Cómo poner un orden impecable en un enorme catálogo de artículos y en una masa de datos no estructurados

Sobre la empresa

Rudnik Aprelkovo JSC lleva 45 años extrayendo recursos naturales en todo el país.  Extrae minerales y arenas de placer de metales preciosos (oro, plata y metales del grupo del platino) y es una de las mayores empresas mineras de metales preciosos del país. Es una gran empresa con múltiples divisiones (un holding).

Objetivos del proyecto

• Analizar el sistema existente basado en 1C:UPP para exportar correctamente los datos, normalizarlos y cargarlos después en 1C:MDM
• Diseñar la lógica de un proceso centralizado de introducción de todos los tipos de datos que intervienen en la automatización. Desarrollar un sistema de introducción de datos por etapas, con áreas de responsabilidad claras para usuarios concretos
• Introducir un sistema de control de la completitud y la calidad de los datos
• Automatizar la introducción de artículos estándar creando nuevos artículos como copias de los existentes, con ediciones mínimas
• Utilizar un sistema de búsqueda avanzada (varios mecanismos a la vez) para reducir el riesgo de duplicados y de registros redundantes

La tarea más urgente era automatizar la recopilación uniforme de los datos.
Se eligió 1C:MDM porque el cliente ya contaba con sistemas 1C, por lo que tenía sentido añadirlo como una extensión natural.

Durante 15 años, los artículos y las contrapartes se habían registrado en un sistema contable desarrollado a medida sobre la base de un 1C:UPP muy obsoleto. Los datos de todas las empresas se habían acumulado sin ninguna estructura. Un mismo objeto podía aparecer con nombres distintos. Los datos sensibles no podían procesarse correctamente. Muchas filiales se incorporaron al grupo con su propia contabilidad y automatización.
Era necesario poner orden en los catálogos, introducir reglas claras de captura de datos, reducir el riesgo de duplicados e implementar las funciones de experto en datos maestros.

Diseñamos y automatizamos los procesos de negocio para la carga de datos y el control de su calidad.

Una característica distintiva de la implementación de 1C:MDM en este proyecto es que los artículos se clasifican no solo según la clasificación principal, sino también según varias adicionales. Los artículos en 1C:MDM se controlan en múltiples dimensiones (tanto de gestión como contables). Por ejemplo, un mismo artículo puede pertenecer a grupos distintos en la contabilidad según su origen (comprado o producido internamente). El objetivo era eliminar los artículos duplicados conservando una compleja estructura de relaciones.
El sistema incluye controles de unicidad de las contrapartes, así como el servicio integrado 1C:SPARK para el monitoreo de calificaciones empresariales e indicadores de fiabilidad.

Durante el proyecto normalizamos más de 90 000 (!!!) registros primarios y redujimos su número en más de la mitad. También depuramos el catálogo de artículos, que contenía más de 16 000 entradas.

Junto con el cliente, diseñamos y configuramos en 1C:MDM los procesos de negocio para la introducción secuencial de datos por parte de los empleados, cada uno responsable de su propio bloque de datos (quién completa los formularios del catálogo de artículos, cómo, en qué orden y con qué áreas de responsabilidad). Para mejorar la automatización y hacer la experiencia más intuitiva, se añadieron al sistema restricciones adicionales por roles y grupos de usuarios. El experto en datos maestros revisaba el catálogo de artículos en busca de entradas similares y, cuando era necesario, añadía un nuevo registro, controlando la completitud y la corrección de los datos. Los campos cuya cumplimentación es crítica se hicieron obligatorios a nivel del sistema.

Resultados

Se cubrieron más de 20 brechas funcionales. El nuevo sistema satisfizo todas las necesidades del cliente. 

• Se desarrolló y configuró un sistema que vincula el clasificador principal de artículos con múltiples dimensiones adicionales de contabilidad de artículos.
  Se introdujeron nuevos procesos que hicieron el trabajo eficiente y preciso.
   Los empleados trabajan más rápido
• Mejoraron la calidad de los datos en el sistema y la calidad de la contabilidad y de los informes.
• La generación de documentos se volvió más sencilla. 
• Se introdujo un panel del experto en datos maestros para controlar la introducción de datos. 
• Se estableció un sistema centralizado de introducción de datos, desde el cual estos se distribuyen a todas las bases y sistemas del holding.

Beneficios que obtuvo la empresa con el proyecto

• La empresa puede encontrar con rapidez y precisión los artículos y las contrapartes adecuados en los catálogos. La validación experta de los datos ayuda a evitar errores e imprecisiones.
• La precisión de los datos ha mejorado, lo que a su vez puede mejorar la toma de decisiones y ayudar a la empresa a planificar mejor sus operaciones.
• La automatización de algunos procesos de introducción de datos reduce la probabilidad de errores que podrían generar costos adicionales.
• Poner en orden los artículos y las contrapartes da a la empresa una base de datos más estructurada y organizada. Esto facilita encontrar y consultar la información que necesita y simplifica el análisis de datos y la toma de decisiones basada en datos.
• Han aumentado la eficiencia, la precisión y la calidad de los datos, han disminuido los costos y han mejorado la gestión de datos y la experiencia del cliente.

En definitiva, 1C:MDM mejora de forma significativa la calidad de los datos no solo en el sistema de origen, sino también en todos los sistemas a los que 1C:MDM distribuye información de alta calidad.