账面有利润，却没有现金：为什么？

……那么，计划与核算在其中起什么作用？

“如果自动化不能带来利润，我们为什么需要它？”这是我们经常从企业高管那里听到的问题。

系统集成商Tsifrovizatsiya Proizvodstva（CIFP）的业务分析师Ruslan Marinov结合实例作了详细解答。

企业的起点

在俄罗斯，制造业创业者在起步阶段通常什么事都亲力亲为，因为没有资金设立庞大的生产、财务和销售部门。他们雇一名会计，勉强把账做平并报送报表；亲自与客户打交道；需要时还自己编制设计文档。

但初创企业忽视了一点：今天您的业务也许只有1000万卢布（≈ 10万美元）的营收，而2到3年后可能飙升至2亿到3亿卢布（≈ 200万–300万美元）。如果一开始没有打好正确的基础——哪怕只是一套基本的核算体系——就会严重影响盈利能力。

如果企业主习惯了从仓库拿零件而不做任何记录，理由是“都是自己在管”“都记在脑子里”“现在没时间”以及其他无数借口，那么员工也会照搬这种做法。以后，没有哪位员工能把这一切扭转过来。从一开始就把事情做对，总是比事后返工、收拾烂摊子更容易、更省钱。如果您养成了哪怕在电子表格里做最基本记录的习惯，那么当生产规模扩大、专职仓库管理员入职后，他们就会直接沿用既定的做法。建立在正确理念之上的制造企业成长得非常快。

因此，给创业起步的企业家的第一条也是最主要的建议是：考虑如何对物料、资金、人员等进行核算。所有这些都要立即系统化，建立流程和规则，哪怕是最简单的。

账面上的百万富翁，现实中呢？

企业家通常只看资产负债表上的利润，却不计入因计划不当而积压在仓库中的呆滞库存所占用的资金。比如，资产负债表上可能显示一项资产——库存增加1亿卢布（≈ 100万美元）——而实际上您损失了1亿卢布（≈ 100万美元）。为什么？

在履行大额合同时，企业会预留缓冲。企业的记录工作越薄弱，为合同采购的物料缓冲就越大。企业有计划时，就清楚需要多少物料，以及成品的不良率是多少。如果知道自己的缓冲范围，比如5%，就可以把库存增加3%。毕竟，这部分库存可能根本用不上。

如果企业不做计划，也没有完善的计划系统，就根本无法做出正确的计划。例如：一家企业签下一份1000万卢布（≈ 10万美元）的合同。材料成本应为500万卢布（≈ 5万美元），税费100万卢布（≈ 1万美元），其他费用200万卢布（≈ 2万美元），剩下的利润是200万卢布（≈ 2万美元）。纸面上看起来不错。而现实中，由于我们并不清楚生产究竟需要多少材料，只能多采购库存。不做记录、不做计划的企业家通常会加上30%的库存缓冲。结果，他们采购了650万卢布（≈ 6.5万美元）的材料，而不是500万卢布（≈ 5万美元）。

所以，按账面利润算，我们赚了200万卢布（≈ 2万美元），但其中150万卢布（≈ 1.5万美元）都“埋”在了仓库里。

此外，按莫斯科的租金水平，仓库里存放的所有东西，每平方米的成本都要增加1,000卢布（≈ 10.00美元）。存放一个1立方米的托盘，3年下来要多花36,000卢布（≈ 360美元），而托盘里货物的原始成本可能只有10,000卢布（≈ 100美元）。

那些习惯于纸质作业、不愿对生产、销售、采购及其他所有业务流程做计划的企业，整个利润空间就是这样被吞噬掉的。

终有一天，企业一路成长，仓库已经被过时的库存塞满。必须采取行动了，因为库存成本一年比一年高，却没有人下得了决心把它们扔掉。

最终，审计师来到这家资产负债表规模为1亿卢布（≈ 100万美元）的企业，核查库存周转，指出这1亿中有8000万卢布（≈ 80万美元）没有流动、无法核实，必须核销。需要成立专门委员会，把它们作为过时库存全部核销。结果发现，这笔“纸面”利润其实并不存在。没有资金用于发展或购置设备，也无法给员工加薪，专业人才纷纷流失。

而全部问题的根源，就在于缺乏专业、现代的核算与计划体系。要明白，赚到的每一卢布中，都要拿出一定比例用于理顺管理。

我一直建议：从一开始就在规范的核算系统上投入资金——这样更省钱。事后再收拾烂摊子，既耗时又昂贵。而理顺秩序，反过来又会导致裁员。让员工按新方式工作，要比从一开始就按新规则招聘新人难得多。

没有人喜欢变革

没有人喜欢变革。同样，企业只有在需要提高利润时才会转向自动化，而即便如此，也远非人人都理解这一需求。我们经常听到目光短浅的管理者说：“既然自动化不能带来利润，我为什么要投入这么多钱？”诚然，自动化不会直接为您赚钱，但俗话说，省下的一分钱就是赚到的一分钱。

要做好高质量的记录工作，需要有专业的员工。在纸面上工作了30年的员工，不会去钻研新技术。因此，要招到合格的人才，就必须支付有竞争力的薪酬。

企业何时会意识到需要自动化？

当企业未能履行一份大额合同时。

只有业务流程完善的企业，才能快速履行这样的合同。例如：一家企业赢得了一份10亿卢布（≈ 1,000万美元）、工期3个月的合同。如何算出需要多少物料？没有自动化，就只能手工计算。而在ERP系统中，如果一切配置得当、物料清单齐备、运营核算全面覆盖，一天就能完成。明天就可以开始与供应商洽谈，后天他们就会确认交货日期。一周后，第一批集装箱就在运往您这里的路上，3周后即可开始生产。

现在假设没有自动化。一切都“在纸上”，生产技术部的一名员工把所有内容录入电子表格。仅仅核算这份合同，他就要花上一个月。

自动化的需求，出现在金额巨大、期限紧迫的地方。

制造企业常犯的一个大错误，是以为自动化能让他们少干活。不是这样的！他们能否干得更好，更多取决于集成商：它对业务流程的建模有多到位，软件实施有多出色。

干得更好意味着什么？意味着您将赚更多的钱，收到更少的索赔，缩短生产周期。

当企业因逾期未能履行一份10亿卢布（≈ 1,000万美元）的合同、罚金开始累积时，对自动化的需求会迅速显现。还有一些具有政治意义的合同，同一份合同也交给了您的2到3家竞争对手。他们按期交付了，而您没有。这时就会出现索赔，下一次您就拿不到这样的合同了。

企业意识到需要现代化自动化的另一种情形：一家营收10亿卢布（≈ 1,000万美元）、仓库面积5,000平方米的企业负责人去同行那里参观工厂。他发现，同样的生产规模，对方营收达20亿卢布（≈ 2,000万美元），而仓库面积只有1,000平方米。他们是怎么做到的？这一切都归功于专业的核算与计划，而这只有在生产实现了精细到每一分钟的自动化时才有可能做到。

由此可见，企业的自动化水平与其利润增长成正比。

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