So schaffen Sie perfekte Ordnung in einem riesigen Artikelverzeichnis und in Massen unstrukturierter Daten

Über das Unternehmen

Rudnik Aprelkovo JSC fördert seit 45 Jahren im ganzen Land Bodenschätze.  Das Unternehmen baut Erze und Seifenlagerstätten von Edelmetallen (Gold, Silber und Platingruppenmetalle) ab und gehört zu den größten Edelmetall-Bergbauunternehmen des Landes. Es ist ein großes Unternehmen mit mehreren Geschäftsbereichen (Holding).

Projektziele

• Das bestehende System auf Basis von 1C:UPP analysieren, um die Daten korrekt zu exportieren, zu normalisieren und anschließend in 1C:MDM zu laden
• Die Logik eines zentralen Erfassungsprozesses für alle in die Automatisierung einbezogenen Datenarten entwerfen. Ein mehrstufiges Dateneingabesystem mit klar abgegrenzten Verantwortungsbereichen einzelner Anwender entwickeln
• Ein System zur Kontrolle von Vollständigkeit und Qualität der Daten einführen
• Die Erfassung von Standardartikeln automatisieren, indem neue Artikel als Kopien vorhandener Artikel mit minimalen Änderungen angelegt werden
• Ein erweitertes Suchsystem (mehrere Mechanismen gleichzeitig) nutzen, um das Risiko von Dubletten und überflüssigen Einträgen zu senken

Die dringlichste Aufgabe bestand darin, die einheitliche Datenerfassung zu automatisieren.
Als Lösung wurde 1C:MDM gewählt, weil der Kunde bereits 1C-Systeme im Einsatz hatte und sich 1C:MDM als natürliche Erweiterung anbot.

15 Jahre lang waren Artikel und Geschäftspartner in einem selbst entwickelten Buchhaltungssystem auf Basis eines stark veralteten 1C:UPP erfasst worden. Die Daten aller Unternehmen sammelten sich ohne jede Struktur an. Ein und dasselbe Objekt konnte unter verschiedenen Namen auftauchen. Sensible Daten konnten nicht korrekt verarbeitet werden. Viele Tochtergesellschaften kamen mit eigener Buchhaltung und Automatisierung in die Gruppe.
Wir mussten Ordnung in die Verzeichnisse bringen, klare Regeln für die Dateneingabe einführen, das Risiko von Dubletten senken und Expertenfunktionen für Stammdaten implementieren.

Wir haben Geschäftsprozesse für die Befüllung der Daten und die Kontrolle ihrer Qualität entworfen und automatisiert.

Eine Besonderheit der 1C:MDM-Einführung in diesem Projekt: Artikel werden nicht nur nach der Hauptklassifikation, sondern auch nach mehreren zusätzlichen Klassifikationen eingeordnet. In 1C:MDM werden Artikel in mehreren Dimensionen geführt (sowohl für das Management als auch für die Buchhaltung). So kann derselbe Artikel in der Buchhaltung je nach Herkunft (zugekauft oder selbst hergestellt) in unterschiedliche Gruppen fallen. Ziel war es, doppelte Artikel zu vermeiden und dabei eine komplexe Struktur von Beziehungen zu erhalten.
Das System enthält Kontrollen zur Eindeutigkeit von Geschäftspartnern sowie den integrierten Dienst 1C:SPARK zur Überwachung von Unternehmensratings und Zuverlässigkeitskennzahlen.

Im Projekt haben wir mehr als 90.000 (!!!) Primärdatensätze normalisiert und ihre Zahl um mehr als die Hälfte reduziert. Außerdem haben wir das Artikelverzeichnis bereinigt, das mehr als 16.000 Einträge enthielt.

Gemeinsam mit dem Kunden haben wir in 1C:MDM Geschäftsprozesse für die schrittweise Dateneingabe durch Mitarbeiter entworfen und konfiguriert, die jeweils für ihren eigenen Datenblock verantwortlich sind (wer die Formulare der Verzeichniselemente wie, in welcher Reihenfolge und mit welchen Verantwortungsbereichen befüllt). Für bessere Automatisierung und intuitivere Bedienung wurden dem System zusätzliche Einschränkungen nach Rollen und Benutzergruppen hinzugefügt. Der Stammdatenexperte prüfte das Artikelverzeichnis auf ähnliche Einträge, legte bei Bedarf einen neuen Datensatz an und überwachte Vollständigkeit und Korrektheit der Daten. Kritische Felder wurden auf Systemebene als Pflichtfelder definiert.

Ergebnisse

Mehr als 20 funktionale Lücken wurden geschlossen. Das neue System erfüllte alle Anforderungen des Kunden. 

• Es wurde ein System entwickelt und eingerichtet, das den Hauptklassifikator der Artikel mit mehreren zusätzlichen Dimensionen der Artikelführung verknüpft.
  Neue Prozesse wurden eingeführt, die ein effizientes und korrektes Arbeiten ermöglichen.
   Die Mitarbeiter arbeiten schneller
• Die Datenqualität im System sowie die Qualität von Buchhaltung und Berichtswesen haben sich verbessert.
• Die Erstellung von Dokumenten wurde einfacher. 
• Zur Kontrolle der Dateneingabe wurde ein Arbeitsplatz für den Stammdatenexperten eingeführt. 
• Ein zentrales Dateneingabesystem wurde aufgebaut, von dem aus die Daten an alle Datenbanken und Systeme der Holding verteilt werden.

Nutzen des Projekts für das Unternehmen

• Das Unternehmen findet die richtigen Artikel und Geschäftspartner in den Verzeichnissen schnell und präzise. Die fachliche Prüfung der Daten durch Experten hilft, Fehler und Ungenauigkeiten zu vermeiden.
• Die Datengenauigkeit ist gestiegen, was wiederum die Entscheidungsfindung verbessern und dem Unternehmen helfen kann, seine Geschäftstätigkeit besser zu planen.
• Die Automatisierung einzelner Dateneingabeprozesse verringert die Wahrscheinlichkeit von Fehlern, die zu zusätzlichen Kosten führen könnten.
• Die Bereinigung von Artikeln und Geschäftspartnern verschafft dem Unternehmen einen besser strukturierten und geordneten Datenbestand. So lassen sich benötigte Informationen leichter finden und abrufen, und Datenanalyse sowie datenbasierte Entscheidungen werden einfacher.
• Effizienz, Datengenauigkeit und Datenqualität sind gestiegen, die Kosten gesunken, und Datenmanagement und Kundenerlebnis haben sich verbessert.

Letztlich verbessert 1C:MDM die Datenqualität deutlich – nicht nur im Quellsystem, aus dem die Daten stammen, sondern auch in allen Systemen, an die 1C:MDM hochwertige Informationen verteilt.