10 erros a evitar na entrada em produção de um sistema ERP 

10. Especialistas de equipes diferentes

Para economizar, os clientes costumam contratar especialistas que nunca trabalharam juntos como equipe. (Nem estamos falando dos que tentam implementar o 1C:ERP com um único especialista; descrevemos como isso termina em nosso estudo de caso Produtividade 4 vezes maior, paradas 5 vezes menores: PIK-Element.) Mesmo que os especialistas sejam tecnicamente competentes, em 99% dos casos eles levam muito tempo para encontrar um entendimento comum.  

Uma entrega de projeto de alta qualidade exige uma equipe forte de arquiteto, analista e desenvolvedor. Só uma equipe bem coordenada consegue entregar resultados em prazos apertados.

9. Implementação e suporte são trabalhos diferentes

Não sobrecarregue os especialistas de implementação com tarefas de suporte do sistema antigo. Repasse esse trabalho a uma linha dedicada de consultoria ou de suporte técnico. Caso contrário, a implementação começa a travar.

É melhor escolher um parceiro de implementação que preste suporte técnico desde o início, para não precisar procurar outro para essa frente de trabalho. À medida que os módulos do sistema entram em produção, nós os passamos para o suporte. Assim, a implementação avança mais rápido.

8. Assinar sem ler

Às vezes o cliente assina o relatório do levantamento de processos sem ler com atenção. No entanto, a estimativa do custo do projeto se baseia justamente nos resultados desse levantamento (abordamos isso em detalhe em nosso artigo “Como estimar o custo de um projeto de automação empresarial”). O relatório pode esconder um preço irreal ou deixar passar detalhes importantes. Isso leva inevitavelmente a conflitos durante o projeto.  

Revise o relatório sempre em conjunto com seus próprios especialistas e parceiros. Verifique se todos os requisitos importantes estão incluídos e busque economia apenas nos itens opcionais.

7. Aceitação lenta dos trabalhos

Se o cliente não dedica tempo suficiente ao projeto de implementação do 1C:ERP e atrasa a aceitação dos trabalhos, o projeto fica bem mais caro e demora mais. Cada dia de atraso na aceitação significa tempo ocioso dos especialistas e lucro perdido para o cliente.

6. Metodologia de gestão de projetos

Trabalhamos com métodos ágeis modernos, como Kanban e Scrum. Eles colocam em primeiro lugar os processos de negócio e as tarefas atuais da empresa. As atividades desnecessárias são reduzidas ao mínimo, e só se faz o trabalho que tem valor para o cliente. A documentação e a burocracia ficam no mínimo, daí os resultados rápidos. No entanto, esses métodos também têm seus pontos fracos. Saiba mais sobre os métodos ágeis de gestão de projetos em nosso vídeo dedicado.

5. Um gerente responsável do lado do cliente

Ele precisa existir, ponto final. E quanto mais envolvida essa pessoa for, melhor. O ideal é que o cliente tenha seu próprio gerente de projeto (PM) e um responsável por cada processo de negócio. Esses usuários responsáveis percebem os erros a tempo e pedem que sejam corrigidos ou que se façam mudanças na forma como os processos são modelados no sistema.

4. Prazos irreais

“Colocamos o ERP em produção em uma grande empresa em 2 meses!”, afirma um conhecido integrador de sistemas. Não caia nesse tipo de propaganda. Colocar o 1C:ERP em produção em uma empresa de médio porte leva de 8 a 18 meses. Por melhor que seja o parceiro de implementação, SEMPRE há atrasos imprevistos, e quanto maior a empresa, mais deles há. Explicamos como encurtar os prazos do projeto em nosso artigo “3 dicas para que a implementação do 1C:ERP não se arraste por anos”.

3. Escolher o parceiro de implementação de menor preço

As empresas estatais costumam sofrer com isso por causa de falhas na lei de compras públicas. Mas as empresas comerciais também caem com frequência na armadilha da economia. Se o preço do projeto está abaixo do mercado, o mais provável é que você receba apenas a funcionalidade básica e consultores estagiários sem experiência, ou que se economize em outros aspectos importantes do projeto. Para saber a que prestar atenção para evitar isso, veja o artigo mencionado acima, “Como estimar o custo de um projeto de automação empresarial”.

2. Quem vai realmente fazer o trabalho?

Nas negociações estavam os melhores especialistas e gestores, mas, para a implementação, apareceram estagiários. Para evitar isso, SEMPRE indique no contrato os membros-chave da equipe. Em geral, basta especificar o gerente de projeto, 1–2 analistas principais, o arquiteto e o desenvolvedor principal.

1. Sem gestão de projeto, sem resultado final

Sim, o cliente terá de estruturar a gestão de projetos dentro da própria empresa. Vamos explicar o que isso significa e como fazer nas próximas publicações.