كيف تُرسون نظامًا محكمًا في دليل أصناف ضخم وكميات هائلة من البيانات غير المهيكلة

عن الشركة

تعمل Rudnik Aprelkovo JSC في استخراج الموارد الطبيعية في أنحاء البلاد منذ 45 عامًا.  وتستخرج الخامات والرواسب الغرينية للمعادن الثمينة (الذهب والفضة ومعادن مجموعة البلاتين)، وهي من أكبر شركات تعدين المعادن الثمينة في البلاد. وهي شركة كبيرة متعددة الأقسام (شركة قابضة).

أهداف المشروع

• تحليل النظام القائم على 1C:UPP لتصدير البيانات بشكل صحيح وتطبيعها ثم تحميلها في 1C:MDM
• تصميم منطق عملية مركزية لإدخال جميع أنواع البيانات المشمولة بالأتمتة، وتطوير نظام تدريجي لإدخال البيانات مع تحديد واضح لمجالات مسؤولية مستخدمين بعينهم
• إدخال نظام للرقابة على اكتمال البيانات وجودتها
• أتمتة إدخال الأصناف القياسية بإنشاء أصناف جديدة كنسخ من أصناف قائمة مع الحد الأدنى من التعديل
• استخدام نظام بحث متقدم (عدة آليات في آن واحد) لتقليل خطر التكرارات والسجلات الزائدة

كانت المهمة الأكثر إلحاحًا هي أتمتة جمع البيانات بصورة موحّدة.
واختير 1C:MDM لأن العميل كان يملك أصلًا أنظمة 1C، فكان من المنطقي إضافته امتدادًا طبيعيًا لها.

على مدى 15 عامًا كانت الأصناف والأطراف المقابلة تُسجَّل في نظام محاسبي مكتوب خصيصًا ومبني على 1C:UPP قديم جدًا. وتراكمت بيانات جميع الشركات دون أي هيكلة. وكان الكائن نفسه يظهر بأسماء مختلفة. ولم يكن ممكنًا معالجة البيانات الحساسة معالجة صحيحة. وانضم إلى المجموعة كثير من الشركات التابعة، ولكل منها نظام محاسبة وأتمتة خاص بها.
كان علينا ترتيب الأدلة، وإدخال قواعد واضحة لإدخال البيانات، وتقليل خطر التكرارات، وتنفيذ وظائف خبير البيانات الرئيسية.

صممنا عمليات الأعمال الخاصة بتعبئة البيانات والرقابة على جودتها وأتمتناها.

ومن السمات المميزة لتنفيذ 1C:MDM في هذا المشروع أن الأصناف تُصنَّف لا وفق التصنيف الرئيسي فحسب، بل وفق عدة تصنيفات إضافية أيضًا. وتُتتبَّع الأصناف في 1C:MDM عبر أبعاد متعددة (إدارية ومحاسبية). فعلى سبيل المثال، قد يندرج الصنف نفسه في مجموعات مختلفة في المحاسبة بحسب منشئه (مشترى أو مُنتَج داخليًا). وكان الهدف إزالة تكرار الأصناف مع الحفاظ على بنية معقدة من العلاقات.
ويتضمن النظام ضوابط لتفرّد الأطراف المقابلة، إضافة إلى خدمة 1C:SPARK المدمجة لمتابعة التصنيفات التجارية ومؤشرات الموثوقية.

وخلال المشروع طبّعنا أكثر من 90,000 (!!!) سجل أولي، وخفّضنا عددها بأكثر من النصف. كما نظّفنا دليل الأصناف الذي كان يضم أكثر من 16,000 بند.

وصممنا مع العميل عمليات الأعمال في 1C:MDM وأعددناها بحيث يُدخل الموظفون البيانات بالتتابع، ويتولى كل منهم الجزء الخاص به من البيانات (من يعبّئ نماذج بنود دليل الأصناف، وكيف، وبأي ترتيب، وبأي مجالات مسؤولية). ولمزيد من الأتمتة وسهولة الاستخدام، أُضيفت إلى النظام قيود إضافية بحسب الأدوار ومجموعات المستخدمين. وكان خبير البيانات الرئيسية يفحص دليل الأصناف بحثًا عن البنود المتشابهة، ويضيف سجلًا جديدًا عند الحاجة، مراقبًا اكتمال البيانات وصحتها. وأصبحت تعبئة الحقول الحرجة إلزامية على مستوى النظام.

النتائج

سُدّت أكثر من 20 فجوة وظيفية. وقد لبّى النظام الجديد جميع احتياجات العميل. 

• جرى تطوير وإعداد منظومة تربط مصنّف الأصناف الرئيسي بعدة أبعاد إضافية لمحاسبة الأصناف.
  أُدخلت عمليات جديدة جعلت العمل أكفأ وأدق.
   يعمل الموظفون بسرعة أكبر
• تحسنت جودة البيانات في النظام وجودة المحاسبة وإعداد التقارير.
• أصبح إعداد المستندات أبسط. 
• أُضيفت لوحة عمل لخبير البيانات الرئيسية للرقابة على إدخال البيانات. 
• أُنشئ نظام مركزي لإدخال البيانات، توزَّع منه البيانات إلى جميع قواعد بيانات الشركة القابضة وأنظمتها.

المزايا التي حققتها الشركة من المشروع

• تستطيع الشركة العثور على الأصناف والأطراف المقابلة المناسبة في الأدلة بسرعة ودقة. ويساعد التحقق من البيانات على يد الخبراء على تجنب الأخطاء وعدم الدقة.
• تحسنت دقة البيانات، مما يمكن أن يحسّن اتخاذ القرارات ويساعد الشركة على تخطيط عملياتها بصورة أفضل.
• تقلل أتمتة بعض عمليات إدخال البيانات احتمال الأخطاء التي قد تؤدي إلى تكاليف إضافية.
• يمنح ترتيب الأصناف والأطراف المقابلة الشركة قاعدة بيانات أكثر هيكلة وتنظيمًا. وهذا يسهّل العثور على المعلومات التي تحتاجها والوصول إليها، ويبسّط تحليل البيانات واتخاذ القرارات المستندة إلى البيانات.
• ارتفعت الكفاءة ودقة البيانات وجودتها، وانخفضت التكاليف، وتحسنت إدارة البيانات وتجربة العملاء.

وفي المحصلة، يحسّن 1C:MDM جودة البيانات تحسينًا كبيرًا، ليس في النظام الأصلي الذي جاءت منه البيانات فحسب، بل في جميع الأنظمة التي يوزّع 1C:MDM عليها معلومات عالية الجودة.