Beneficio en el balance, pero sin dinero: ¿por qué?

... ¿Y qué tienen que ver la planificación y la contabilidad?

«¿Para qué necesitamos la automatización si no genera beneficios?». Es una pregunta que los directivos de las empresas nos plantean con frecuencia.

Ruslan Marinov, analista de negocio del integrador de sistemas Tsifrovizatsiya Proizvodstva (CIFP), respondió con detalle y con ejemplos.

Dónde empieza un negocio

En Rusia, el empresario manufacturero que empieza suele intentar hacerlo todo personalmente, porque no hay recursos para grandes departamentos de producción, finanzas y ventas. Contrata a un contador que de algún modo cuadra los libros y presenta los informes, trata él mismo con los clientes y prepara la documentación de diseño si hace falta.

Pero las empresas emergentes pasan por alto algo: hoy su negocio puede generar, por ejemplo, 10 millones de RUB (≈ 100 000 USD), pero en 2 o 3 años puede dispararse hasta 200 o 300 millones de RUB (≈ 3 millones USD). Y si no se sienta la base adecuada desde el principio —al menos un sistema contable básico—, la rentabilidad se verá seriamente afectada.

Si el propietario está acostumbrado a sacar piezas del almacén sin registrarlo en ninguna parte, porque «lo lleva todo él mismo», «lo tiene todo en la cabeza», «ahora no tiene tiempo» y un millón de excusas más, los empleados harán exactamente lo mismo. Más adelante, ningún empleado por sí solo podrá revertirlo. Siempre es más fácil y barato hacer las cosas bien desde cero que rehacerlas y poner orden en el caos. Si usted ha adquirido el hábito de llevar al menos un registro mínimo, aunque sea en una hoja de cálculo, cuando la producción crezca y se incorpore un empleado al almacén, simplemente continuará con la rutina establecida. Las empresas manufactureras construidas sobre una idea acertada crecen muy rápido.

Así que el primer y principal consejo para los empresarios que empiezan es pensar en cómo llevarán el control de los materiales, el dinero, las personas, etc. Todo esto debe sistematizarse desde el primer momento, con procedimientos y reglas, aunque sean los más sencillos.

Millonarios sobre el papel, ¿y en la vida real?

Los empresarios suelen fijarse en el beneficio que aparece en el balance. Pero no tienen en cuenta el dinero inmovilizado en inventarios sin rotación que se acumulan en los almacenes por una mala planificación. El balance puede mostrar, por ejemplo, un activo (un aumento de inventarios de 100 millones de RUB (≈ 1 millón USD)), mientras que en realidad usted ha perdido 100 millones de RUB (≈ 1 millón USD). ¿Por qué?

Al ejecutar un contrato grande, las empresas incluyen un margen de reserva. Cuanto peor es el control contable de una empresa, mayor es la reserva de materiales que se compra para el contrato. Cuando una empresa planifica, sabe exactamente cuánto material necesita y qué porcentaje de productos terminados saldrá defectuoso. Si conoce su rango de reserva, por ejemplo un 5 %, puede aumentar el inventario en un 3 %. Al fin y al cabo, puede que ni siquiera necesite ese stock.

Si una empresa no planifica y no dispone de sistemas avanzados de planificación, simplemente no puede planificar correctamente. Ejemplo: una empresa firma un contrato de 10 millones de RUB (≈ 100 000 USD). Los materiales deberían costar, digamos, 5 millones de RUB (≈ 50 000 USD); los impuestos, 1 millón de RUB (≈ 10 000 USD), y otros costos, 2 millones de RUB (≈ 20 000 USD). Queda un beneficio de 2 millones de RUB (≈ 20 000 USD). Sobre el papel se ve bien. En la vida real hay que comprar existencias de más, porque no sabemos con exactitud cuánto material necesitará la producción. Los empresarios que no llevan registros ni planifican suelen añadir una reserva del 30 % de existencias. Como resultado, compran materiales por 6,5 millones de RUB (≈ 65 000 USD) en lugar de 5 millones de RUB (≈ 50 000 USD).

Es decir, de margen ganamos 2 millones de RUB (≈ 20 000 USD), pero 1,5 millones de RUB (≈ 15 000 USD) de ellos están enterrados en el almacén.

Además, todo lo que se guarda en el almacén se encarece en 1000 RUB (≈ 10,00 USD) por metro cuadrado según las tarifas de alquiler de Moscú. En 3 años, almacenar un palé de 1 metro cúbico cuesta 36 000 RUB (≈ 360 USD) adicionales, mientras que su contenido puede haber costado originalmente apenas 10 000 RUB (≈ 100 USD).

Así se esfuma todo el margen en las empresas acostumbradas a trabajar en papel que no quieren planificar la producción, las ventas, las compras y el resto de sus procesos de negocio.

Llega un momento en que la empresa ha seguido creciendo y creciendo, y ahora el almacén está desbordado de existencias obsoletas. Hay que hacer algo, porque el inventario nos cuesta cada año más, pero nadie se atreve a deshacerse de él.

Con el tiempo, los auditores llegan a una empresa con un balance de 100 millones de RUB (≈ 1 millón USD), revisan la rotación de inventarios y dicen que 80 de esos 100 millones no rotan, no se pueden verificar y deben darse de baja. Hay que constituir una comisión para dar de baja todo como existencias obsoletas. Y resulta que el beneficio «de papel» en realidad no existe. No hay dinero para crecer ni para equipos, y no se puede subir el sueldo a los empleados. El personal calificado se marcha.

Y todo el problema está en la falta de una contabilidad y una planificación competentes y modernas. Hay que entender que un determinado porcentaje de cada rublo ganado debe destinarse a poner las cosas en orden.

Yo siempre lo recomiendo: empiece a invertir de inmediato en sistemas contables adecuados; sale más barato. Arreglar el desorden más adelante llevará mucho tiempo y costará mucho. Y poner las cosas en orden, a su vez, conduce a despidos. Es mucho más difícil lograr que un empleado trabaje de otra manera que contratar desde el principio a alguien nuevo con las nuevas reglas.

A nadie le gusta el cambio

A nadie le gusta el cambio. Del mismo modo, las empresas recurren a la automatización solo cuando necesitan aumentar sus beneficios. E incluso entonces, no todos comprenden esta necesidad. Con mucha frecuencia oímos de directivos poco previsores: «¿Por qué debería invertir tanto dinero en automatización si no genera beneficios?». Es cierto que la automatización no genera dinero de forma directa, pero, como dice el refrán, un centavo ahorrado es un centavo ganado.

Para llevar registros de calidad se necesita personal calificado. Los empleados que han trabajado en papel durante 30 años no se pondrán a dominar nuevas tecnologías. Por eso, para contratar a personas calificadas hay que pagar salarios competitivos.

¿Cuándo se da cuenta una empresa de que necesita automatización?

Cuando no cumple un contrato importante.

Solo una empresa con procesos de negocio bien establecidos puede cumplir rápidamente un contrato así. Ejemplo: una empresa gana un contrato de mil millones de RUB con un plazo de 3 meses. ¿Cómo se calcula cuánto material hace falta? Sin automatización, se hace a mano. Con un sistema ERP, por ejemplo, en el que todo está bien configurado, las listas de materiales están cargadas y la contabilidad operativa está totalmente cubierta, puede hacerse en un día. Mañana usted empieza a negociar con los proveedores y pasado mañana ellos confirman los plazos de entrega. En una semana, los primeros contenedores ya van en camino hacia usted, y en 3 semanas inicia la producción.

Ahora quitemos la automatización de la ecuación. Todo está «en papel» y un empleado del departamento técnico de producción lo introduce todo en hojas de cálculo. Solo calcular el contrato le llevará un mes.

La necesidad de automatizar surge donde hay mucho dinero en juego y plazos ajustados.

Un gran error de los fabricantes es pensar que la automatización les permitirá trabajar menos. ¡No! Que trabajen mejor es más una cuestión del integrador: de lo bien que modele los procesos de negocio y de lo bien que implemente el software.

¿Qué significa trabajar mejor? Se gana más dinero, se atienden menos reclamaciones y se acortan los plazos de producción.

La necesidad de automatizar se hace evidente enseguida cuando una empresa incumple un contrato de mil millones de rublos porque no cumple los plazos y empiezan a acumularse las penalizaciones. También hay contratos de importancia política, en los que el mismo contrato se adjudicó además a 2 o 3 de sus competidores. Ellos cumplieron y usted no. Entonces surgen las reclamaciones y la próxima vez no obtendrá contratos así.

Otra forma en que las empresas se dan cuenta de que necesitan una automatización moderna: el director de una empresa con ingresos de mil millones de RUB y 5000 m² de almacén visitó a colegas del sector y recorrió su planta. Vio que, con la misma producción, ellos tenían ingresos de 2 mil millones de RUB (≈ 20 millones USD) y solo 1000 m² de almacenes. ¿Cómo lo lograron? Todo se reduce a una contabilidad y una planificación competentes, algo posible únicamente cuando la producción está automatizada hasta el último detalle, hasta el minuto.

Así, el nivel de automatización de una empresa es directamente proporcional al crecimiento de sus beneficios.

¿No tiene tiempo para leer el material? Consulte a un especialista a través de nuestro bot

Síganos en las redes sociales:

• Telegram
• YouTube
• VK
• Facebook
• LinkedIn
• WhatsApp