Migración a 1C:ERP Holding Management en Lab Industries. Premio «1C:Proyecto del Año 2024»

Empresa cliente

Lab Industries LLC (Henkel) https://lab-industries.ru/

Sector

bienes de consumo,petroquímica y almacenamiento subterráneo de gas,producción

Sobre la empresa

Sector: fabricación química, petroquímica y farmacéutica. Lab Industries, una empresa líder en el mercado de adhesivos industriales, productos químicos para el hogar y cosméticos, decidió a finales de 2022 pasar al software ruso de 1C para eliminar los riesgos asociados al uso de un sistema de información global.
Alcance organizativo del programa de sustitución de importaciones de software:
1 persona jurídica, Lab Industries LLC;
11 divisiones separadas (plantas)

Solución base

1C:Employee Self-Service,1C:ERP Holding Management,1C:Payroll and HR Management

Área automatizada

Gestión documental (ECM)
Nómina, gestión de recursos humanos y registro de personal (HRM)
Gestión documental electrónica de recursos humanos

Resultados

Se creó un catálogo de centros de costos en 1C:ZUP para distribuir los costos de los empleados según el catálogo incorporado
Se configuró la sincronización continua del catálogo «Estructura de la empresa» de 1C:ERP.UH a 1C:ZUP, con el catálogo «Estructura de la empresa» como origen y el nuevo catálogo «Centros de costos de 1C:ERP.UH» como destino
Se creó un mecanismo de distribución de costos en el documento «Contabilización de la nómina en la contabilidad estatutaria» de 1C:ZUP basado en centros de costos y no en la estructura de la empresa
Se creó un mecanismo para vincular un centro de costos con el catálogo de métodos de contabilización de la nómina en la contabilidad estatutaria
Se añadió un mecanismo que obliga a completar y verificar los métodos de contabilización de cada empleado al contratarlo y en los traslados internos en 1C:ZUP
Se desarrolló un mecanismo en los documentos «Devengo único» y «Prima» que calcula el coeficiente salarial regional, el complemento por trabajo en el Norte y las retenciones por mandamientos de ejecución sobre la prima devengada a un empleado desvinculado. Estos importes se devengan y se retienen en el documento «Nómina y aportaciones».

Tsifrovizatsiya Proizvodstva (CIFP) ganó el concurso especializado de 1C «1C:Proyecto del Año 2024» en la categoría «Mejor migración a 1C» como cocontratista en el proyecto de sustitución de importaciones de software (reemplazo de software extranjero) en Lab Industries LLC (marca Henkel).

Es un proyecto de gran envergadura, con 1200 puestos de trabajo automatizados y 48 000 horas-persona de trabajo para migrar de un sistema de información extranjero a productos de 1C. CIFP fue responsable de migrar los servicios de recursos humanos de la empresa.

Esta área se basó en las soluciones principales 1C:Payroll and HR Management 8 CORP (1C:ZUP) y 1C:Employee Portal dentro del sistema 1C:ERP.

Número de puestos de trabajo en esta área: 50

Duración: 10 meses

Objetivos del proyecto

Pasar al software ruso de 1C (en nuestro alcance, 1C:ZUP y 1C:Employee Portal) para eliminar los riesgos de usar un sistema de información extranjero.
Realizar una evaluación previa al proyecto para identificar los procesos de negocio clave.
Implementar un MVP del sistema de información de 1C a partir del 1 de enero de 2023 (1C:ZUP y 1C:Document Management, limitado a la funcionalidad básica necesaria para registrar las operaciones de negocio en el sistema conforme a la legislación rusa).
Ampliar la funcionalidad del MVP ya implementado y poner todas las sedes en explotación productiva plena a partir del 1 de enero de 2024.

Qué hace único e innovador al proyecto

Consolidación de todos los procesos de negocio en 1C:ERP Holding Management.

La empresa tenía un alto nivel de automatización, ya que el sistema anterior se había perfeccionado y personalizado durante muchos años para atender sus necesidades. El nuevo sistema no contaba con soluciones listas para todas esas tareas. Hubo que pasar a 1C no solo al departamento de recursos humanos, sino también a los especialistas en nómina.

La estructura de costos de la empresa estaba configurada según la metodología del sistema extranjero. La migración exigió añadir nuevas dimensiones contables a la nómina y reescribir el intercambio de datos con 1C:ERP Holding Management (1C:ERP.UH)

Situación antes de la implementación

Lab Industries es una empresa líder en el mercado de adhesivos industriales, productos químicos para el hogar y cosméticos. En 2022 necesitaba con urgencia pasar a software ruso, porque el sistema global estaba alojado fuera de Rusia.

«Las filiales rusas de la compañía estaban conectadas específicamente al sistema global que funcionaba en la nube. La empresa matriz se vio obligada a desconectar la división rusa. Eso habría sido un desastre para todo el negocio ruso. Por eso la tarea tenía la máxima prioridad y era extremadamente urgente. La empresa matriz concedió 1 año para la migración, lo cual es muy poco para una operación productiva y un volumen de trabajo de este tamaño. No había tiempo para ensayo y error ni para segundos intentos. Tenía que ser una implementación llave en mano desde el primer momento. Y logramos cumplir el plazo y poner en explotación productiva plena 1C:ZUP CORP y 1C:KEDO (gestión documental electrónica de recursos humanos)», dice Vyacheslav Pustovoy, director de proyecto de CIFP

Objetivos del proyecto

Desarrollo del proyecto

1. A partir de la evaluación elaboramos un registro de procesos de negocio. Con esa información modelamos cómo deberían ser los procesos en el nuevo sistema e identificamos las brechas funcionales (análisis GAP).

2. Tras personalizar el sistema, se lo mostramos al cliente y le entregamos todos los desarrollos. Una vez aprobados, realizamos pruebas de integración completas de todos los sistemas, incluidas las personalizaciones, y nos aseguramos de que el sistema funcionara.

3. En esta etapa, los usuarios clave ya podían trabajar en el sistema. Capacitamos al personal. Bajo nuestra guía, los empleados aprendieron y probaron el nuevo software. Durante dos meses, la empresa mantuvo una contabilidad paralela en ambos sistemas como prueba adicional y red de seguridad. Después, una vez confirmado por completo que el nuevo sistema funcionaba, la empresa pasó totalmente a 1C y puso en marcha la explotación productiva plena.

4. Se pasó a 1C:ZUP CORP y 1C:KEDO, que acabaron siendo utilizados por toda la empresa, no solo por el departamento de recursos humanos

5. Se creó una nueva dimensión contable para la gestión financiera. Se reescribió la integración con 1C:ERP.UH

6. Se personalizaron los formularios impresos de informes. Se optimizaron las operaciones manuales

Cuellos de botella del proyecto

Las mayores dificultades surgieron con los cálculos paralelos, ya que los dos sistemas no podían conciliarse de inmediato. Los dos meses de contabilidad paralela fueron el período más estresante, porque los datos exportados de SAP y cargados en 1C contenían muchos errores. Tuvimos que volver a cargarlos y corregirlos. Pero la puesta en marcha en sí transcurrió sin problemas.

Como el intercambio entre 1C:ZUP CORP y 1C:ERP.UH era complejo y se había reescrito en gran medida, la primera exportación de asientos contables financieros a 1C:ERP.UH se retrasó. Pero los anticipos y los salarios se calcularon y se pagaron a tiempo.

Beneficios de la automatización

La empresa cumplió el ajustado plazo para pasar a software ruso.
Implementó la gestión documental electrónica de recursos humanos, que antes no tenía. La empresa cuenta con muchos empleados que trabajan a distancia o viajan con frecuencia, y la firma de los documentos en papel escaneados era un problema. El nuevo sistema lo resolvió. También disminuyó el trabajo manual (escaneo y reenvío de documentos), y el departamento de recursos humanos se volvió mucho más ágil y redujo el tiempo de atención a las solicitudes de los empleados. La rapidez de respuesta aumentó un 40 % y la carga de trabajo del departamento de recursos humanos en la interacción con los empleados bajó un 50 %. Ya no hace falta reenviar documentos, obtener aprobaciones ni enviar originales entre las plantas. Ahora los empleados pueden presentar un documento a través de la aplicación y este entra directamente en el sistema con firma digital.