Ein klares Verständnis des Projektumfangs ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen und planbaren 1C:ERP-Einführung.

Was sollte der Projektpreis bei einer 1C:ERP-Einführung umfassen, und wofür müssen Sie zusätzlich zahlen?

Die Antwort ist einfach: Der Projektumfang umfasst alles, was im Pflichtenheft und im Vertrag beschrieben ist.

Doch in der Realität ist es nicht so einfach.

In der Praxis stoßen 99,9 % der Projekte auf dasselbe Problem: Der Kunde geht davon aus, dass bestimmte Arbeiten im Projektpreis enthalten sind, während der Implementierungspartner sicher ist, dass sie außerhalb des Vertrags liegen und nie eingeplant wurden. Das ist die häufigste und schmerzhafteste Situation in Einführungsprojekten.

Schauen wir uns die wichtigsten Prinzipien und Verantwortungsbereiche genauer an.

Grundprinzip: Standardfunktionen oder kundenspezifische Anpassungen

1. Standardfunktionen (Out-of-the-Box), im Projekt enthalten:
   • Das sind Standardmechanismen und Berichte, die bereits im Lieferumfang von 1C:ERP enthalten sind. Zum Beispiel:
     • Einrichtung des Plans der Berechnungsarten für eine komplexe Lohnabrechnung.
     • Einrichtung der Rechnungslegung nach IFRS oder nach den russischen Rechnungslegungsstandards (RAS).
     • Einrichtung der Genehmigungsabläufe für Dokumente.
     • Einrichtung der Selbstkostenberechnung nach FIFO oder nach dem gewichteten Durchschnitt.
     • Erstellung von Standardberichten (Saldenlisten, Kontenanalysen, Verkaufs- und Einkaufsberichte) mit integrierten Werkzeugen.
   • Wichtig: Eine aufwendige Einrichtung allein macht eine Aufgabe noch nicht zur kundenspezifischen Anpassung. Nutzt der Berater ausschließlich die im Standard verfügbaren Werkzeuge, gehört die Arbeit zum Projekt.
2. Kundenspezifische Anpassungen (zusätzliches Budget):
   • Jede Änderung am Quellcode (Programmcode) der Plattform oder der Konfiguration.
   • Erstellung neuer Objekte (Verzeichnisse, Dokumente, Berichte), die nicht im Standardumfang enthalten sind.
   • Änderung von Standardformularen (neue Felder oder Schaltflächen hinzufügen, Logik ändern).
   • Entwicklung externer Berichte und Datenverarbeitungen (zum Beispiel ein komplexes Analyse-Dashboard in Excel oder Power BI).
   • Integration mit Drittsystemen (Websites, CRM, Zutrittskontrollsysteme, Anlagen), wenn dafür kein standardmäßiger, fertiger Austauschmechanismus existiert.

Was in der Regel im Einführungsbudget ENTHALTEN ist

1. Vorprojektanalyse: Analyse Ihrer Geschäftsprozesse und Erstellung des Pflichtenhefts.
2. Direkte Einrichtung der Standardmechanismen:
   • Einrichtung der Rechnungslegungsrichtlinie (Finanz-, Steuer- und internes Rechnungswesen).
   • Einrichtung der Verzeichnisse (Artikel, Geschäftspartner, Kostenarten usw.).
   • Einrichtung der Planung (Budgetierung, MRP).
   • Einrichtung der Lohnabrechnung und der Personalverwaltung.
   • Einrichtung der Vertriebs-, Einkaufs- und Produktionsprozesse.
   • Schulung Ihrer Mitarbeiter im Umgang mit dem System.
3. Datenmigration aus Altsystemen: jedoch nur mit standardmäßigen Export- und Importwerkzeugen. Ist die Datenstruktur komplex und sind eigene Skripte erforderlich, kann dies eine separate Aufgabe sein.
4. Technischer Support und Wartung während der Einführung.
5. Inbetriebnahme und Produktivstart (Go-live) – der Übergang in den Produktivbetrieb.

Was am häufigsten ein ZUSÄTZLICHES Budget erfordert

1. Integrationen:
   • Datenaustausch mit Ihrer Website (Onlineshop).
   • Anbindung von Onlinekassen, mobilen Datenerfassungsgeräten und Fiskaldruckern, wenn ein nicht standardmäßiges Szenario erforderlich ist.
   • Austausch mit einem CRM-System (zum Beispiel Bitrix24), wenn keine standardmäßige Datenkonvertierung vorhanden ist.
   • Die Anbindung an Systeme für den elektronischen Dokumentenaustausch (SBIS, Diadoc u. a.) ist in der Regel enthalten, bei komplexen Szenarien können jedoch Mehrkosten anfallen.
2. Individuelle Berichte und Druckformulare:
   • Jeder Bericht, der sich nicht mit dem integrierten Berichtsgenerator erstellen lässt oder komplexe programmierte Logik erfordert.
   • Änderungen an Standardformularen von Dokumenten (zum Beispiel das Hinzufügen eines Feldes „Einkaufsmanager“ zum Beleg „Lieferschein“).
3. Änderungen an der Standardlogik:
   • Sie möchten, dass beim Buchen eines Dokuments „Warenverkauf“ nach einem nicht standardmäßigen Algorithmus automatisch eine Aufgabe für eine angrenzende Abteilung erstellt wird.
   • Sie benötigen eine individuelle Methode der Kostenverteilung, die das System nicht bietet.
4. Aufwendige Datenvisualisierung: Entwicklung von Dashboards und Management-Cockpits, die über die Standardfunktionen hinausgehen.

So vermeiden Sie Missverständnisse und Budgetstreitigkeiten

1. Ein detailliertes Pflichtenheft ist Ihr wichtigstes Werkzeug.
   • Das Pflichtenheft sollte so detailliert wie möglich sein. Nicht „Wir brauchen Verkaufsberichte“, sondern „Der Verkaufsbericht muss die Felder Manager, Geschäftspartner, Artikel, Menge und Betrag enthalten, nach Monaten gruppiert sein und einen Filter nach einem bestimmten Manager haben.“
   • Fragen Sie bei der Abstimmung des Pflichtenhefts immer: „Wird diese Aufgabe durch Einrichtung oder durch kundenspezifische Anpassung gelöst?“ Halten Sie die Antwort im Pflichtenheft fest.
2. Wählen Sie einen zuverlässigen Implementierungspartner.
   • Ein guter Implementierungspartner teilt die Aufgaben bei der Vorprojektanalyse stets in „Standard“ und „kundenspezifische Anpassung“ auf und legt Risiken und Kosten von Anfang an offen.
3. Arbeiten Sie mit einem Change-Request-Verfahren.
   • Im Projekt entstehen immer neue Wünsche. Vereinbaren Sie, dass jede neue Anforderung als „Change Request“ (Änderungsantrag) mit Aufwands- und Kostenschätzung eingereicht wird. Sie genehmigen ihn, und erst dann beginnt die Arbeit.
4. Fragen Sie nach dem „Warum?“
   • Wenn man Ihnen sagt, dass eine Ihrer Aufgaben eine teure kundenspezifische Anpassung ist, fragen Sie: „Warum lässt sich das nicht mit Standardwerkzeugen umsetzen? Gibt es eine Standardlösung, die unseren Bedarf abdeckt?“ Oft lässt sich ein fachlicher Bedarf mit den Standardfunktionen decken – nur eben auf andere Weise.

Fazit

Im Projekt enthalten: die Umsetzung Ihrer Geschäftsprozesse gemäß Vertrag mit Werkzeugen, die in 1C:ERP bereits vorhanden sind („out of the box“).

Zusätzliches Budget erforderlich: die Erstellung neuer oder die Änderung bestehender Werkzeuge, die nicht zum Standardumfang gehören, sowie neue Aufgaben, die im Projektverlauf entstehen.

Das wichtigste Ziel ist es, die Anforderungen zu Beginn so genau wie möglich zu beschreiben und im Pflichtenheft festzuhalten. Alles, was über das Pflichtenheft hinausgeht, ist Verhandlungssache und erfordert zusätzliche Mittel.

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Was also tun, damit das Projekt gelingt?

Schritt 1: Emotionen beiseitelassen und zu den Ausgangsdokumenten zurückkehren

Das ist der wichtigste und objektivste Schritt. Holen Sie den Vertrag und das Pflichtenheft hervor.

• Worauf sollten Sie im Pflichtenheft achten? Auf konkrete Formulierungen, die die strittige Funktionalität beschreiben. Das Problem liegt oft darin, dass das Pflichtenheft vage ist („Produktionsverwaltung sicherstellen“) und jede Seite es auf ihre Weise auslegt.
• Beispiel:
  • Ihr Verständnis: „Produktionsverwaltung“ = automatische Erstellung eines Produktionsplans auf Basis von Aufträgen unter Berücksichtigung von Maschinenumrüstungen.
  • Verständnis des Implementierungspartners: „Produktionsverwaltung“ = Erfassung der Dokumente „Fertigungsauftrag“ und „Produktionsbericht der Schicht“ sowie Kalkulation der Selbstkosten auf Basis der Einzelkosten.

Ergebnis:

• Enthält das Pflichtenheft eine klare Formulierung, die Ihre Anforderung abdeckt, ist Ihre Position stark. Bestehen Sie darauf, dass diese Arbeit zum Vertragsumfang gehört.
• Ist die Formulierung im Pflichtenheft vage oder fehlt sie, ist Ihre Position schwächer, und Sie müssen in Verhandlungen eintreten.

Schritt 2: Gemeinsam analysieren – „Einrichtung“ oder „kundenspezifische Anpassung“?

Vereinbaren Sie ein Treffen mit dem Implementierungspartner und stellen Sie eine direkte, aber konstruktive Frage:

„Bitte erläutern Sie, warum sich diese Aufgabe nicht mit den Standardwerkzeugen von 1C:ERP lösen lässt und eine kundenspezifische Anpassung erfordert.“

Der Implementierungspartner sollte aufzeigen:

1. Wo sich der benötigte Mechanismus in der Standardkonfiguration befindet.
2. Warum dieser Mechanismus Ihren Bedarf nicht abdeckt. Zum Beispiel: „In der Standardkonfiguration gibt es kein Objekt ‚Umrüstplan der Maschinen‘; es muss im Designer von Grund auf neu erstellt werden.“
3. Welche Standardalternativen oder Umgehungslösungen es gibt. Ein guter Berater schlägt stets etwas vor wie: „Genau so, wie Sie es wünschen, geht es ohne kundenspezifische Anpassung nicht, aber wir können eine ähnliche Logik mit dem Standardmechanismus ‚Geschäftsprozesse‘ und dem Verzeichnis ‚Fertigungsvorgänge‘ umsetzen. Das deckt 80 % Ihres Bedarfs ab.“

Schritt 3: Die Ursache des Missverständnisses finden

Die Ursachen liegen meist in einem der folgenden Punkte:

• Unzureichende Vorprojektanalyse. Der Berater oder ein Mitarbeiter des Unternehmens hat „versteckte“ Geschäftsprozesse übersehen und diesen Bedarf zu Beginn nicht erkannt.
• „Blinde Flecken“ im Pflichtenheft. Möglicherweise haben Sie diesen Punkt mündlich besprochen, er wurde aber nie formell in den Dokumenten festgehalten.
• Veränderte Geschäftsprozesse. Im Verlauf der Einführung haben Sie Ihren eigenen Bedarf besser verstanden und eine neue Anforderung formuliert.

Schritt 4: Lösungsoptionen und Verhandlung

Wählen Sie je nach Ergebnis der Analyse eine Strategie:

1. Sie haben recht: Die Aufgabe liegt im Rahmen des Pflichtenhefts.

• Ihre Position: „Gemäß Punkt 2.3 des Pflichtenhefts ist die Funktionalität der Kapazitätsplanung umzusetzen. Die aktuelle Aufgabe ist ein integraler Bestandteil davon. Bitte führen Sie die Arbeit im Rahmen des bestehenden Vertrags aus.“
• Maßnahmen: Bestehen Sie auf der Ausführung der Arbeit. Sperrt sich der Implementierungspartner, eskalieren Sie das Thema auf eine höhere Ebene (an den Projektleiter oder den Geschäftsführer des Implementierungspartners).

2. Das Pflichtenheft ist mehrdeutig, es gibt eine Grauzone.

• Ihre Position: „Uns ist klar, dass die Formulierung im Pflichtenheft zwei Auslegungen zulässt. Wir sind davon ausgegangen, dass dies Teil des Projekts ist. Wir schlagen vor, die Kosten dieser Anpassung 50/50 zu teilen oder sie mit einem deutlichen Preisnachlass in das Gesamtbudget aufzunehmen, da beide Seiten für das unklare Pflichtenheft Verantwortung tragen.“
• Maßnahmen: Bieten Sie einen Kompromiss an. Das ist der häufigste und zivilisierteste Weg.

3. Sie erkennen, dass es sich um eine neue Anforderung handelt.

• Ihre Position: „In Ordnung, wir sind uns einig, dass dies über das ursprüngliche Pflichtenheft hinausgeht. Bitte senden Sie uns ein Angebot für diese Anpassung mit einer Aufwandsschätzung.“
• Maßnahmen: Akzeptieren Sie die Spielregeln. Bewerten Sie Kosten und Bedeutung dieser Funktion. Möglicherweise lohnt es sich, sie in die „zweite Phase“ der Einführung zu verschieben.

4. Suchen Sie eine Standardlösung.

• Ihre Position: „Lassen Sie uns gemeinsam prüfen, ob sich unsere Aufgabe anders lösen lässt – ausschließlich mit Standardmöglichkeiten. Wir sind bereit, eine Anpassung unseres internen Geschäftsprozesses an das System in Betracht zu ziehen.“
• Maßnahmen: Seien Sie flexibel. Oft lässt sich ein Kompromiss finden, der ohne Programmierung auskommt.

So verhindern Sie solche Situationen

1. Führen Sie ein „Change-Request-Verfahren“ ein. Jeder neue Wunsch und jede Präzisierung muss künftig als Änderungsantrag eingereicht werden. Der Implementierungspartner schätzt ihn in Stunden bzw. Tagen und Kosten, Sie unterschreiben, und erst dann beginnt die Arbeit.
2. Führen Sie Protokolle aller Besprechungen und halten Sie darin die Vereinbarungen fest. Senden Sie sie an beide Seiten.
3. Stellen Sie in der Phase der Aufwandsschätzung klärende Fragen. „Gehört diese Einstellung zur aktuellen Phase? Wird sie von Punkt Nr. X des Pflichtenhefts abgedeckt?“

Unterm Strich: Ihre Hauptaufgabe ist es, den Streit von der emotionalen Ebene („Wir werden betrogen!“) auf die Ebene von Fakten und Dokumenten (Vertrag und Pflichtenheft) zu holen. Seien Sie kompromissbereit, denn ein perfekt geschriebenes Pflichtenheft ist eine Seltenheit.

Schluss mit dem Rätselraten, was das Budget abdeckt!

Fordern Sie eine kostenlose Schnellanalyse an

und wir zeigen Ihnen anschaulich, wie wir die Standardeinrichtung von kundenspezifischen Anpassungen abgrenzen

Das erhalten Sie:

✅ Prozessregister bis Ebene 2
✅ Vorläufige Empfehlungen zum 1C-Produkt, das zu Ihrem Geschäft passt
✅ Projektplan

So läuft die Analyse ab

✔️ Zum vereinbarten Termin befragt unser Analyst die wichtigsten Prozessverantwortlichen
✔️ Prüft die bei Ihnen bereits eingesetzten Systeme
✔️ Analysiert die wichtigsten Geschäftsprozesse
✔️ Wählt mögliche Lösungen aus
✔️ Erstellt einen phasenweisen Projektplan