Migration auf 1C:ERP Holding Management bei Lab Industries. „1C: Projekt des Jahres 2024“

Tsifrovizatsiya Proizvodstva (CIFP) hat den Fachwettbewerb „1C: Projekt des Jahres 2024“ von 1C in der Kategorie „Bestes 1C-Migrationsprojekt“ gewonnen – als Mitauftragnehmer im Projekt zur Importsubstitution von Software (Ablösung ausländischer Software) bei Lab Industries LLC (Marke Henkel).

Es ist ein groß angelegtes Projekt mit 1.200 automatisierten Arbeitsplätzen und 48.000 Personenstunden Aufwand für die Migration von einem ausländischen Informationssystem auf 1C-Produkte. CIFP verantwortete die Migration des HR-Bereichs des Unternehmens.

Dieser Bereich basierte auf den Kernlösungen 1C:Payroll and HR Management 8 CORP (1C:ZUP) und 1C:Employee Portal innerhalb des 1C:ERP-Systems.

Anzahl automatisierter Arbeitsplätze in diesem Bereich: 50

Dauer: 10 Monate

Projektziele

1. Umstieg auf russische Software von 1C (in unserem Leistungsumfang 1C:ZUP und 1C:Employee Portal), um die Risiken beim Einsatz eines ausländischen Informationssystems auszuschließen.
2. Vorprojektanalyse durchführen, um die wichtigsten Geschäftsprozesse zu identifizieren.
3. Ab dem 1. Januar 2023 ein MVP des 1C-Informationssystems einführen (1C:ZUP und 1C:Document Management, beschränkt auf die Kernfunktionen, die erforderlich sind, um Geschäftsvorfälle nach russischem Recht im System zu erfassen).
4. Den Funktionsumfang des bereits eingeführten MVP erweitern und ab dem 1. Januar 2024 alle Standorte in den Produktivbetrieb überführen.

Was das Projekt einzigartig und innovativ macht

Konsolidierung aller Geschäftsprozesse in 1C:ERP Holding Management.

Das Unternehmen hatte einen hohen Automatisierungsgrad, da das bisherige System über viele Jahre hinweg an seine Bedürfnisse angepasst und weiterentwickelt worden war. Für all diese Aufgaben gab es im neuen System keine fertigen Lösungen. Nicht nur die Personalabteilung, sondern auch die Lohnbuchhalter mussten auf 1C umgestellt werden.

Die Kostenstruktur des Unternehmens war nach der Methodik des ausländischen Systems aufgebaut. Für die Migration mussten der Lohnabrechnung neue Analysedimensionen hinzugefügt und der Datenaustausch mit 1C:ERP Holding Management (1C:ERP.UH) neu geschrieben werden

Ausgangslage vor der Einführung

Lab Industries ist ein führendes Unternehmen auf dem Markt für Industrieklebstoffe, Haushaltschemie und Kosmetik. 2022 musste das Unternehmen dringend auf russische Software umsteigen, weil das globale System außerhalb Russlands betrieben wurde.

„Die russischen Niederlassungen des Unternehmens waren direkt an das globale, in der Cloud betriebene System angebunden. Die Muttergesellschaft sah sich gezwungen, die russische Sparte abzuschalten. Für das gesamte Russlandgeschäft wäre das eine Katastrophe gewesen. Deshalb hatte die Aufgabe höchste Priorität und war extrem dringlich. Die Muttergesellschaft räumte ein Jahr für die Migration ein – für einen Produktionsbetrieb dieser Größe und mit diesem Arbeitsvolumen sehr wenig. Für Versuch und Irrtum und zweite Anläufe blieb keine Zeit. Es musste von Anfang an eine schlüsselfertige Einführung sein. Und wir haben die Frist eingehalten und 1C:ZUP CORP sowie 1C:KEDO (elektronisches Dokumentenmanagement im Personalwesen) in den vollen Produktivbetrieb überführt“, sagt Vyacheslav Pustovoy, Projektleiter bei CIFP

Projektaufgaben

Projektverlauf

1. Auf Grundlage der Analyse haben wir ein Verzeichnis der Geschäftsprozesse erstellt. Damit haben wir modelliert, wie die Prozesse im neuen System aussehen sollen, und funktionale Lücken identifiziert (GAP-Analyse).

2. Nach der Anpassung des Systems haben wir es dem Kunden vorgeführt und alle Entwicklungen übergeben. Nach deren Abnahme haben wir einen vollständigen Integrationstest aller Systeme einschließlich der Anpassungen durchgeführt und die Funktionsfähigkeit des Systems sichergestellt.

3. In dieser Phase konnten die Key-User bereits im System arbeiten. Wir haben die Mitarbeiter geschult. Unter unserer Anleitung lernten und testeten die Mitarbeiter die neue Software. Zwei Monate lang lief die Abrechnung als zusätzlicher Test und als Sicherheitsnetz parallel in beiden Systemen. Nachdem die Funktionsfähigkeit des neuen Systems vollständig bestätigt war, stellte das Unternehmen komplett auf 1C um und ging mit dem Produktivstart (Go-live) in den vollen Produktivbetrieb. 

4. Umstieg auf 1C:ZUP CORP und 1C:KEDO, die nun vom gesamten Unternehmen und nicht nur von der Personalabteilung genutzt werden

5. Neue Analysedimension für das Finanzmanagement geschaffen. Integration mit 1C:ERP.UH neu geschrieben

6. Druckformulare für Berichte angepasst. Manuelle Arbeitsschritte optimiert

Engpässe im Projekt

Die größten Schwierigkeiten bereiteten die Parallelberechnungen, da sich die beiden Systeme nicht sofort abgleichen ließen. Die zwei Monate Parallelbetrieb waren die stressigste Phase, weil die aus SAP exportierten und in 1C geladenen Daten viele Fehler enthielten. Wir mussten sie neu laden und korrigieren. Der Produktivstart selbst verlief jedoch reibungslos.

Da der Austausch zwischen 1C:ZUP CORP und 1C:ERP.UH komplex war und stark umgeschrieben wurde, verzögerte sich der erste Export der Finanzbuchungen nach 1C:ERP.UH. Vorschüsse und Gehälter wurden jedoch termingerecht berechnet und ausgezahlt.

Nutzen der Automatisierung

Das Unternehmen hat die knappe Frist für den Umstieg auf russische Software eingehalten.
Es hat ein elektronisches Dokumentenmanagement im Personalwesen eingeführt, das es zuvor nicht hatte. Das Unternehmen beschäftigt viele Mitarbeiter, die remote arbeiten oder viel unterwegs sind, und das Unterschreiben von Papierscans war ein Problem. Das neue System hat es gelöst. Auch der manuelle Aufwand (Scannen und Weiterleiten von Dokumenten) sank, und die Personalabteilung reagiert nun deutlich schneller und benötigt weniger Zeit für die Bearbeitung von Mitarbeiteranfragen. Die Reaktionsgeschwindigkeit stieg um 40 %, und der Aufwand der Personalabteilung für die Interaktion mit den Mitarbeitern sank um 50 %. Dokumente müssen nicht mehr weitergeleitet, Freigaben eingeholt oder Originale zwischen Produktionsstandorten verschickt werden. Mitarbeiter können ein Dokument jetzt über die App einreichen, und es gelangt mit digitaler Signatur direkt ins System. 

... und noch ein wenig mehr über 1C-Informationssysteme