الانتقال إلى 1C:ERP Holding Management في Lab Industries. جائزة «1C: مشروع العام» 2024

فازت Tsifrovizatsiya Proizvodstva (CIFP) في مسابقة 1C المتخصصة «1C: مشروع العام 2024» ضمن فئة «أفضل انتقال إلى 1C» بصفتها جهة منفّذة مشاركة في مشروع إحلال البرمجيات المستوردة (استبدال البرمجيات الأجنبية) لدى Lab Industries LLC (علامة Henkel التجارية).

هذا مشروع واسع النطاق يشمل 1,200 محطة عمل مؤتمتة و48,000 ساعة عمل للانتقال من نظام معلومات أجنبي إلى منتجات 1C. وتولّت CIFP نقل خدمات الموارد البشرية في الشركة.

اعتمد هذا المجال على الحلول الأساسية 1C:Payroll and HR Management 8 CORP (1C:ZUP) و1C:Employee Portal ضمن نظام 1C:ERP.

عدد محطات العمل في هذا المجال: 50

المدة: 10 أشهر

أهداف المشروع

1. التحول إلى البرمجيات الروسية من 1C (في نطاق عملنا: 1C:ZUP و1C:Employee Portal) للتخلص من مخاطر استخدام نظام معلومات أجنبي.
2. إجراء تقييم ما قبل المشروع لتحديد عمليات الأعمال الرئيسية.
3. تنفيذ الحد الأدنى من المنتج القابل للتطبيق (MVP) لنظام معلومات 1C اعتبارًا من 1 يناير 2023 (1C:ZUP و1C:Document Management، مقتصرًا على الوظائف الأساسية اللازمة لتسجيل العمليات التجارية في النظام وفق التشريعات الروسية).
4. توسيع وظائف MVP المنفَّذة سابقًا، ونقل جميع المواقع إلى التشغيل الفعلي الكامل اعتبارًا من 1 يناير 2024.

ما يميّز المشروع ويجعله مبتكرًا

دمج جميع عمليات الأعمال في 1C:ERP Holding Management.

كان مستوى الأتمتة في الشركة مرتفعًا، إذ جرى تحسين النظام السابق وتخصيصه على مدى سنوات طويلة ليلبي احتياجاتها. ولم تتوافر في النظام الجديد حلول جاهزة لجميع هذه المهام. ولم يكن المطلوب نقل قسم الموارد البشرية وحده إلى 1C، بل مختصي الرواتب أيضًا.

كان هيكل التكاليف في الشركة مضبوطًا وفق منهجية النظام الأجنبي. وتطلّب الانتقال إضافة أبعاد محاسبية جديدة إلى الرواتب وإعادة كتابة تبادل البيانات مع 1C:ERP Holding Management (1C:ERP.UH)

الوضع قبل التنفيذ

Lab Industries شركة رائدة في سوق المواد اللاصقة الصناعية والكيماويات المنزلية ومستحضرات التجميل. وفي عام 2022 احتاجت بصورة عاجلة إلى التحول إلى برمجيات روسية، لأن النظام العالمي كان مستضافًا خارج روسيا.

«كانت الفروع الروسية للشركة متصلة تحديدًا بالنظام العالمي الذي يعمل في السحابة. واضطرت الشركة الأم إلى فصل القسم الروسي، وكان ذلك سيشكّل كارثة على الأعمال الروسية بأكملها. لذلك كانت المهمة في صدارة الأولويات وعاجلة للغاية. ومنحت الشركة الأم مهلة عام واحد للانتقال، وهي مدة قصيرة جدًا لمنشأة إنتاجية بهذا الحجم من العمل. لم يكن هناك وقت للتجربة والخطأ ولمحاولات ثانية. كان لا بدّ أن يكون التنفيذ جاهزًا للتشغيل من المرة الأولى. ونجحنا في الالتزام بالموعد ووضع 1C:ZUP CORP و1C:KEDO (إدارة المستندات الإلكترونية لشؤون الموظفين) قيد التشغيل الفعلي الكامل»، يقول Vyacheslav Pustovoy، مدير المشروع في CIFP

مهام المشروع

سير المشروع

1. بناءً على التقييم، أعددنا سجلًا لعمليات الأعمال. وباستخدام هذه المعلومات نمذجنا الشكل الذي ينبغي أن تكون عليه العمليات في النظام الجديد، وحددنا الفجوات الوظيفية (تحليل الفجوات GAP).

2. بعد تخصيص النظام، عرضناه على العميل وسلّمنا جميع التطويرات. وبعد اعتمادها أجرينا اختبار تكامل كاملًا لجميع الأنظمة، بما فيها التطويرات المخصصة، وتأكدنا من عمل النظام.

3. في هذه المرحلة كان المستخدمون الرئيسيون قادرين بالفعل على العمل في النظام. ودرّبنا الموظفين. وتحت إشرافنا تعلّم الموظفون البرنامج الجديد واختبروه. وطوال شهرين أجرت الشركة محاسبة موازية في النظامين كاختبار إضافي وشبكة أمان. وبعد ذلك، وبعد التأكد الكامل من عمل النظام الجديد، انتقلت الشركة بالكامل إلى 1C وبدأت التشغيل الفعلي الكامل. 

4. الانتقال إلى 1C:ZUP CORP و1C:KEDO، اللذين أصبحت الشركة كلها تستخدمهما، وليس قسم الموارد البشرية وحده

5. إنشاء بُعد محاسبي جديد للإدارة المالية. وإعادة كتابة التكامل مع 1C:ERP.UH

6. تخصيص نماذج التقارير المطبوعة. وتحسين العمليات اليدوية

أبرز التحديات في المشروع

ظهرت أكبر الصعوبات في الحسابات الموازية، إذ تعذّر التوفيق بين النظامين على الفور. وكان الشهران من المحاسبة الموازية أكثر الفترات ضغطًا، لأن البيانات المصدّرة من SAP والمحمّلة في 1C احتوت على أخطاء كثيرة. وكان علينا إعادة تحميلها وتصحيحها. أما الإطلاق الفعلي نفسه فجرى بسلاسة.

ولأن التبادل بين 1C:ZUP CORP و1C:ERP.UH كان معقدًا وأُعيدت كتابته بدرجة كبيرة، تأخر أول تصدير للقيود المالية إلى 1C:ERP.UH. لكن السلف والرواتب احتُسبت ودُفعت في موعدها.

فوائد الأتمتة

التزمت الشركة بالمهلة الضيقة للتحول إلى البرمجيات الروسية.
ونفّذت إدارة المستندات الإلكترونية في شؤون الموظفين، ولم تكن لديها من قبل. فلدى الشركة موظفون كثيرون يعملون عن بُعد أو يسافرون، وكان توقيع نسخ ممسوحة ضوئيًا من المستندات الورقية مشكلة. وقد حلّ النظام الجديد هذه المشكلة. كما انخفض العمل اليدوي (مسح المستندات وإعادة توجيهها)، وأصبح قسم الموارد البشرية أكثر استجابة بكثير وقلّص الوقت اللازم للتعامل مع طلبات الموظفين. فقد ارتفعت سرعة الاستجابة بنسبة 40%، وانخفض عبء قسم الموارد البشرية في التعامل مع الموظفين بنسبة 50%. ولم تعد هناك حاجة إلى تمرير المستندات أو الحصول على الموافقات أو إرسال الأصول الورقية بين مواقع الإنتاج. ويستطيع الموظفون الآن تقديم مستند عبر التطبيق، فيصل مباشرة إلى النظام بتوقيع رقمي. 

... ونبذة إضافية عن أنظمة المعلومات من 1C