Para onde vai o tempo da máquina enquanto o preparador de máquinas procura o ferramental certo

Aqui vai um teste simples para qualquer diretor de produção: quantas vezes por turno um preparador de máquinas ou operador sai da área de trabalho para ir a um almoxarifado distante buscar ferramental, dispositivos de fixação ou instrumentos de medição – e por quanto tempo a máquina fica parada nesse intervalo? Se não há uma resposta precisa, o problema provavelmente não é a disciplina dos funcionários, mas o fato de o controle de ferramentas e ferramental da empresa não estar ligado de forma alguma ao planejamento da produção. À primeira vista, o problema parece pequeno e “não é assunto de ERP”: o almoxarifado, o ferramental, as ferramentas, alguém que não devolveu algo. Na prática, ele afeta diretamente os prazos dos pedidos e o custo de produção: o tempo gasto procurando e esperando o ferramental não é registrado em lugar nenhum, e as discussões sobre “quem pegou e não devolveu” consomem o tempo dos encarregados e muitas vezes terminam na compra não planejada de uma ferramenta cara em duplicidade.

Por que não se trata apenas de manter o almoxarifado em ordem

O controle de ferramentas e ferramental raramente é visto como parte da gestão da produção – em geral, fica a cargo do setor de ferramentas, que opera separado do sistema de planejamento. O resultado é uma lacuna: a ordem de produção sabe exatamente o que precisa ser feito e até quando, mas não sabe se a área de trabalho tem, neste momento, o ferramental de que precisa. Essa lacuna gera três fontes concretas de perda.

• Paradas de equipamento – o tempo que o preparador de máquinas gasta para encontrar e reunir o ferramental não é registrado em lugar nenhum e fica fora da análise das causas dos atrasos.
• Perdas e disputas sobre responsabilidade – sem atribuir as ferramentas a um funcionário ou a uma operação específica, não há como descobrir rapidamente quem pegou o quê e quando, o que leva a conflitos e a compras desnecessárias.
• Ausência de normas de consumo – sem limites e controle de estoque, a empresa compra ferramentas em excesso “por precaução” ou fica sem elas com frequência, justamente no pior momento.

O que fazer: vincular o controle de ferramentas à ordem de produção

A solução não é arrumar o almoxarifado de ferramental isoladamente do restante do sistema, mas incorporá-lo ao mesmo ambiente em que o planejamento da produção já funciona – ou seja, o 1C:ERP. A lógica é simples: se o sistema já sabe qual operação está programada e quando, ele também pode saber qual ferramental essa operação exige e onde ele está. Na prática, isso significa várias coisas concretas.

• Um kit de ferramentas é atribuído a uma operação de produção específica – o funcionário recebe o conjunto completo de uma vez, em vez de montá-lo de memória no almoxarifado.
• Cada retirada e devolução é registrada em nome do funcionário e da operação – o “quem pegou e não devolveu” deixa de ser motivo de disputa, porque a resposta está sempre no sistema.
• São definidas normas de consumo e níveis mínimos de estoque para as ferramentas – o próprio sistema sinaliza quando o saldo cai abaixo do mínimo ou quando um funcionário ultrapassa o seu limite, sem esperar o fechamento do mês.
• O histórico de movimentação de cada item – de quem, para quem e quando – é formado automaticamente e fica disponível em um relatório comum, em vez de um controle manual no Excel ou de um caderno em papel.

Por que isso importa para o diretor, e não só para o almoxarife

Para o diretor de produção, o valor aqui não está em ter um almoxarifado de ferramental organizado em si, mas no fato de que o tempo gasto procurando ferramentas deixa de ser uma parte invisível do ciclo de produção. Quando as retiradas e devoluções passam a estar vinculadas à operação e à ordem, esses dados entram na mesma análise do restante do planejamento da produção: dá para ver onde o tempo realmente se perde, e não apenas onde ele “parece se perder”. A questão física, à parte, de qual equipamento de armazenamento usar – prateleiras comuns, armários com controle de acesso ou outra solução – é secundária e se decide com base na variedade de itens e no orçamento. O mais importante é que esse ferramental seja controlado no mesmo sistema das ordens de produção, e não em um aplicativo de almoxarifado isolado, sem ligação com o restante da gestão da empresa.

Por onde começar

Se hoje o controle de ferramental e ferramentas depende de um caderno em papel, da memória do almoxarife ou de um programa separado, sem ligação com o planejamento da produção, trata-se do mesmo tipo de lacuna que abordamos em nossos artigos sobre planejamento da produção e sobre a migração para o 1C:ERP: o sistema parece funcionar, mas cada uma dessas áreas consome aos poucos tempo e dinheiro que nunca aparecem nos relatórios. Podemos analisar como funciona o controle de ferramental e ferramentas na sua empresa e mostrar como ficaria em um único ambiente 1C:ERP – sem caderno em papel nem conciliações manuais. Solicite acesso de demonstração ou uma auditoria em nosso site.