Lab Industries’de 1C:ERP Holding Management’a geçiş. “1C: Yılın Projesi 2024”

Tsifrovizatsiya Proizvodstva (CIFP), Lab Industries LLC'deki (Henkel markası) yazılım ithal ikamesi projesinde (yabancı yazılımın değiştirilmesi) ortak uygulayıcı firma olarak, 1C'nin düzenlediği “1C: Yılın Projesi 2024” yarışmasında “En iyi 1C'ye geçiş projesi” kategorisini kazandı.

Bu, yabancı bir bilgi sisteminden 1C ürünlerine geçiş için 1.200 otomatikleştirilmiş iş istasyonunu ve 48.000 adam-saatlik emeği kapsayan büyük ölçekli bir projedir. CIFP, şirketin İK hizmetlerinin geçişinden sorumluydu.

Bu alan, 1C:ERP sistemi içindeki 1C:Payroll and HR Management 8 CORP (1C:ZUP) ve 1C:Employee Portal temel çözümlerine dayanıyordu.

Bu alandaki iş istasyonu sayısı: 50

Süre: 10 ay

Projenin hedefleri

1. Yabancı bilgi sistemi kullanmanın risklerini ortadan kaldırmak için 1C'nin Rus yazılımına geçmek (bizim kapsamımızda 1C:ZUP ve 1C:Employee Portal).
2. Temel iş süreçlerini belirlemek için proje öncesi değerlendirme yapmak.
3. 1 Ocak 2023'ten itibaren 1C bilgi sisteminin MVP'sini devreye almak (1C:ZUP ve 1C:Document Management; Rus mevzuatına uygun biçimde iş işlemlerini sistemde kaydetmek için gereken temel işlevlerle sınırlı).
4. Daha önce devreye alınan MVP işlevselliğini genişletmek ve tüm lokasyonları 1 Ocak 2024'ten itibaren canlı kullanıma geçirmek.

Projeyi benzersiz ve yenilikçi kılan nedir

Tüm iş süreçlerinin 1C:ERP Holding Management sisteminde birleştirilmesi.

Önceki sistem yıllar boyunca ihtiyaçlara göre geliştirilip özelleştirildiği için şirketin otomasyon düzeyi yüksekti. Yeni sistemde bu görevlerin tümü için hazır çözümler yoktu. Yalnızca İK departmanının değil, bordro uzmanlarının da 1C'ye geçirilmesi gerekiyordu.

Şirketin maliyet yapısı yabancı sistemin metodolojisine göre kurulmuştu. Geçiş, bordroya yeni muhasebe boyutları eklenmesini ve 1C:ERP Holding Management (1C:ERP.UH) ile veri alışverişinin yeniden yazılmasını gerektirdi

Uygulama öncesi durum

Lab Industries, endüstriyel yapıştırıcılar, ev kimyasalları ve kozmetik pazarında lider bir şirkettir. 2022'de küresel sistem Rusya dışında barındırıldığı için acilen Rus yazılımına geçmesi gerekiyordu.

“Şirketin Rusya'daki şubeleri özellikle bulutta çalışan küresel sisteme bağlıydı. Ana şirket, Rusya birimini sistemden çıkarmak zorunda kaldı. Bu, tüm Rusya işi için bir felaket olurdu. Bu yüzden görev en yüksek önceliğe sahipti ve son derece acildi. Ana şirket geçiş için 1 yıl tanıdı; bu, bu ölçekte bir üretim operasyonu ve iş yükü için çok kısa bir süre. Deneme yanılmaya, ikinci şansa zaman yoktu. İlk seferde anahtar teslim bir uygulama olması gerekiyordu. Süreye yetişmeyi, 1C:ZUP CORP ve 1C:KEDO'yu (İK elektronik belge yönetimi) tam canlı kullanıma almayı başardık,” diyor CIFP proje yöneticisi Vyacheslav Pustovoy

Projenin amaçları

Projenin ilerleyişi

1. Değerlendirmeye dayanarak bir iş süreçleri listesi oluşturduk. Bu bilgiyi kullanarak süreçlerin yeni sistemde nasıl görünmesi gerektiğini modelledik ve işlevsel boşlukları belirledik (GAP analizi).

2. Sistemi özelleştirdikten sonra müşteriye sunduk ve tüm geliştirmeleri teslim ettik. Onaylandıktan sonra, özel geliştirmeler dahil tüm sistemlerin tam entegrasyon testini yaptık ve sistemin çalıştığından emin olduk.

3. Bu aşamada anahtar kullanıcılar sistemde zaten çalışabiliyordu. Personeli eğittik. Çalışanlar yeni yazılımı bizim rehberliğimizde öğrendi ve test etti. Şirket, ek test ve güvence olarak iki ay boyunca her iki sistemde paralel muhasebe tuttu. Yeni sistemin çalıştığı tamamen doğrulandıktan sonra tümüyle 1C'ye geçti ve tam canlı kullanıma başladı. 

4. Yalnızca İK departmanı değil, tüm şirket tarafından kullanılmaya başlanan 1C:ZUP CORP ve 1C:KEDO'ya geçildi

5. Mali yönetim için yeni bir muhasebe boyutu oluşturuldu. 1C:ERP.UH ile entegrasyon yeniden yazıldı

6. Basılı rapor formları özelleştirildi. Elle yapılan işlemler optimize edildi

Projenin darboğazları

En büyük zorluklar, iki sistem hemen mutabık hale getirilemediği için paralel hesaplamalarda yaşandı. İki aylık paralel muhasebe en stresli dönemdi, çünkü SAP'den dışa aktarılıp 1C'ye yüklenen veriler çok sayıda hata içeriyordu. Verileri yeniden yüklemek ve düzeltmek zorunda kaldık. Ancak canlıya geçişin kendisi sorunsuz geçti.

1C:ZUP CORP ile 1C:ERP.UH arasındaki veri alışverişi karmaşık olduğu ve büyük ölçüde yeniden yazıldığı için finansal kayıtların 1C:ERP.UH'ye ilk aktarımı gecikti. Ancak avanslar ve maaşlar zamanında hesaplandı ve ödendi.

Otomasyonun faydaları

Şirket, Rus yazılımına geçiş için belirlenen sıkı süreye uydu.
Daha önce olmayan İK elektronik belge yönetimini devreye aldı. Şirketin çok sayıda uzaktan çalışan ve seyahat halindeki personeli var; belgelerin kâğıt taramalarının imzalanması sorundu. Yeni sistem bunu çözdü. Elle yapılan işler (belgelerin taranması ve iletilmesi) de azaldı, İK departmanı çok daha hızlı yanıt vermeye başladı ve çalışan taleplerini ele alma süresini kısalttı. Yanıt hızı %40 arttı, İK departmanının çalışanlarla etkileşim iş yükü ise %50 azaldı. Artık belgelerin iletilmesine, onay alınmasına veya üretim sahaları arasında asıl nüshaların gönderilmesine gerek yok. Çalışanlar artık bir belgeyi uygulama üzerinden gönderebiliyor ve belge dijital imzayla doğrudan sisteme düşüyor. 

... ve 1C bilgi sistemleri hakkında biraz daha