Devasa bir kalem kataloğuna ve yapılandırılmamış veri yığınlarına kusursuz düzen nasıl getirilir

Şirket hakkında

Rudnik Aprelkovo JSC 45 yıldır ülke genelinde doğal kaynak çıkarmaktadır.  Değerli metal (altın, gümüş ve platin grubu metaller) cevherlerini ve plaser kumlarını çıkarır ve ülkenin en büyük değerli metal madenciliği şirketlerinden biridir. Birden fazla bölümü olan büyük bir şirkettir (holding).

Projenin hedefleri

• Verileri doğru biçimde dışa aktarmak, normalleştirmek ve ardından 1C:MDM'e yüklemek için 1C:UPP tabanlı mevcut sistemi analiz etmek
• Otomasyonda yer alan tüm veri türlerinin merkezi girişi için süreç mantığını tasarlamak. Belirli kullanıcılara net sorumluluk alanları atanmış, adım adım ilerleyen bir veri giriş sistemi geliştirmek
• Veri eksiksizliği ve kalite kontrol sistemini devreye almak
• Yeni kalemleri mevcut kalemlerin kopyası olarak, en az düzenlemeyle oluşturup standart kalemlerin girişini otomatikleştirmek
• Mükerrer ve gereksiz kayıt riskini azaltmak için gelişmiş bir arama sistemi (aynı anda birkaç mekanizma) kullanmak

En acil görev, tek tip veri toplamanın otomasyonuydu.
1C:MDM seçildi; çünkü müşteride zaten 1C sistemleri vardı ve onu doğal bir uzantı olarak eklemek mantıklıydı.

15 yıl boyunca kalemler ve karşı taraflar, büyük ölçüde eskimiş bir 1C:UPP üzerine kurulu, özel geliştirilmiş bir muhasebe sisteminde kaydedilmişti. Tüm şirketlerin verileri hiçbir yapı olmadan birikmişti. Aynı nesne farklı adlarla yer alabiliyordu. Hassas veriler doğru işlenemiyordu. Birçok iştirak gruba kendi muhasebe ve otomasyon sistemleriyle katılmıştı.
Kataloglara düzen getirmemiz, net veri giriş kuralları oluşturmamız, mükerrer kayıt riskini azaltmamız ve ana veri uzmanı işlevlerini hayata geçirmemiz gerekiyordu.

Verilerin doldurulması ve kalite kontrolü için iş süreçlerini tasarladık ve otomatikleştirdik.

Bu projedeki 1C:MDM uygulamasının ayırt edici özelliği, kalemlerin yalnızca ana sınıflandırmaya göre değil, birkaç ek sınıflandırmaya göre de sınıflandırılmasıdır. 1C:MDM'de kalemler birden çok boyutta (hem yönetim hem muhasebe açısından) izlenir. Örneğin aynı kalem, kaynağına (satın alınmış veya şirket içinde üretilmiş) bağlı olarak muhasebede farklı gruplara girebilir. Amaç karmaşık ilişki yapısını koruyarak mükerrer kalemleri ortadan kaldırmaktı.
Sistemde karşı taraf benzersizliği kontrollerinin yanı sıra, iş derecelendirmelerini ve güvenilirlik göstergelerini izlemeye yönelik yerleşik 1C:SPARK hizmeti de bulunur.

Proje sırasında 90.000'den fazla (!!!) birincil kaydı normalleştirdik ve kayıt sayısını yarıdan fazla azalttık. Ayrıca 16.000'den fazla kayıt içeren kalem kataloğunu da temizledik.

Müşteriyle birlikte, her biri kendi veri bloğundan sorumlu çalışanların verileri sırayla girmesi için 1C:MDM'de iş süreçlerini tasarlayıp yapılandırdık (kalem kartı formlarını kimin, nasıl, hangi sırayla ve hangi sorumluluk alanlarıyla dolduracağı). Daha iyi otomasyon ve daha sezgisel bir kullanım için sisteme roller ve kullanıcı grupları bazında ek kısıtlamalar getirildi. Ana veri uzmanı, kalem kataloğunda benzer kayıtları kontrol etti ve gerektiğinde yeni bir kayıt ekleyerek verilerin eksiksizliğini ve doğruluğunu denetledi. Doldurulması kritik olan alanlar sistem düzeyinde zorunlu hale getirildi.

Sonuçlar

20'den fazla işlevsel boşluk kapatıldı. Yeni sistem müşterinin tüm ihtiyaçlarını karşıladı. 

• Ana kalem sınıflandırıcısını birden fazla ek kalem muhasebe boyutuna bağlayan bir sistem geliştirildi ve yapılandırıldı.
  Çalışmayı verimli ve doğru kılan yeni süreçler devreye alındı.
   Çalışanlar daha hızlı çalışıyor
• Sistemdeki veri kalitesi ile muhasebe ve raporlama kalitesi arttı.
• Belge oluşturma kolaylaştı. 
• Veri girişini denetlemek için ana veri uzmanı paneli devreye alındı. 
• Verilerin holdingin tüm veri tabanlarına ve sistemlerine dağıtıldığı merkezi bir veri giriş sistemi kuruldu.

Şirketin projeden elde ettiği faydalar

• Şirket, kataloglarda ihtiyaç duyduğu kalemleri ve karşı tarafları hızlı ve doğru biçimde bulabiliyor. Verilerin uzman tarafından doğrulanması, hata ve yanlışlıkların önüne geçmeye yardımcı oluyor.
• Veri doğruluğu arttı; bu da karar almayı iyileştirebilir ve şirketin operasyonlarını daha iyi planlamasına yardımcı olabilir.
• Bazı veri giriş süreçlerinin otomasyonu, ek maliyete yol açabilecek hataların olasılığını azaltıyor.
• Kalemlerin ve karşı tarafların düzene sokulması, şirkete daha yapılandırılmış ve düzenli bir veri tabanı kazandırıyor. Bu, ihtiyaç duyulan bilgiye ulaşmayı kolaylaştırıyor, veri analizini ve veriye dayalı karar almayı basitleştiriyor.
• Verimlilik, veri doğruluğu ve veri kalitesi arttı, maliyetler düştü; veri yönetimi ve müşteri deneyimi iyileşti.

Sonuç olarak 1C:MDM, yalnızca verilerin geldiği kaynak sistemde değil, 1C:MDM'in yüksek kaliteli bilgiyi dağıttığı tüm sistemlerde de veri kalitesini önemli ölçüde artırır.