 million de RUB (≈ 10 000 USD) et les autres coûts 2 millions de RUB (≈ 20 000 USD). Il reste un bénéfice de 2 millions de RUB (≈ 20 000 USD). Sur le papier, c’est très bien. Dans la vraie vie, il faut acheter du stock supplémentaire, car on ne sait pas exactement de quelle quantité de matières la production aura besoin. Les entrepreneurs qui n’assurent aucun suivi et ne planifient pas ajoutent généralement une marge de stock de 30 %. Résultat : ils achètent pour 6,5 millions de RUB (≈ 65 000 USD) de matières au lieu de 5 millions de RUB (≈ 50 000 USD).

Sur la marge, nous avons donc gagné 2 millions de RUB (≈ 20 000 USD), dont 1,5 million de RUB (≈ 15 000 USD) reste immobilisé dans l’entrepôt.

De plus, tout ce qui est stocké à l’entrepôt revient 1 000 RUB (≈ 10 USD) plus cher par mètre carré aux tarifs de location moscovites. Sur 3 ans, le stockage d’une palette de 1 mètre cube coûte 36 000 RUB (≈ 360 USD) de plus, alors que son contenu a pu coûter à l’origine seulement 10 000 RUB (≈ 100 USD).

C’est ainsi que toute la marge est absorbée dans les entreprises habituées à travailler sur papier et qui refusent de planifier la production, les ventes, les achats et tous leurs autres processus métier.

Vient un moment où l’entreprise a continué de croître encore et encore, et où l’entrepôt déborde désormais de stocks obsolètes. Il faut agir, car les stocks nous coûtent chaque année davantage, mais personne n’ose les jeter.

Un jour, des auditeurs viennent chez une entreprise dont le bilan affiche 100 millions de RUB (≈ 1 million USD), vérifient la rotation des stocks et déclarent que 80 millions sur ces 100 ne bougent pas, ne peuvent pas être vérifiés et doivent être sortis des comptes. Il faut réunir une commission pour tout passer en perte au titre des stocks obsolètes. Et il s’avère que le bénéfice « sur le papier » n’existe pas vraiment. Il n’y a pas d’argent pour la croissance ni pour les équipements, et l’on ne peut pas augmenter les salaires. Le personnel qualifié s’en va.

Et tout le problème tient à l’absence d’une comptabilité et d’une planification compétentes et modernes. Il faut comprendre qu’une certaine part de chaque rouble gagné doit être consacrée à la remise en ordre.

Je recommande toujours ceci : commencez dès le départ à investir dans des systèmes comptables adaptés – c’est moins cher. Remettre de l’ordre plus tard prendra beaucoup de temps et coûtera cher. Et la remise en ordre, à son tour, entraîne des licenciements. Il est bien plus difficile de faire travailler un employé autrement que d’embaucher dès le départ quelqu’un selon les nouvelles règles.

Personne n’aime le changement

Personne n’aime le changement. De même, les entreprises ne se tournent vers l’automatisation que lorsqu’elles doivent accroître leurs bénéfices. Et même alors, tous sont loin de comprendre ce besoin. Très souvent, nous entendons de la part de dirigeants à courte vue : « Pourquoi investir autant d’argent dans l’automatisation si elle ne génère pas de profit ? » Certes, l’automatisation ne rapporte pas directement de l’argent, mais, comme on dit, un sou économisé est un sou gagné.

Pour tenir une comptabilité de qualité, il faut du personnel qualifié. Des employés qui travaillent sur papier depuis 30 ans ne vont pas se plonger dans une nouvelle technologie. Pour recruter des personnes qualifiées, il faut donc proposer des salaires compétitifs.

À quel moment une entreprise comprend-elle qu’elle a besoin d’automatisation ?

Quand elle n’honore pas un gros contrat.

Seule une entreprise dotée de processus métier bien établis peut exécuter rapidement un tel contrat. Exemple : une entreprise remporte un contrat de 1 milliard de RUB (≈ 10 millions USD) avec un délai de 3 mois. Comment calculer la quantité de matières nécessaire ? Sans automatisation, on le fait à la main. Avec un système ERP, par exemple, où tout est correctement paramétré, où les nomenclatures sont en place et où la comptabilité opérationnelle est entièrement couverte, cela peut se faire en une journée. Demain, vous entamez les négociations avec les fournisseurs, et après-demain, ils confirment les dates de livraison. En une semaine, les premiers conteneurs sont en route vers vous, et en 3 semaines, vous démarrez la production.

Maintenant, retirez l’automatisation de l’équation. Tout est « sur papier », et un employé du service production et technique saisit tout dans des tableurs. Rien que le calcul du contrat lui prendra un mois.

Le besoin d’automatisation apparaît là où les montants sont élevés et les délais serrés.

Une grave erreur des industriels est de penser que l’automatisation leur permettra de travailler moins. Non ! La question de savoir s’ils travailleront mieux relève davantage de l’intégrateur : de la qualité de sa modélisation des processus métier et de sa mise en œuvre du logiciel.

Que signifie travailler mieux ? Vous gagnerez plus d’argent, aurez moins de réclamations et raccourcirez les délais de production.

Le besoin d’automatisation devient vite évident lorsqu’une entreprise n’honore pas un contrat d’un milliard de roubles parce qu’elle dépasse les délais et que des pénalités commencent à courir. Il existe aussi des contrats politiquement importants, confiés également à 2 ou 3 de vos concurrents. Eux ont livré, pas vous. C’est alors que surgissent les réclamations, et la fois suivante vous n’obtiendrez plus de tels contrats.

Autre façon dont des entreprises prennent conscience de leur besoin d’une automatisation moderne : le dirigeant d’une entreprise réalisant 1 milliard de RUB (≈ 10 millions USD) de chiffre d’affaires et disposant de 5 000 m² d’entrepôts a rendu visite à des confrères et visité leur usine. Il a constaté qu’à production égale, ils réalisaient 2 milliards de RUB (≈ 20 millions USD) de chiffre d’affaires avec seulement 1 000 m² d’entrepôts. Comment y sont-ils parvenus ? Tout tient à une comptabilité et une planification compétentes, qui ne sont possibles que lorsque la production est automatisée dans les moindres détails, à la minute près.

Ainsi, le niveau d’automatisation d’une entreprise est directement proportionnel à la croissance de son bénéfice.

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