Migration vers 1C:ERP Holding Management chez Lab Industries. 1C:Projet de l’année 2024

Entreprise cliente

Lab Industries LLC (Henkel) https://lab-industries.ru/

Secteur

Biens de consommation,Pétrochimie et stockage souterrain de gaz,Production industrielle

À propos de l’entreprise

Secteur : production chimique, pétrochimique et pharmaceutique. Lab Industries, acteur de premier plan du marché des adhésifs industriels, des produits d’entretien ménagers et des cosmétiques, a décidé fin 2022 de passer aux logiciels russes de 1C afin d’éliminer les risques liés à l’utilisation d’un système d’information mondial.
Périmètre organisationnel du programme de substitution des importations de logiciels :
1 personne morale, Lab Industries LLC ;
11 établissements distincts (usines)

Solution de base

1C:Employee Self-Service,1C:ERP Holding Management,1C:Payroll and HR Management

Périmètre de l’automatisation

Gestion documentaire (ECM)
Paie, gestion des ressources humaines et dossiers du personnel (HRM)
Gestion électronique des documents RH

Résultats

Création d’un référentiel de centres de coûts dans 1C:ZUP pour répartir les coûts des salariés à partir du référentiel ajouté
Mise en place d’une synchronisation continue du référentiel « Structure de l’entreprise » de 1C:ERP.UH vers 1C:ZUP, le référentiel « Structure de l’entreprise » servant de source et le nouveau référentiel « Centres de coûts 1C:ERP.UH » de cible
Création, dans le document « Comptabilisation de la paie en comptabilité réglementaire » de 1C:ZUP, d’un mécanisme de répartition des coûts fondé sur les centres de coûts plutôt que sur la structure de l’entreprise
Création d’un mécanisme de rattachement d’un centre de coûts au référentiel des modes de comptabilisation de la paie en comptabilité réglementaire
Ajout d’un mécanisme imposant de renseigner et de vérifier les modes de comptabilisation pour chaque salarié lors de l’embauche et des mutations internes dans 1C:ZUP
Développement, dans les documents « Élément de paie ponctuel » et « Prime », d’un mécanisme qui calcule le coefficient régional de salaire, l’indemnité pour les régions du Nord et les retenues au titre des titres exécutoires sur une prime attribuée à un salarié ayant quitté l’entreprise. Ces montants doivent être calculés et retenus dans le document « Paie et cotisations ».

Tsifrovizatsiya Proizvodstva (CIFP) a remporté le concours spécialisé de 1C « 1C:Projet de l’année 2024 » dans la catégorie « Meilleur projet de migration vers 1C », en tant que partenaire intégrateur associé du projet de substitution des importations de logiciels (remplacement de logiciels étrangers) chez Lab Industries LLC (marque Henkel).

Il s’agit d’un projet de grande envergure, couvrant 1 200 postes de travail automatisés et 48 000 heures de travail, pour migrer d’un système d’information étranger vers les produits 1C. CIFP était chargé de la migration des services RH de l’entreprise.

Ce périmètre reposait sur les solutions de base 1C:Payroll and HR Management 8 CORP (1C:ZUP) et 1C:Employee Portal au sein du système 1C:ERP.

Nombre de postes de travail dans ce périmètre : 50

Durée : 10 mois

Objectifs du projet

Passer aux logiciels russes de 1C (dans notre périmètre, 1C:ZUP et 1C:Employee Portal) afin d’éliminer les risques liés à l’utilisation d’un système d’information étranger.
Réaliser une étude préalable pour identifier les principaux processus métier.
Mettre en œuvre, à compter du 1er janvier 2023, un MVP du système d’information 1C (1C:ZUP et 1C:Document Management, limité aux fonctionnalités de base nécessaires pour enregistrer les opérations dans le système conformément à la législation russe).
Étendre les fonctionnalités du MVP déjà déployé et faire passer tous les sites en exploitation en production à compter du 1er janvier 2024.

Ce qui rend le projet unique et innovant

Consolidation de tous les processus métier dans 1C:ERP Holding Management.

L’entreprise avait un niveau d’automatisation élevé, car le système précédent avait été perfectionné et adapté pendant de nombreuses années à ses besoins. Le nouveau système ne disposait pas de solutions prêtes à l’emploi pour toutes ces tâches. Il a fallu faire passer à 1C non seulement le service RH, mais aussi les spécialistes de la paie.

La structure de coûts de l’entreprise était configurée selon la méthodologie du système étranger. La migration a nécessité d’ajouter de nouveaux axes d’analyse comptable à la paie et de réécrire l’échange de données avec 1C:ERP Holding Management (1C:ERP.UH)

Situation avant la mise en œuvre

Lab Industries est une entreprise de premier plan sur le marché des adhésifs industriels, des produits d’entretien ménagers et des cosmétiques. En 2022, elle devait passer d’urgence à un logiciel russe, car le système mondial était hébergé hors de Russie.

« Les filiales russes de l’entreprise étaient connectées spécifiquement au système mondial fonctionnant dans le cloud. La maison mère a été contrainte de déconnecter la division russe. Cela aurait été un désastre pour toute l’activité en Russie. La tâche était donc de priorité maximale et extrêmement urgente. La maison mère a accordé 1 an pour la migration, ce qui est très peu pour une activité de production et un volume de travail de cette taille. Il n’y avait pas de temps pour les essais, les erreurs et les secondes tentatives. Il fallait réussir d’emblée une mise en œuvre clé en main. Et nous avons réussi à tenir les délais et à mettre 1C:ZUP CORP et 1C:KEDO (gestion électronique des documents RH) en exploitation en production », explique Vyacheslav Pustovoy, chef de projet CIFP

Objectifs du projet

Déroulement du projet

1. À l’issue de l’étude préalable, nous avons dressé un registre des processus métier. À partir de ces informations, nous avons modélisé ce que devaient être les processus dans le nouveau système et identifié les écarts fonctionnels (analyse des écarts, GAP analysis).

2. Après l’adaptation du système, nous l’avons présenté au client et lui avons remis tous les développements. Une fois ceux-ci approuvés, nous avons réalisé des tests d’intégration complets de tous les systèmes, y compris des développements spécifiques, et nous nous sommes assurés que le système fonctionnait.

3. À ce stade, les utilisateurs clés pouvaient déjà travailler dans le système. Nous avons formé le personnel. Sous notre direction, les employés ont appris à utiliser le nouveau logiciel et l’ont testé. Pendant deux mois, l’entreprise a tenu une comptabilité parallèle dans les deux systèmes, à la fois comme test supplémentaire et comme filet de sécurité. Ensuite, après avoir pleinement confirmé que le nouveau système fonctionnait, l’entreprise a basculé complètement sur 1C et est passée en exploitation en production.

4. Passage à 1C:ZUP CORP et 1C:KEDO, désormais utilisés par toute l’entreprise, et pas seulement par le service RH

5. Création d’un nouvel axe d’analyse comptable pour la gestion financière. Réécriture de l’intégration avec 1C:ERP.UH

6. Adaptation des formulaires imprimés des états. Optimisation des opérations manuelles

Points de blocage du projet

Les plus grandes difficultés sont apparues avec les calculs en parallèle, car les deux systèmes ne pouvaient pas être rapprochés tout de suite. Les deux mois de comptabilité parallèle ont été la période la plus éprouvante, car les données exportées de SAP et chargées dans 1C contenaient de nombreuses erreurs. Il a fallu les recharger et les corriger. Mais la mise en production elle-même s’est déroulée sans accroc.

Comme l’échange entre 1C:ZUP CORP et 1C:ERP.UH était complexe et fortement réécrit, le premier export des écritures comptables vers 1C:ERP.UH a pris du retard. Mais les avances et les salaires ont été calculés et versés dans les délais.

Avantages de l’automatisation

L’entreprise a tenu le délai serré fixé pour le passage à un logiciel russe.
Elle a mis en place la gestion électronique des documents RH, qu’elle n’avait pas auparavant. L’entreprise compte de nombreux salariés à distance et en déplacement, et la signature de scans papier de documents posait problème. Le nouveau système a résolu ce problème. Le travail manuel (numérisation et transmission de documents) a également diminué, et le service RH est devenu beaucoup plus réactif, avec un temps de traitement des demandes des salariés raccourci. La rapidité de réponse a augmenté de 40 %, et la charge de travail du service RH liée aux échanges avec les salariés a diminué de 50 %. Il n’est plus nécessaire de transmettre des documents, d’obtenir des validations ni d’envoyer des originaux entre les sites de production. Les salariés peuvent désormais soumettre un document via l’application, et il entre directement dans le système avec une signature électronique.