По балансу прибыль есть, а денег нет. Почему?
08.05.2024
... И при чем тут планирование и учет
Зачем нужна автоматизация, если она не приносит прибыль? – такой вопрос часто можно услышать от руководителей предприятий.
Руслан Маринов, бизнес-аналитик компании-интегратора «Цифровизация Производства», ответил подробно и с примерами.
С чего начинается бизнес
У нас в стране предприниматель-производственник в начале пути обычно старается все делать сам из-за отсутствия финансирования на большие производственные, финансовые, коммерческие отделы. Берет бухгалтера, который как-то сводит баланс и сдает отчетность, сам общается с клиентами, оформляет конструкторскую документацию, если она нужна.
Но стартапы упускают одну вещь: сегодня ваш бизнес приносит, к примеру, 10 млн, а за 2-3 года он может резко вырасти до 200-300 млн. И, если изначально на предприятии не выстроить правильный фундамент, хотя бы базовую систему учета, это сильно скажется на прибыльности.
Если предприниматель привык, что можно взять со склада детали и нигде в учёте не отметить это, потому что он «сам всем этим заведует», он «все помнит в голове», «сейчас некогда» и еще миллион причин, то сотрудники будут поступать точно так же. В будущем невозможно будет усилием одного сотрудника взять и все изменить. Всегда легче и дешевле делать с нуля, чем переделывать и исправлять бардак. Приучили себя вести хотя бы минимальный учет, пусть даже в табличке, значит, когда производство подрастет и придет сотрудник на склад, он будет продолжать установленный порядок. Производственные компании с правильной идеей растут очень быстро.
Поэтому первый основной совет для предпринимателей в начале пути – задуматься как будете считать: материалы, деньги, сотрудников и пр. Это все нужно систематизировать сразу, вводить регламенты и правила, пусть даже самые простые.
На бумажке миллионеры, а в жизни?
Обычно предприниматели смотрят прибыль в балансе. Но не учитывают деньги, вложенные в те мертвые остатки, которые заморожены на складах в результате неправильного планирования. В балансе, например, отображается актив - складские запасы выросли на 100 млн.р, а в действительности вы потеряли 100 млн. Почему?
Выполняя большой контракт закладывается дельта. Чем хуже учет в компании, тем дельта закупки материалов под контракт становится больше. Когда в компании ведется планирование, они знают сколько точно нужно материала, какой процент брака готовой продукции. Если они знают свою вилку запаса, например, 5%, то можно увеличить складские запасы на 3%. Ведь эти запасы могут им и не понадобиться.
Если компания не ведет планирование, не имеет сложных систем для этого, она не способна спланировать правильно. Пример: Компания заключила контракт на 10млн р. Закупка материалов условно должна быть на 5 млн., 1 млн – налоги, 2 млн – прочие затраты. Получается прибыль 2 млн. На бумаге красиво. В жизни нам придется купить запасы, тк мы точно не знаем сколько материалов потребуется на производстве. Обычно предприниматели, которые не ведут учет и планирование, делают вилку запаса 30%. В итоге закупили не на 5, а на 6,5млн.
Получается по марже мы заработали 2 млн, но 1,5млн из них похоронены на складе.
Далее все, что хранится на складе дорожает на 1000р/кв.м. при аренде в Москве. Паллета объемом 1м.куб. за 3 года дорожает на 36 000р, а он может изначально стоил 10 000.
Такими действиями съедается вся маржа у компаний, которые привыкли работать на бумажке, не хотят планировать производство, продажи, закупки и все остальные бизнес-процессы.
Наступает момент, когда предприятие росло-росло, но вот склад переполнился неликвидом. Необходимо что-то решать, тк складские запасы год от года дорожают для нас, но рука не поднимается их выкинуть.
В результате на компанию с балансом 100 млн р. приходит аудит, который проверяет оборачиваемость запасов на складах и говорит, что 80 млн из 100 не «ворочаются», подтвердить их нельзя, их нужно вычеркивать. Приходится собирать комиссию и все это списывать в неликвид. И получается, что той «бумажной» прибыли фактически нет. Нет денег на развитие, на оборудование, не можете повышать зарплату сотрудникам. Квалифицированные кадры уходят.
А вся проблема – отсутствие грамотного и современного учета и планирования. Нужно понимать, что на каждый заработанный рубль необходимо потратить определенный процент для наведения порядка.
Я всегда рекомендую: начинайте тратить деньги на правильные учетные системы сразу, это дешевле. Потом навести порядок в бардаке будет долго и дорого. В свою очередь наведение порядка приводит к увольнениям. Заставить сотрудника работать по-новому гораздо сложней, чем нанять другого сразу на новые правила работы.
Никто не любит перемены
Никто не любит перемены. Так и компании приходят к необходимости автоматизации, только когда требуется увеличение прибыли. И даже в этом случае далеко не все понимаю эту необходимость. Очень часто мы слышим от недальновидных руководителей: «Зачем мне столько денег вкладывать в автоматизацию, если она не приносит прибыль». Да, денег за нее не получишь, но как говорится: сэкономил, считай заработал.
Чтобы вести качественный учет, нужны квалифицированные кадры. Сотрудники, 30 лет работавшие на бумажках не будут вникать в новые технологии. Получается, чтобы нанять квалифицированных людей, нужно платить конкурентную зарплату.
Когда компания приходит к необходимости автоматизации?
Когда провалят большой контракт. Только компания с хорошо поставленными бизнес-процессами может выполнить его быстро. Пример: компания взяла контракт на 1 млрд р. в срок 3 месяца. Как посчитать, сколько нам надо материалов? Если нет автоматизации, руками. С помощью ERP системы, например, где правильно все настроено, подтянуты спецификации, есть весь контур оперативного учета, это можно сделать за день. Завтра вы начнете договариваться с поставщиками, а послезавтра они подтвердят сроки поставки. Через неделю первые контейнеры поедут к вам, а через 3 – начнете производить товар.
Теперь откинем автоматизацию. У вас все на «бумажках», сидит сотрудник в ПТО и заносит все в таблички. Он месяц только считать контракт будет.
Потребность автоматизации появляется там, где есть большие деньги и короткие сроки.
Большая ошибка производства думать, что благодаря автоматизации они будут работать меньше. Нет! А вот будут ли они работать лучше – это вопрос скорей к интегратору. Насколько они правильно смоделируют бизнес-процессы, насколько качественно внедрят программный продукт.
Что значит работать лучше? Вы будете зарабатывать больше денег, понизится количество претензионной работы, сократятся сроки производства.
Необходимость в автоматизации быстро осознается в момент, когда компания проваливает контракт на миллиард, потому что не успевает по срокам начинает капать пеня. А еще могут быть политические контракты, когда такие же дали еще 2-3 вашим конкурентам. Они выполнили, а вы нет. Тут уже возникают претензии и в следующий раз вам такие контракты не дадут.
Другой вариант осознания необходимости современной автоматизации. Руководитель компании с оборотом в миллиард рублей и складами на 5 000 кв.м. посетил коллег, посмотрел их завод. Увидел, что при таком же производстве у них оборот 2 млрд, но со складами 1000кв.м. Как они этого достигли? А дело все в грамотном учете и планировании, которое возможно лишь с помощью автоматизированного до мелочей, до минуты производства.
Таким образом зависимость уровня автоматизации предприятия прямо пропорционально росту прибыли.
Если у вас нет времени изучать материал, проконсультируйтесь у специалиста через бота
Подписывайтесь на наши соцсети: